Overgang naar de zone Een verhaal over change management en het beheer van processen

Voorstelling Bert Brugghemans: projectleider BW overgang naar de zone Jeff Van Ouytsel: projectleider Stad overgang naar de zone

Het proces van een succesvolle verandering? 1.Bereid de weg voor 2.Maak een plan van aanpak 3.Zorg dat het gebeurt 4.Bestendig de nieuwe situatie

1. Bereid de weg voor Waarom is de verandering nodig Verzamel een leidend team

Studie Deloitte Studie om verborgen kost te achterhalen – Studie vooral belangrijk om te overtuigen van complexiteit en urgentie – Politieke daad- en draagkracht realiseren

2. Maak een plan van aanpak Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering – Samenwerking – Pragmatisme – Gefaseerde ontvlechting – Begeleide verandering

Strategie voor verandering ActiePeriode Strategische uitbouw project, politieke afstemmingJuli 14 Inventarisatie actiesJuli 14 PrioriteitstellingAugustus 14 Opstart “onmiddellijke acties”September 14 Opstart “kritische acties”Oktober 14 Oplevering zoneDecember 14 Start fase 2Januari 15

Operationalisering Bilaterale werkgroepenstructuur Mastertabel met gekoppelde actietabellen Retroplanning besluitvorming Overzicht wederzijdse taken

Bilaterale werkgroepenstructuur

Gekoppelde mastertabel: vb FIN

Gekoppelde mastertabel …

Output van de mastertabel …

Retroplanning besluitvorming

Overzicht taken brandweer-stad

3. Zorg dat het gebeurt Communiceer² Neem obstakels weg Genereer kortetermijnsuccessen Houd het tempo hoog

Belang van communicatie Je kan niet voldoende communiceren – Eenvoudig – Diverse kanalen – HERHALING – Het goede voorbeeld geven – HERHALING – Incosistenties communiceren en duiden – Geven en nemen – HERHALING Onderzoek communicatienoden/luister! – Leidende coalitie kan niet oordelen over communicatiebehoeften

Communicatie Hoe hebben wij het gedaan: – Informatiebehoefte continu bevragen – Wekelijkse infomail naar trekkers van werkgroepen – Wekelijkse nieuwsbrief (vraag vd week, woord vd week) +10% lezen sinds de nieuwsbrief korter en eenvoudiger is – Informatiesessies (75% aanwezigheid) Alle ploegen Administratie niet vergeten! – Intranet FAQ Alle presentaties open en bloot – Ambassadeurs inzetten

Neem obstakels weg Hoofdtaak van BOZ – Capaciteiten verdelen – Prioriteiten stellen – Bemiddelen – Onderhandelen – Conflicthantering – Groepsbinding – Coaching – …

Genereer kortetermijnsuccessen 1/1/2015 is de overgang naar de zone – Zorg dat een aantal minimale elementen klaar zijn – Vier dit – Maar val nadien niet stil

Minimale vereisten voor overgang naar de zone De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd

De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies Wagens zijn overgedragen LOG Tankkaarten in orde Alle verzekeringen in orde Nummerplaten aangevraagd FI LOG STAF LOG FI PM SB

Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald administratief personeel is gedetacheerd personeel wordt betaald personeelsbehoefteplan zone operationeel personeel heeft een keuze voor statuut kunnen maken ICT HR FIN HR PM FI

Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd er is een begroting er is een mogelijkheid om bestellingen uit te voeren OPS FIN ICT FI LOG er is een meerjarenbeleidsplan en een operationeel plan er is een meerjarenbeleidsplan en een operationeel plan

4. Bestendig de nieuwe situatie Leg de nieuwe cultuur vast – Opleiding – Intervisie – Coaching In het nieuwe verhaal

Overgang naar de zone is een tijdelijk verhaal Binnen een bepaalde tijd moeten we in stabiel(er) water komen Verandering mag niet blijven duren Neem dit op in de planning (en communiceer hierover)

Documenten Projectstructuur Overzicht van processen Alle documenten te vinden via Meer info via – (brandweer) – (stad)

Discussie