Universiteitsbibliotheek Gent ___________________ Publicaties registreren in biblio Jan/febr 2014 Inge Van Nieuwerburgh, Peter Reyniers, Griet Devolder

Biblio invoer: praktisch

Workflow 1.Verzamel full text(s) 2.Vul zoveel mogelijk metadata aan Tip: is de publicatie ‘opzoekbaar’? A1/P1: importeer uit WoS! Duid alle (co)auteurs aan Duid alle vakgroepen aan 3.Laad full text op 4.Check auteursrechten/copyright 5.Duid toegangsniveau aan 6.Is de publicatie aan een project gelinkt? 7.Klik op ‘submit’

1. Verzamelen fulltext(s) Final peer reviewed author’s version (peer review, auteursversie, = post-print) En/of publisher version (voorkeur: beide) Liever niet: Pre-print (geen peer review) Zelf ingescande teksten Post-print: Biblio Template bijvoegen: Formaat: pdf! Gebruik PDF creator / Acrobat Professional via Athena Via het afdrukmenu van tekstverwerker

Post-print Laatste versie, opgestuurd naar uitgever Na peer review Eigen lay-out Met template cover pdf

Template be/cover_page.doc be/cover_page.doc verwijst naar publicatie correcte citatie link doi Gebruik pdf-creator

Publisher version Lay-out van tijdschrift Copyright Juiste paginering URL/doi Online beschikbaarheid

Publisher version

Pre-print vóór peer review eigen layout pdf

Ingescande tekst: liever niet arbeidsintensief te zwaar bestand slechte kwaliteit Niet (goed) doorzoekbaar

2. Metadata Belangrijk! Check: publicatie al in Biblio?  Title search  Dubbels vermijden! Publicatie al opgenomen in Biblio?  Niet opnieuw invoeren!  Aanpassingen nodig? Mail naar

2. Metadata A1/P1  importeer uit Web of Science  Wacht tot publicatie in WoS is verschenen  Exporteer uit WoS  Importeer via knop import records

Import  Ook import van RIS-files is mogelijk. Heel wat databanken, alsook reference software als Endnote en Reference Manager, laten een export in RIS toe

2. Metadata  Voer ALLE auteurs in; bevestig UGent auteurs  Duid ALLE departementen aan

2. Metadata  Zoveel mogelijk info! Ook niet verplichte velden –> belangrijk voor tellingen (VABB / BOF)!  ISSN/ISBN!  Paginering!  Projectinfo  …

2. Metadata P1, C1: conferentie- én publicatiegegevens! C3: conferentiegegevens!

Fulltext opladen Pop-up

Fulltext: auteursrechten  Controleer auteursrechten (wordt ook door biblioteam gecheckt)  contract met de uitgever:  Copyright behouden: zelf beslissen over toegang  Copyright afgestaan? Uitgever beslist over toegang

Fulltext: auteursrechten  Rights owner statement: copyright/auteursrechten

Fulltext: Toegangsniveau  Open Access (OA):  Copyright behouden (co-auteurs akkoord?)  Copyright afgestaan/onbekend; uitgever laat OA toe  Sherpa/Romeo databank!  Website uitgever  Post-print mag vaak in OA

Fulltext: Toegangsniveau  Only in UGent Network:  Copyright afgestaan/onbekend; uitgever laat OA (dus ook buiten UGent) niet toe  Toegelaten binnen UGent: uitzondering op auteurswet want bestemd voor onderwijs en onderzoek

Deponering: Toegangsniveau  Switch automatically to open access on this date  OA toegestaan, mits embargoperiode (6/12/24 maand)

Deponering: Toegangsniveau  Only Author/Reviewer/Administr ator  Uitzonderlijk !  D1, in press artikels/boeken

Deponering: Toegangsniveau : voorbeeld 

Open Access (OA): hoe?  Probeer je rechten te houden  ml ml  authors/licence/ authors/licence/  Publiceer in OA tijdschrift of bij uitgeverij die OA toestaat  Directory of Open Access Journals  Open Access publisging (books)  OA-tijdschriften in JCR of VABB: output/academischebibliografie.htm output/academischebibliografie.htm

Meer weten over Open Access? Twitter: openaccess_be Facebook: open access Belgium

Belangrijk!  Controleer status record (na ca. 2 weken)  Submitted : Even geduld. Record wordt zo snel mogelijk gecontroleerd  Unsubmitted : Open het record en klik op ‘submit to bibliography’  Rejected : Record is onvolledig. Vul aan en klik op ‘submit to bibliography’.

Belangrijk!  Gegevens toevoegen/aanpassen in een publiek record?  Mail  Indien publicatie van voor UGent aanstelling:

Zorg voor vermelding van UGent affiliatie in de publicatie  Standaardvermeldingen UGent:  UGent  Ghent University  Universiteit Gent  UZGent  Ghent University Hospital  Verwijzingen naar specifieke onderzoeksgroepen kunnen daaraan worden toegevoegd (b.v. IMEC, INTEC, VIB, IBBT, ELIS, Vlerick Management School), maar zijn op zich onvoldoende om als UGent-groep (h)erkend te worden.  Zie ook publicatiebeleid: catiebeleid.htm catiebeleid.htm

 Ook hogeschool en interuniversitaire onderzoeksgroep kan als affiliatie worden meegegeven

Extra veld toevoegen  Klik op het groene kruisje => extra veld

Vaak voorkomende problemen Record wijzigen : edit record; klik ‘submit to bibliography’ : contacteer  Vermeld recordnummer  message for Biblio Reviewer  additional information

Vaak voorkomende problemen  Record verschijnt niet in publicatielijst:  Zoek publicatie op in Biblio (via de titel). Controleer of affiliatie en vakgroep correct zijn.  De reviewer heeft de classificatie veranderd  Publicatie is toegewezen aan een naamgenoot (of omgekeerd)  …

Tips  Vul zoveel mogelijk gegevens in!  Kan ik de publicatie terugvinden adhv de ingevoerde informatie? Tijdschrift ‘Art. Hist.’ zonder ISSN Auteur ‘S. De Smet’ …

Contact   Peter Reyniers (09/ )  Griet Devolder (09/ )  Open Access vragen:  