Aanleiding tot het project De 4 doelstellingen Stand van zaken De kennisdatabank - Het belang van documenten delen - Wat wordt van gebruikers verwacht - Demo Tussentijdse bevindingen Verlenging van het project OVERZICHT PRESENTATIE

Werkgroepen V-ICT-OR forum Epractice.eu I-scan Studiedagen Collega’s uit de buurt Vakbladen V-ICT-OR Kennisbank I&E Netwerking VERSCHILLENDE KENNISBRONNEN

het creëren van een centraal kennisplatform met gevalideerde informatie en kennis op het vlak van ICT het creëren van een gemeenschap van domeinexperten op het vlak van ICT het maximaal hergebruiken van eerder beantwoorde vragen sensibliseren van de lokale overheden van het belang van informatie- en kennismanagement CENTRALE DOELSTELLINGEN

om deze doelstellingen te bereiken: 1.Website V-ICT-OR: toegang tot kennisdatabank met zoekmachine: Zoeken in gevalideerde informatie, ‘chaos’ (alle andere documenten) en raadplegen van experten 2.Splitsen van beheer en publicatie van gegevens: sharepoint wordt het beheersinstrument om documenten en gegevens te beheren, de website is het publicatiemiddel 3.Uitbreiding van de V-ICT-OR Sharepoint met deelsites: voor typische V-ICT-OR en VVSG werkgroepen wordt een online werkruimte aangemaakt met de typische web 2.0 tools (Nieuws, RSS, kalender, wiki, forum,…). OM DEZE DOELSTELLINGEN TE BEREIKEN

om deze doelstellingen te bereiken: 4.Uitbouw van een expertengemeenschap: het ledenbestand van V-ICT-OR en VVSG omvormen tot een community van experten die niet alleen offline (tijdens bijeenkomsten) maar ook online informatie en kennis kunnen delen. 5.Uitbouw van de V-ICT-OR website tot een volwaardige sociale website gebaseerd op web Notificatiedienst op basis van gepersonaliseerde berichtgeving (via rss, , blogs, tweets,…) OM DEZE DOELSTELLINGEN TE BEREIKEN

STAND VAN ZAKEN 1. Bèta versie van de kennisdatabank op -Databank werd aangepast naar het gebruik voor KPLO -Testen op bugs en usability -Documenten toevoegen uit kennisbank V-ICT-OR en VVSG, opname externe websites 2. Pilootbezoeken -Pilootgebruikers van de toepassing (testen, feedback) -Verzamelen van documenten en uitbreiden van gemeenschap -Sensibiliseren voor het belang van kennis delen 3. Sensibilisering -Kennisdag 18/03: kennisdag i.k.v. informatie- en kennismanagement om dit thema op de agenda te plaatsen binnen lokale overheden. -Diverse presentaties

DE KPLO KENNISDATABANK 1.Centraliseren van kennis uit verschillende informatiebronnen, met aandacht voor kwaliteit, actualiteit, betrouwbaarheid,… 2.Interactieplatform  community Databank bevat volgende informatie: -Niet-gevalideerde documenten: Documenten die door gebruikers opgeladen werden (zonder externe controle op kwaliteit), documenten die niet meer up-to-date zijn,… -Gevalideerde documenten: Documenten die door experts nagekeken en goed bevonden werden (dus met externe controle) -Vragen opgelost door experts -Geselecteerde websites en fileservers

Verschillende rollen ‘zoekers’ -Anonieme zoekers -Geregistreerde gebruikers -Experten (profiel berekend o.b.v. zelf opgeladen ‘expertdocumenten’) -Expert + (kunnen documenten valideren) TiNKnet: homepage -Menu balk -Knowledge watchers: onderdelen, gebaseerd op rss-feeds, die je op de hoogte houden van nieuwigheden die voor jou interessant zijn (notificatiedienst) -Zoeken via views en filters TiNKsearch: zoekmodule Zoeken via zoekterm in cascade: -Eerst in gevalideerde informatie -Dan in niet-gevalideerde informatie (‘chaos’) -Ten slotte via vraag aan expert(en) in dit domein DE KPLO KENNISDATABANK

HET BELANG VAN DOCUMENTEN DELEN De werking van het platform staat of valt met de actieve medewerking van de gebruikers! Online sociaal netwerk van collega’s biedt oneindig meer mogelijkheden voor uitwisseling dan enkel fysieke bijeenkomsten. Opentrekken naar zoveel mogelijk mensen. Een zeer klein percentage van het netwerk zal actief informatie aanleveren. Onderzoek toont aan dat slechts 1 à 2 % informatie aanlevert. Hoe meer mensen meewerken met het aanleveren van relevante informatie, hoe meer relevante en interessante informatie kan teruggevonden worden. Hoe meer informatie in de databank wordt opgenomen, hoe beter de databank deze kan indelen in relevante structuren en hoe makkelijker het wordt om het antwoord op jouw vraag terug te vinden.

WAT WORDT VAN GEBRUIKERS VERWACHT Zoeken naar documenten Opladen van documenten Aanleveren van documenten (in bulk via ons of per stuk via de kennisdatabank) Feedback van bugs/vragen/suggesties/opmerkingen/… Ultiem: dat het een ‘automatisme’ wordt om interessante informatie rond (in eerste instantie) ICT, e-government en GIS diezelfde dag nog op de databank te plaatsen!

DEMO

TUSSENTIJDSE BEVINDINGEN 1.KPLO momenteel één portaal, doch de technische onderbouw behoort zo open mogelijk te zijn. We merken dat het nodig is een medium aan te bieden dat via verschillende kanalen bereikt kan worden, dat ingebed is in de dagelijkse werking van de gebruikers. 2.Een technische tool voor online interactie en kennisdelen, werkt beter indien de gebruikers ook offline contacten hebben. Mensen moeten elkaar kennen en vertrouwen voordat ze bereid zijn tot het investeren in kennisdeling aan de hand van technische tools. Online en offline contacten dienen elkaar wederzijds te ondersteunen en faciliteren. 3.We ervaren dan gebruikers de nood aanvoelen om ervaringen rond KM te delen en hierin professioneel begeleid te worden. Kennismanagement behoort (nog) niet tot de organisatiecultuur van lokale overheden. Momenteel biedt het platform een antwoord op een vraag die niet of te weinig expliciet wordt gesteld door de lokale besturen, hoewel de impliciete behoefte eraan groot is.

VERLENGING VAN HET PROJECT 1.De reeds ontwikkelde tool gebruiksvriendelijker maken en in gebruikname stimuleren. D.w.z. het platform openstellen naar en integreren met interfaces en software tools die in de dagelijkse werking reeds gebruikt worden, het platform verder optimaliseren en uitbouwen richting 'samenwerken en community' en nieuwe functionaliteiten ontwikkelen die o.a. de offline kennisgroepen kunnen ondersteunen, alsook het platform uitbreiden met andere beleidsdomeinen. 2.Bovenop het online platform ook regionale -offline- kennisgroepen creëren (of waar die reeds bestaan ondersteunen) waarin mensen offline in contact kunnen komen met elkaar rond zelfgekozen thema's/ probleemstellingen en die op een zelfregulerende (duurzame) manier opereren - als tegenpool voor of aanvullend op de online kennisuitwisseling. 3.De ontwikkeling van een spel om een organisatieklimaat en -cultuur aan te wakkeren die het beoogde kennisdelen ondersteunt en die lokale overheden zal helpen om ook binnen de eigen organisatie informatie- en kennisbeheer onder de loep te nemen.

1.Registreer je op !! 2.Vragen, feedback, suggesties, problemen,… kan je melden aan