Bedrijfsvoeringsprocessen Jeugd Food Valley Versie VNG

Inhoud Uitgangspunten en contractuele voorwaarden Toegangsproces Declaratie- en facturatieproces Openstaande punten en actielijst gemeenten Informatieproducten BIJLAGE– detail uitwerking processen

Toegang De aanbieders worden betrokken bij het opstellen van het plan van aanpak en betrekken v.v. gemeenten als die rol bij hen ligt na een verwijzing van de huisarts/medisch specialist Toegang mag in het geval van spoed niet opgehouden worden door formele procedures. Bij spoedeisende zorg worden bij voorkeur landelijke afspraken gemaakt aangezien zorg dan moet starten voordat indicatie en daarmee het woonplaatsbeginsel bekend is. Gemeenten verkennen in hoeverre een automatische doormelding vanuit het huisartsenverwijzingssysteem zorgdomein meerwaarde heeft.

Beschikking / zorgopdracht De gemeente zorgaanbieders staan op het standpunt dat de gemeente zich niet mag mengen in de afweging tussen professionals na verwijzing van de huisarts. Als uniek nummer kan het BSN nummer en productcode in combinatie gebruikt worden. Met name in Prov. Jeugdzorg zijn strakke indicaties bewust losgelaten omdat het in de praktijk niet goed werkte. Indicaties zijn breder geworden en meer op ‘toegang’ gericht Aanbieders weten bij de aanvang van de zorg vaak nog niet welk product uiteindelijk geleverd wordt Te concreet omschreven beschikkingen kunnen leiden tot veelvuldig aanpassen van de beschikking en de administratieve druk verhogen Aanbieders hebben door productieplafonds / budgetplafonds al een prikkel om de geleverde zorg per cliënt te beperken Voorgesteld wordt om de gemeentelijke beschikking te uniformeren zodat alle gemeenten en alle aanbieders dezelfde informatie als uitgangspositie hanteren. In Food Valley is besloten om altijd een beschikking af te geven, waar andere regio’s pas beschikken als daar om gevraagd wordt.

Bevoorschotting / declaratie Er moet één regionaal aanspreekpunt zijn voor zowel de contractuele zaken als de afrekening om aanbieders te ontlasten Afspraken over wijze van bevoorschotten worden gemaakt in de inkoopgesprekken / contracten. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kan doen. Voorkeur van aanbieders loopt uiteen. Betaling van de voorschotten op lokaal niveau is niet per se een probleem, zolang de afspraken maar eenduidig zijn en er één aanspreekpunt is Hetzelfde geldt voor gelijke afspraken over verantwoording; dus geen lokale inkleuring. Dit verhoogt de administratieve last Een landelijke standaard voor voormalig Provinciale Jeugdzorg wordt erg gemist. Er ontstaat een veelkleurigheid in de afspraken die nog verder gaat dan de diversiteit die al bestond bij de provincies. Hierover wordt apart overleg georganiseerd. Hoe en in hoeverre bevoorschotting van landelijke en bovenregionale zorg plaats vindt is nog onduidelijk Op dit moment vindt herschikking van bevoorschotting vaak plaats na periode 6.

Monitoring regionale productieafspraken Het leveren van verantwoordingsinformatie zoals aanbieders dat nu doen richting zorgverzekeraars en zorgkantoren is in principe ook toepasbaar voor gemeenten Monitoring vindt plaats op regionaal niveau met een vertaling naar lokaal niveau. Projecties op gemeenteniveau zullen erg volatiel zijn. Door de kleine omvang kan een relatief schommeling al een groot effect hebben (voorbeeld gezin van 7 kinderen die de pleegzorg in gaan) Er zal regelmatig (per kwartaal) overleg moeten zijn over stand van zaken tussen aanbieders en gemeenten. Betalingstermijn van 30 dagen is nu ook gangbaar binnen de zorg Aanbieders kunnen een ‘start zorg’ melding voor de verschillende typen zorg leveren met een maandelijks overzicht naar één regionaal contactpunt Verkend wordt in hoeverre het bericht toewijzing vanuit VeCoZo (ex AWBZ) toegevoegde waarde heeft. Aanbieders leveren wachtlijstinformatie op gemeentelijk en regionaal niveau. We werken daarin toe naar een regionale standaard voor alle typen zorg.

