Doelstellingenmanagement Ronde tafel - 23 oktober 2014

Agenda 1/ Stand van zaken 2/ Implementatietraject 3/ Werking aanspreekpunten 4/ Vragen 5/ Interactief luik 6/ Actie

1/ Stand van zaken

Knelpunten Vlaamse overheid Stijgende interne plan- en rapporteerlast Ontbreken strategische focus Efficiëntie- en effectiviteitsverlies monitoring Ontbreken afstemming monitoringssystemen Inefficiënte werking huidig doelstellingenmanagement & monitoring

Visie “De implementatie van een geïntegreerd organisatiebreed doelstellingenkader met bijhorende efficiënte en effectieve monitoring”

Werking Projectaanpak Brede consultatie & informatieverzameling Werkgroepen Ronde tafels Aanspreekpunten per entiteit

Tussentijdse resultaten (2014) Taxonomie (mei) Richtlijnen beleidsdocumenten (mei) Omzendbrief 11 (juli) Nota Vlaamse Regering ‘Opvolging doelstellingen’ (oktober) Cofinanciering (juni) Functionele analyse (september) Configuratie (oktober)

2/ Implementatie

Volgende stappen Oktober Configuratie tool Installatie werking aanspreekpunten November Testfase Eerstelijnsopleiding Nota governance & monitoring Regeerakkoord December Go-live Januari Release 2 Afstemming begroting Ondersteuningsaanbod Train de Trainer

Professionele voorbereiding testscenario’s Soorten testers: functioneel & technisch Overheidsbrede participatie Opleiding voor testers 1 maand - 3 iteraties Testfase

4/11: opleiding/toelichting voor testers 5 & 6/11: iteratie 1 - intensieve testing 12 & 13/11: iteratie 2 - intensieve testing 19 & 20/11: iteratie 3 - intensieve testing 28/11: go/no go meeting December: go live

Opleiding Gebruik en beheer van de monitoringstool Opleiding uit eerste hand (Tenforce) Voorwaarden deelname –Eén medewerker per beleidsdomein –Train de trainer-principe Profiel deelnemers Verspreiding kennis via intern opleidingsaanbod (AgO) 24/11 t.e.m. 27/11 in Brussel

3/ Werking aanspreekpunten

Aanspreekpunt Organisatiebrede implementatie Informatiedoorstroming in entiteit is cruciaal Eén vast aanspreekpunt per entiteit Namen opgevraagd bij leidend ambtenaren

Werking

Rol Verspreider van informatie over het project binnen het beleidsdomein/entiteit (1) Coördinator van de implementatie en het gebruik van de monitoringstool binnen het beleidsdomein/entiteit (2) Motivator om te komen tot een meer resultaatgericht management binnen de Vlaamse overheid (3)

Verspreider van informatie (1) Laat je informeren: Specifieke communicatie Ronde tafels Speel informatie door (projectteam -> betrokken medewerkers) Hou management en medewerkers actief op de hoogte van de tussentijdse stand van zaken ( toelichting op managementcomité, directieraad, afdelingsoverleg, …)

Coördinator (2) Coördineer het licentiebeheer Bepaal de verschillende rollen in de tool (functioneel beheerder, …) Maak afspraken rond het gebruik van de tool: opvolging & rapportering Garandeer input in de tool (aanmaken van objecten + statusrapportering)

Coördinator (2) Sta in voor kwaliteitsbewaking Zorg dat betrokken medewerkers (gebruikers, functioneel beheerders, management) de nodige opleiding krijgen –intern –opleidingsaanbod AgO Zorg voor eerstelijnshulp Verzamel per beleidsdomein input voor volgende release en geef feedback op de functionele analyse

Motivator (3) Zet de stap naar één geïntegreerde meerjarenplanning voor de entiteit (breng verantwoordelijken samen) Bekijk of interne plannings- en rapporteringstools eventueel kunnen worden afgebouwd Geef feedback aan het projectteam over de ondervonden voor- en nadelen

Coördinerend aanspreekpunt Zelfde rollen als elk aanspreekpunt Bijkomend –Schakel tussen de entiteiten van het beleidsdomein en het projectteam –Coördineren van doelstellingenmanagement op niveau van het beleidsdomein en opzetten van een werking van aanspreekpunten per beleidsdomein

4/ Vragen

5/ Interactief luik

6/ To do’s

Acties op korte termijn Per beleidsdomein: Vaardig medewerkers af voor de testfase in november (zowel voor functionele als technische testen) Bepaal wie de training ‘Gebruik en beheer van de monitoringstool’ zal volgen Kandidaten doorgeven aan Timing: tegen donderdag 30 oktober