Raamcontracten Virtuele Centrumsteden VVOS Boortmeerbeek, 3februari 2015

Voordelen Raamcontracten Schaalvoordeel – Meerdere aanbieders dan gewoonlijk – Potentiele afzetmarkt w gebruikt tijdens onderhandelingen – Goedkopere prijzen Tijdswinst door zelf geen dossiers te moeten aanmaken* Gedragen door de Virtuele Centrumsteden Vertrouwelijkheid voor aanbieders Standaardisatie, kennis delen Makkelijk raadpleegbaar via het platform 4

Rol van VERA Kwalitatieve aanpak Bewaken van traject Milieuvriendelijkheid (energiecertificatie, recupel, …) Standaard aanpak per project maar aanpak per project kan afwijken Europese aanbesteding Meestal opdrachtencentrale maar indien nodig aankoopcentrale Contractopvolging na gunning 12

Kracht werkgroep Betrokkenheid (dus ook afname) Diversiteit (type bestuur, grootte, leden, functionaliteiten) Lastenboek op maat van de lokale besturen Mogelijkheid van meerdere percelen Werken met opties Werken met verschillende cases Neutraliteit Na gunning: netwerken)

Er zijn zoveel raamcontracten… Wat maakt de raamcontracten van de virtuele centrumsteden uniek? -Marktverkenning -Vooronderzoek door VERA -Werkgroep bestaande uit lokale besturen en VERA -Projectleider meestal van VERA -Bijsturing door werkgroep (vb raamcontract ICT materiaal) -Platform met informatie en kennisdeling 13

Huidige raamcontracten Opdrachtencentrale ICT Kennisplatform Opdrachtencentrale managed firewall Opdrachtencentrale ICT materiaal Opdrachtencentrale in- en outdoor netwerken Opdrachtencentrale Digitaal Vergaderen Opdrachtencentrale BBC Opdrachtencentrale Multifunctionals en printers 2

Aankomende raamcontracten Monitoring (ontwikkeling bezig, aanbod 1/4/2015) Websites (gunning verwacht 15/3/2015) IP-telefonie (gunning verwacht 30/3/2015) 3

ICT Kennisplatform Gestart door VCS Luchthaven 25 actieve deelnemers en neemt nog toe, deelnemende besturen zien hun factuur zakken door kostendeling Inventarisatie, communicatie en intergemeentelijke samenwerking op vlak van ICT verbetert! Multifunctionele tool met operationeel beheer, incident management, inventarisatie, voorraadbeheer, … Mobiele website beschikbaar Verbeterde interactie met gebruikers via selfservicedesk 5

Managed firewall Naar aanleiding van het einde van het VERA-netwerk Uitstekende ondersteuning Beheer door derde partij, geen interne know-how vereist Zeer concurrentiële prijzen Technisch heel goede oplossing 6

ICT-materiaal Gunning op 1/7/2013 Heel ruim assortiment (computers, schermen, tablets, thin clients, laptops en randapparatuur) Uitgebreide ondersteuning tot 5 jaar met next-business-day on-site! Gegarandeerde snelle leveringstermijnen, snel inspelen op noden van gebruikers, beleid, burgers, … Minder werk voor besturen om zelf bestekken op te maken Periodieke aanpassing (om de 6 maanden) van het aanbod en de marktprijzen Enorme besparingen tot dus ver 1/1/2015 stand van zaken: 500 pc’s, 440 schermen, 290 laptops, 111 tablets en 144 thin clients. 7

Digitaal vergaderen Alle raden volledig elektronisch organiseren Online gebruik door raadsleden Efficiëntere vergaderingen VERA zet extra druk om koppeling te kunnen maken met externe diensten en applicaties 8

Indoor- en outdoor netwerk Gunning op 1/7/ percelen: – Verbind uw verschillende gebouwen via een kwalitatief en professioneel draadloos netwerk met ondersteuning van ervaringsdeskundigen; uw bestuur met al zijn bijlocaties in één gesloten netwerk – Indoor (ook outdoor) WIFI: Ruime keuze met stevige kortingen (tot 64% korting op de marktprijzen!!) Bekabelingswerken Netwerkswitchen 1/1/2015 stand van zaken: – 128 WIFI accespoints bij 11 lokale besturen. 9

BBC (beheers- en beleidscyclus) Opdrachtgever: VCS Social Oplossingen op maat Prijzen volgens schaalvoordeel Vertrouwelijkheid voor aanbieders 10

Multifunctionals en printers Gunning op 1/2/2014 Opdrachtencentrale = gemeente Grimbergen, VERA als adviseur Significante kortingen (tot 50 % korting op huidige contracten) Keuze tussen kopen en huren Verbruiksgoederen zijn in de prijs inbegrepen Ondersteuning kan ook door Michiels opgepikt worden – 240 toestellen 11

Aanpak VERA Wanneer we noden van besturen opvangen, kijken we eerst naar de reeds bestaande raamcontracten: – Vlaamse Overheid – Andere lokale besturen – Andere organisaties … We bekijken samen met de lokale besturen of hun nood met een bepaald raamcontract beantwoord is. Indien niet, starten wij een onderzoek op en mogelijk een eigen dossier. 14

Conclusie - aanpak VERA VERA neemt zijn rol van ICT steunpunt volledig op en heeft geen enkel probleem om andere raamcontracten te gebruiken of te adviseren. Rol van VERA in eerste fase van opstart tot gunning in de toekomst : meer betrokkenheid in de uitrol 15