Punten op te nemen in contracten Opdracht voor zorg: Een aanbieder moet zich conformeren aan het feit dat levering gekoppeld dient te gaan met een opdracht en dat met betreffende gemeenten afgestemd moet worden over de te leveren zorg. Er moet een standaard komen binnen de regio zodat elke gemeente dezelfde informatie opneemt en eenduidig gemonitord kan worden Facturatie en frequentie: De methode van facturatie en declaratie is eenduidig (conform uitgewerkte processen). In contracten wordt vastgelegd hoe informatie geleverd wordt. Voor provinciale jeugdzorg aanbieders wordt een apart format ontwikkeld samen met de aanbieders. Verantwoording en prognose zorg: elke aanbieder wordt gevraagd een periodiek overzicht te sturen van cliënten in zorg, gedeclareerde kosten en een prognose van de te verwachten jaaromzet. De wijze waarop dat wordt vormgegeven is maatwerk per type aanbieder.

Samenvatting Gemeenten werken regionaal samen. Aanbieders hebben één contactpunt richting gemeenten voor het berichtenverkeer rondom facturatie en declaraties. De regio streeft naar regionale standaardisatie in de administratie zodat de administratieve lasten voor de aanbieders beperkt blijven. Dit betreft bijvoorbeeld de beschikking en de uitvoering van bezwaar en beroep.  

Inhoud Uitgangspunten en contractuele voorwaarden Toegangsproces Declaratie- en facturatieproces Openstaande punten en actielijst gemeenten Informatieproducten BIJLAGE– detail uitwerking processen

Toegangsproces op hoofdlijnen In de procestekening op de volgende pagina is het toegangsproces op hoofdlijnen weergegeven. Er is sprake van inkleuring op lokaal niveau.

Toegangsproces op hoofdlijnen

Inhoud Uitgangspunten en contractuele voorwaarden Toegangsproces Declaratie- en facturatieproces Openstaande punten en actielijst gemeenten Informatieproducten

Werkprocessen Declaratie en facturatie De regio werkt met één contactpunt voor declaraties en facturen. Op dit punt worden de facturen en declaraties getoetst op een aantal onderdelen. Betaling vindt lokaal plaats. Vanuit de regio wordt de gecontroleerde factuur daarom doorgezet naar de gemeente. De gemeente controleert of de factuur of declaratie overeenkomt met de beschikking of opdracht die zij heeft afgegeven. Voor ex AWBZ en ex Zvw wordt gebruik gemaakt van VeCoZo. Bevoorschotting Voorbereiding voor bevoorschotting en gesprekken met aanbieders vinden plaats op regionaal niveau. Frequentie van de overleggen wordt nader ingevuld. Aanbieders leveren informatie over productie en budgetuitputting.

Declaratie & Facturatie op hoofdlijnen

Bevoorschotting & Nacalculatie alle producten

Inhoud Uitgangspunten en contractuele voorwaarden Toegangsproces Declaratie- en facturatieproces Openstaande punten en actielijst gemeenten Informatieproducten BIJLAGE– detail uitwerking processen

Aandachtspuntenlijst (1/4) Categorie Doel/resultaat Door wie Algemene procesinrichting   Aansluiting tussen regionale en lokale bedrijfsvoering inventariseren Lokaal Inrichten lokale processen en instrueren medewerkers Inrichten processen inkooporganisatie en instrueren medewerkers Regionaal Primaire processen Inrichten signaleringsfunctie en samenwerking lokale veld Uitwerken gedetailleerd toegangsproces Inregelen toegang tot ICT voor relevante medewerkers Opzetten proces controle woonplaatsbeginsel Inregelen uniek persoonlijk dossier per cliënt Opstellen en verwerken van format voor persoonlijke beschikking / opdracht Inrichting toewijzingsbericht zorg Inregelen uitwisseling gegevens centrumgemeente Jeugdzorgplus Opstellen samenwerkingsconvenant over gegevensdelen met ketenpartners Bepalen proces voor bezwaar & beroep Lokaal / regionaal

Aandachtspuntenlijst (2/4) Categorie Doel/resultaat Door wie Ondersteunende processen   Bepalen welke informatie, wanneer, voor wie benodigd is op basis van model declaratieproces en bevoorschotting Lokaal/ Regionaal Inrichten berichtuitwisseling voor ouderbijdrage Lokaal Inrichten ICT omgeving declaratie / facturatie (aansluiting financieel systeem gemeente) Regionaal & lokaal Opzetten proces declaratie provinciale aanbieders Regionaal Afstemmen lokaal / regionaal management informatie, (beleidsinformatie Lokaal & Regionaal Inrichten berichtuitwisseling met SVB Inrichten declaratieverkeer met LWI's Berichtenuitwisseling met CIZ voor inzage indicaties Wlz inrichten (voor afstemming tussen Jeugdwet en Wlz) Inregelen check op gegevens gezagregister (hulplijn woonplaatsbeginsel)

