PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte

Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

- Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

WELKE DOCUMENTEN? CMR’s Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie s …

Digitaal beheren en archiveren van personeelsdossiers

Gepersonaliseerde loopbaan begeleiding Loopbaan beëindiging (pensioen / ontslag) Werving / selectie Loopbaan LOOPBAANTRAJECT

PERSONEELSADVERTENTIES

SOLLICITATIEBRIEVEN

ARBEIDSOVEREENKOMST

WERKNEMERSFICHE

DIMONA-AANGIFTE

RSZ KWARTAALAANGIFTE

OPLEIDING

VERZEKERINGEN

BEDRIJFSWAGENS

ALGEMENE DOCUMENTATIE

SJABLONEN

VERLOFAANVRAGEN

ZIEKTEBRIEFJES

ISO PROCEDURE

 Elektronische aangifte van een arbeidsongeval  Onkostennota’s  Functieomschrijvingen  Foto’s  Evaluatieverslagen  Bevallingsverlof, ouderschapsverlof, etc.  Extern selectiekantoor / interim kantoor ... ANDERE DOCUMENTTYPES

COMMUNICATIEMEDIA Personeelsadvertenties Sollicitatiebrieven Werknemersfiches Dimon-aangiften RSZ kwartaalaangiften Opleiding Verzekeringen Bedrijfswagens Algemene documentatie Ziektebriefjes Onkostennota’s Foto’s Functieomschrijvingen Evaluatieverslagen...

DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, … CTI-

Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN

DIAS = scanner onafhankelijk  Aantal pagina’s per dag  Formaat  Single / Duplex  Kleur / Zwart wit  Automatische documentinvoer SCANNING

Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling BARCODE HERKENNING PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING VRS SOFTWARE

DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS

Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK  Centraal archiveren van inkomende / uitgaande s  Archiveren / toevoegen van bijlages  Opzoeken van adressen

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL  Centraal archiveren van documenten  Centraal beheer van sjablonen  Gebruik van adresgegevens Microsoft Word knoppenbalk

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

INTEGRATIE FAX

INTEGRATIE WEB

INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

INTEGRATIE TELEFONIE

Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Vacature- databank Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

GERELATEERDE DOCUMENTEN

VACATUREDATABANK

- Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

DOCUMENT ACTIES  Lokaal opslaan van een document  Afdrukken van een document  Handtekenen van een document  Genereren van formulieren  Document versturen ( / fax)  Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

VERSIEBEHEER

WORKFLOW

INTERACTIE Algemeen Management Personeelsdienst Medewerker 1Medewerker 2Medewerker 3 VerkoopafdelingKwaliteitsdienstFinanciënIT afdeling

Belangrijkste functionaliteiten:  Goedkeuring vragen  Instellen van deadlines  Toekennen van status  Digitaal handtekenen  Automatische of manuele workflow  Seriele of parallelle workflow  Workflow op basis van condities WORKFLOW

EEN FLOW CREËREN

AUTOMATISCHMANUEEL WORKFLOW voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos PolJan Piet

SERIEELPARALLEL WORKFLOW Piet Jan Jos Piet Jan

Geweigerd VERWERKING MET CONDITIES  Goedgekeurd

Voordelen workflow:  historisch traceerbaar  snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen  betere opvolging WORKFLOW

CENTRAAL ADRESSENBEHEER

ADRESSENBEHEER

FLEXIBELE INTERFACE

AGENDABEHEER

- Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax   Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

CENTRAAL ZOEKSCHERM ZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW VOORBEELD

 Al uw documenten in 1 centraal archief  Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart  Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt  Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

SECURITY  Wie mag documenten - inkijken - wijzigen - versies maken  Beveiliging op diverse niveau’s - gebruiker - documenttype - individueel document -...  Documenten zijn onuitwisbaar

PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES