Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob Hop 30 januari 2015 Reactie aanvullingen roy 4-12-14 in tekst. Jacob: mondeling 3-12-14

Onderwerpen Voorwerk Vaststellen prioriteiten Pilot voorstel Pilot Uitvoeren Opbrengsten delen Vervolgtraject ICT-beleid, ict plan: Informatiemanagement: veel in place, onbekend/geen expliciet mandaat, noodzaak doorontwikkelen Ict: meerwaarde, kostbaar, kwetsbaar Veranderingen in de business: realtime, gedigitaliseerde processen/ketens Veranderingen in de omgeving: externe ketens Informatie: GIGO => registratie+verantwoordelijkheid

Voorwerk DSP Basissselectiedocument Processen mappen Systemen in kaart brengen Prioriteren van onderwerpen Plan van aanpak

Architectuur Documentmanagement Student-gegevensbeheer Aventus Processen Student-gegevensbeheer Opleiden Aanmelden Inschrijven Beheren studentgegevens uitschrijven Opleiden Toetsen / Examineren Diplomeren Functionaliteit Kernregistratie deelnemers Leeromgeving Leerlingvolgsysteem Traject-planner EduArte KRD EduArte KRD Learning4U Examinering: examenproducten -> wettelijke eisen -> vindbaar Documentmanagement Corr. DUO Bewijs uitschrijving Diploma Vrijstelling Samenwerken: Chinese interfaces tussen afdeling OI -> STA Procesbewaking: -> proces niet gevolgd (wel uitschrijving bv) Examinering: examendossier -> wettelijke eisen -> procesbewaking Cijferlijst Digitaal doorstroom-dossier Inschrijvings-bescheiden/aanmelding Kernregistratie deelnemers Besluit schorsing Rapportage Leerlingvolgsysteem Portfolio Certificaat Corr. Overdracht examinatie Corsa Examen-reglement Besluit verwijdering Legitimatie Toets en resultaten-overzicht Examinering: -> verschillende typen doc samen bewaren in dossier: harcopy/video/ Word/product Wettelijke eisen BPV -> STA Instellings-document examen-commissie Onderwijs-overeenkomst BPVO Instellings-document commissie van beroep Procesbewaking: Assessment is een zooitje Fileshare Procesbewaking -> dubbel werk -> geen logische opvolging Corsa Proces verbaal Papier Procesbewaking: ontbrekende resultaten Benoeming examen-commisssie Corr. B&W in/uitschrijving Benoeming commissie van beroep Verklaring derdengelden Corr. B&W leerovereenkomst Beroepschrift Examenprotocol Kwaliteitsregistraties van Q-onderzoeken weer opslaan? Workflow te rigide voor samenwerken Beschikbaarheid: toegankelijkheid documenten tbv Q-onderzoeken Nu decentraal/sectoren Vindplaats Examenplannen Opleidingsgidsen Etc. Veiligheid examens/toetsen (ontwikkeling) Archief

Uitkomsten voorfase Alles digitaal Ordeningsafspraken voor heel Aventus gelijk (elke sector) -> Liefst geautomatiseerd op basis van type Niet meer dan 3 metadateringsvelden handmatig vullen Alles waar wettelijke eisen aan gesteld worden, komen in sterk gestructureerd DMS -> kan in primair systeem als dat voldoet 5. Documenten waaraan samengewerkt wordt, komen in Trefpunt

Plan vaan aanpak Examendocumenten Managementdocumenten

Pilot opstellen Klein Pilot Alle betrokenen die samen uitvoeren Verschillende opleidingen Betrokkenheid E&E Werkwijze en opbrengsten Pilot plannen

Proces examineren Construeren en vaststellen Kaders stellen Examineren Diplomeren Leren Uit ‘Verantwoordelijkheden en bevoegdheden’ Jaarkalender procesbeschrijvingen (Excel) Agenda sectorale examencommissie Notulen sectorale examencommissie Agenda subexamencommissie