Aandachtspuntenlijst (3/4) Categorie Doel/resultaat Door wie ICT infrastructuur   Controleren mogelijkheden en problemen binnen bestaande ICT infrastructuur Lokaal Bepalen gewenste systematiek inkooporganisatie Regionaal Aansluiting op gemeentelijke gegevensknooppunt realiseren Aansluiting op CORV realiseren Aansluiting inkooporganisatie Jeugd op it systemen (Vecozo etc.) Aansluiting systematiek SVB regelen Afspraken met software aanbieder over verwerken standaard berichten VeCoZo Inrichten systemen voor contractbeheer Clientinformatie en gegevensoverdracht Inlezen bestanden eenmalige gegevensoverdracht Inlezen bestanden initiële vulling Inlezen bestaande dossiers (BJZ, etc.) Uitvoeren GBA controle inschrijving gemeente Contact met CAK, etc. over mogelijke onjuistheden (verhuizing,etc.) Informeren cliënten over wijzigingen Checken proces en gebruik data op privacy (uitvoeren privacy scan) Samenwerking opzetten met huisartsen in de regio

Aandachtspuntenlijst (4/4) Categorie Doel/resultaat Door wie Monitoring op beleid & financiën   Vormgeven en opstellen maandelijkse rapportages over productie en kosten Regionaal Bepalen wijze van prognose financiën Afspraken met aanbieders ex provinciale Jeugdzorg over wijze van facturatie / declaratie (buiten VeCoZo) Systeem consolidatie facturen en declaraties tbv omzetplafonds Eventueel inrichten verplichtingenadministratie Lokaal Inzicht genereren in de uitgaven van het GGT Afspraken tussen inkooporganisatie over gegevensuitwisseling Lokaal/Rergionaal Vertalen informatiebehoefte naar informatie van aanbieders Voldoen aan wettelijke eis om jaarlijks de klantervaring te monitoren Leveren periodieke informatie aan CBS

Inhoud Uitgangspunten en contractuele voorwaarden Toegangsproces Declaratie- en facturatieproces Openstaande punten en actielijst gemeenten Informatieproducten BIJLAGE– detail uitwerking processen

Zowel op lokaal als regionaal niveau dienen informatieproducten te worden uitgewerkt   Product bedrijfsvoering (regionale verantwoordelijkheid) Product lokale verantwoordelijkheid Zorgtoewijzing Zorgopdracht Beschikking Toewijzingsbericht AWBZ (VECOZO) Behandelplan Toewijzingsbericht GGZ/Provinciaal Bericht start zorg ?? Facturatie en declaratie Declaratiebericht provinciale jeugdzorg Landelijke standaardberichten AWBZ/GGZ Overige berichten (facturatie inzet FTE) Monitoring  Overzicht gecontracteerde aanbieders Prognosemethodiek en lijst met tarieven Maandelijkse prognose per aanbieder Consolidatiebericht indicaties Nacalculatieoverzicht Rapportage van productie, OHW Overzicht financiële afspraken Benodigd voor bedrijfsvoering

Zorgopdracht / beschikking Binnen het speelveld zijn slechts een aantal berichten noodzakelijk voor bedrijfsvoering Inkoop-organisatie Ntb: monitoring info Retourberichten facturen / declaraties Declaratie / facturatie Declaratie / facturatie Overzicht beschikkingen / opdrachten Aanbieder Gemeente Zorgopdracht / beschikking (Bericht start zorg)

Van deze berichten zijn enkelen reeds landelijk beschikbaar   Zorgtoewijzing Facturatie en declaratie Huidige financiering Zorgopdracht Zorgtoewij-zing (Vecozo) Bericht start zorg Facturatie Declaratie AWBZ Generiek te ontwikkelen Landelijk standaard bericht Komt in 2015 Alleen nodig voor monitoring ZvW Te ontwikkelen Provinciaal --

Inhoud Uitgangspunten en contractuele voorwaarden Toegangsproces Declaratie- en facturatieproces Openstaande punten en actielijst gemeenten Informatieproducten BIJLAGE– detail uitwerking processen

Uitwerken REGIONALE processtappen

Factuur/declaratie opstellen en versturen Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Intern proces aanbieder Periodieke maandelijkse verzamelfactuur versturen Individuele factuur binnen 14 dagen na afronding Factuur moet gelijk aan beschikking zijn en unieke identificatie hebben Automatische toets VeCoZo Informatie-producten Match beschikking en productenboek Standaard bericht voor beschikking/facturatie Unieke beschikkingscode Tabel per gemeente Standaard bericht voor beschikking/ Vecozo: JW303/304 Vecozo: JZ303/304 ICT vereisten Afhankelijk van systemen aanbieders Digitale aanlevering (excel) Aansluiting VeCoZo Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Factuur naar regionale organisatie Verspreiding naar lokale veld voor verdeling Factuur naar regionale organisatie (via VeCoZo)

Factuur/declaratie ontvangen en verwerken Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Direct ontvangen via mail (of op papier) Technische toets op volledigheid declaratie Registreren / invoeren in systeem/database Ontvangen via Integraal gegevensknooppunt of via VeCoZo Informatie-producten Format declaratie Landelijk ontwikkelde standaardberichten ICT vereisten Consolidatiemethodiek Regionale database Aansluiting integraal gegevensknooppunt / VeCoZo Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Regionale organisatie

Match met contract Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Automatische check met contracten (indien mogelijk) Steekproefsgewijze check op contracten Informatie-producten Contracten aanbieders ICT vereisten Database contracten Overzicht financiële afspraken en status Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Regionaal

Controle op omzetplafond Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Consolidatie van alle facturen/declaraties naar aanbieder Opstellen financiële prognoses Regionaal controleproces en richtlijnen voor wanneer facturen niet uit te betalen Vereveningsmethodiek in de regio Informatie-producten Overzicht omzetplafonds en financiële afspraken per aanbieder ICT vereisten Link met het lokale veld en met Vecozo Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Regionale controlefunctie Capaciteit afhankelijk van aantal aanbieders en concrete bevoorschottingsafspraken

Bevoorschotting & contractbeheer Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie Subprocessen Consolideren declaraties en facturen Berekening of toetsing van Onderhandenwerk Vergelijken met contracten Aanpassen bevoorschot bedrag Informatie-producten Prognosemethodiek en lijst met tarieven Overzicht openstaande beschikkingen Maandelijkse rapportage per aanbieder per gemeente Overzicht contracten en financiële afspraken Geconsolideerde maandelijkse overzichten Berekeningsmethodiek OHW ICT vereisten Aanlevering en registratie van omzet per aanbieder Systeem dat beschikkingen en facturen samenbrengt en kan consolideren Lokaal / regionaal? Regionaal met link naar lokale veld voor uitbetaling

Nacalculatie Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie Subprocessen Consolideren declaraties en facturen Berekening of toetsing van Onderhandenwerk Vergelijken met contracten Aanpassen bevoorschot bedrag Berekenen nacalculatie Informatie-producten Overzicht contracten en financiële afspraken Geconsolideerde maandelijkse overzichten Berekeningsmethodiek OHW ICT vereisten Consolidatie van gegevens Lokaal / regionaal? Regionaal met link naar lokale veld voor uitbetaling

Uitwerken LOKALE processtappen

Match op beschikking / opdracht Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Uitlezen factuur/declaratie vanuit regionale organisatie Uitlezen beschikking en dossier Opnemen dossiers / beslissingen / berichtenverkeer in administratie Periodieke update van lokaal naar regionaal niveau en vice versa Match met opdracht (automatisch) Informatie-producten Opdracht / beschikking (inclusief: AGB code, BSN, indicatie/zorgproduct, gemeentecode, productcode, opdrachtcode, looptijd, duur van indicatie) Factuur / declaratie ICT vereisten Lokale klantvolgsystemen Regionaal importfunctie Consolidatiesysteem CORV Vecozo Lokaal / regionaal? Lokaal

Controle woonplaatsbeginsel Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Intern proces aanbieder Check bij intake Controle op woonplaatsbeginsel alleen bij beschikking Controle GBA Controle gezagsregister Bepalen woonplaats Retourstroom / doorsturen andere gemeente? Informatie-producten Wie is de gezagdrager? (BSN) Waar woont de gezagdrager (GBA) Methodiek bepaling woonplaatsbeginsel ICT vereisten Aansluiting GBA (let op toegang regionale back office indien van toepassing) Toegang gezagsregister (voorlopig niet realiseerbaar) Aansluiting CORV Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Raad voor de Rechtspraak Lokale veld Aanbieders

Consolidatie beschikkingen Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Maandelijks consolidatie van beschikkingen Toesturen aan regionale organisatie voor financiële prognoses Informatie-producten Beschikking Standaard maandelijks overzicht ICT vereisten Aansluiting op gemeentelijk systeem / database Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokaal

Betaalbaar stellen factuur / bevoorschotten Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Afstemming met regionale organisatie voor afspraken met aanbieders Uitlezen berichtenverkeer van regionale organisatie Bevoorschotting maandelijks uitbetalen Betaalbaar stellen factuur Informatie-producten Factuur Nacalculatie overzicht ICT vereisten Aansluiting op gemeentelijk systeem Betaalrekening gekoppeld aan systeem Aansluiting op regionale organisatie Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokaal

Betaalbaar stellen nacalculatie Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie Subprocessen Periodieke afstemming regionale organisatie Uitlezen berichtenverkeer regionale organisatie Betaalbaar stellen nacalculatie Informatie-producten Nacalculatie Verrekeningsmethodiek ICT vereisten Aansluiting op gemeentelijk systeem Betaalrekening gekoppeld aan systeem Aansluiting op regionale organisatie Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokale veld