Subproces ‘Examineren’ Advies inhuur of zelf uitvoeren examinering Besluit inhuur of zelf uitvoeren examinering Opdracht tot inhuur of opdracht tot selectie medewerkers Ingevulde evaluatieformulieren examenkwaliteit EES enquete Jaarplanning examenfaciliteiten Examenrooster Afgenomen examenonderdeel Ingevuld proces verbaal Formulier toezegging extra toets faciliteiten Beoordeeld examenonderdeel Vastgestelde beoordeling Geregistreerd examenresultaat Invoeropdracht Examendossier Examenplan Examenopdrachten Ingevulde beoordelingsformulieren Gemaakt werk Overzichtsrapportage Formulier inzage examen

Proces en documenten Proces Document Verantwoordelijk Kaders stellen Checklist examenplan Examenplan Secretaris examinering Lid subexamencommissie Construeren en vaststellen Notulen sectorale examencommissie Notulen subexamencommissie Examenproducten digitaal Vaststellingsformulier examenproducten Examineren Proces verbaal Invoeropdracht Beoordelingsformulier Gemaakt werk inclusief beoordeling Mederwerker studentenservice Voorzitter subexamencommissie Diplomeren Vaststellingsformulier t.b.v. diplomering Formulier vrijstelling Kopie diploma + resultatenoverzicht Medewerker studentenservice  

Verantwoordelijk voor opslag Document Documenttype: Ingevulde checklist Eigenaar: Subexamencommissie Bestandstype: .doc Wettelijke eisen: - Proces: Kaders stellen Afhankelijkheden document: Subproces: Opstellen examenplan Format: zie handboek DM per fase Verantwoordelijk voor opslag Toegankelijk voor Concept: SharePoint Subexamencommissie subexamencommissie Definitief: SharePoint Sectorale examencommissie Vastgesteld: SharePoint (read-only) Kwaliteitsmedewerker, examencommissie Metadatavelden Taxonomie Examenplan, CREBO, cohort, leerweg

Opleidingen Onderwijsassistent Monteur werktuigkundige installaties Verkoper reizen

Teams Het pilotteam bestaat per opleiding uit: Secretaris examinering Voorzitter subexamencommissie (teammanager) Lid van de subexamencommissie Medewerker studentenservice Begeleiding

Aanpak Twee dagdelen Bestaande dossiers Aanwezige documenten Geen vervanging

Uitvoering en planning Mondeling commitment Agendadruk Communicatie tussen Team en STS

Uitvoering Aanlevering van documenten Scannen Metadateren Werkbaarheid

Uitvoering Werken met sjablonen Metadatering Inrichting Autorisatie Werkbaarheid

Bevindingen Bevindingen Processen rond Sharepoint Processen rond Corsa Sjablonen Metadatering Inrichting Autorisatie Werkbaarheid Processen rond Corsa Aanlevering van documenten Scannen Metadateren

Bevindingen Sharepoint Geen complexe autorisaties, maar verschillende bibliotheken Per team, twee bibliotheken Concept en definitieve versies, schrijfrechten voor alle auteurs Vastgestelde versies, schrijfrechten voor zeer beperkt aantal gebruikers, leesrechten voor iedereen

Examendossier en samenwerking teams - STS Verantwoordelijkheid team Verantwoordelijkheid STS Gemaakt werk Examen dossier Examen resultaten Bewaren tot vaststelling diploma Bewaren tot 1,5 jaar na diplomering Bewaren tot 30 jaar na diplomering Examenresultaten (beoordelingsformulieren) Digitaliseren

Aanbevelingen Examendocumenten in Sharepoint Gemaakt werk bij de teams Beoordelingsformulieren loskoppelen van gemaakt werk Beoordelingsformulieren digitaaal Resultaten invoieren door docenten

Hoe nu verder? ………