Flexibel en geavanceerd. Dat is het idee. Jori van Keulen Mark Uriot Mark Montvai Een team met ideeën.

Het probleem Papierloos leven de oplossing? Waar ligt het probleem? Field Research Rabobank gaf aan hun klanten te willen helpen al hun papierwerk weg te kunnen doen Wat zou moeten betekenen dat klanten momenteel papier als probleem zien We zijn gaan kijken wat precies het probleem is, om uit te vinden of het wegdoen van al het papierwerk een oplossing is voor het juiste probleem Om een beter inzicht in de behoeftes van de gebruiker hebben we een aantal onderzoeksmethodes toegepast Interviews, Direct Observations, Usability Tests en What If.. Aan de hand van de resultaten die hier uit gekomen zijn hebben we een concept ontwikkeld en uitgewerkt in een functioneel prototype

Papier Papier is niet het probleem Het zorgt voor problemen Het heeft unieke eigenschappen Het zorgt voor problemen Waarom dan toch papier? Iedereen gebruikt het anders Papier opzich bleek niet het probleem te zijn, er is dan ook geen directe behoefte dat mensen geen papier meer willen Mensen vinden het bijvoorbeeld erg fijn als ze met een document te moeten werken om een vel papier in handen te hebben, wat je snel weg kan leggen, samen kan bekijken, of aantekeningen op maken Maar het brengt een aantal problemen met zich mee en hier wil men wel graag vanaf Ten eerste neemt papier veel ruimte in, vooral als je alles opbergt in mappen en kasten Daarnaast kost het te veel tijd en energie om alles op orde te houden, vaak gebeurt dit dan ook niet Toch vinden mensen het lastig om hun papier weg te doen. Er zijn nog steeds documenten waarvan het noodzakelijk is deze op papier te hebben, zoals contracten en zaken voor de belasting Veel mensen weten niet goed wat wel en niet weg mag. Uit onzekerheid bewaren ze daarom veel meer dan nodig. Uiteindelijk wordt het aantal papier in huis bepaald door wat bedrijven nog via de post opsturen, zolang deze niet overstappen naar digitale documenten zullen mensen altijd papier blijven hebben. We hebben ook gekeken naar wat voor documenten mensen bijhouden en hoe ze dit op orde houden Het werd snel duidelijk dat iedereen een eigen manier van ordening, specifiek ingericht voor de persoonlijke situatie Sommige mensen gooien alles in een la, anderen hebben een kamer vol kasten en alles gestructureerd in mappen ingedeeld Iets dat we tegenkwamen waren parkeer- of todo-bakken. Veel mensen geven de voorkeur om bijvoorbeeld 1 keer per week of per maand de administratie te doen en gooien in de tussentijd alles in zo'n bak

Digitaal Eigen oplossingen Al het papier digitaliseren te veel werk Flexibel en op maat Al het papier digitaliseren te veel werk Lastig te structureren Veel mensen hebben al een start gemaakt met het digitaliseren van hun documenten Met zelfgemaakte Excel-sheets wordt de administratie bijgehouden Het viel ons op hoeveel er al gebruik gemaakt wordt van diensten als Dropbox en Google Drive Vooral voor het opslaan van ingescande documenten Men gaf aan erg tevreden te zijn met de simpelheid en flexibiliteit van de mappenstructuur hierin De voornaamste reden dat mensen zijn gaan digitaliseren is om makkelijker bij hun informatie te kunnen Men is gewend om via de computer vrijwel alles te kunnen vinden wat ze nodig hebben Dus het doorzoeken van tientalle papieren documenten is te veel moeite Ondanks dat de systemen worden gewaardeerd, schiet het vaak toch niet op Vooral het inscannen van documenten is voor vrijwel iedereen te veel moeite en dan ook de reden dat ze het niet doorzetten Daarnaast is het ook lastig om alle mappen en bestanden goed in te delen, waardoor mensen alsnog documenten kwijtraken

Het concept Doelgroep Flexibiliteit door aan te sluiten bij persoonlijke administratie structuur Ongedwongen parkeer-bak Vrije mappenstructuur Documenten met informatie Intelligente functies Analyseren en begrijpen Koppelen en taggen Het is duidelijk dat de overgang van papier naar digitaal al in werking is Mensen zullen nooit actief gaan inscannen of foto's maken Het is geen optie papier om te zetten, dus we moeten focussen op het ondersteunen van wat er al digitaal is en zal worden De huidige administratie structuur moet voor iedere klant behouden blijven, Het mag niet zo zijn dat mensen hun systeem moeten veranderen En omdat iedereen zo zijn eigen syteem heeft moet het flexibel genoeg zijn om iedere soort van ordening te ondersteunen Het idee van de parkeerbak dat we tijdens het onderzoek tegen kwamen gaf ons inspiratie voor het systeem Het startpunt van de applicatie is dan ook deze zelfde parkeerbak, omgedoopt tot Rabobak Hierdoor wordt de gebruiker niet gedwongen om alles meteen in te moeten delen, maar rustig op bijvoorbeeld een zondagmiddag alles netjes op orde te brengen. Het viel ons op hoeveel mensen er momenteel gebruik maken van Dropbox en Drive voor digitalisatie Het systeem zal gebruik maken van deze zelfde mappen structuur, zodat de gebruiker in controle blijft Een gebruiker kan zijn documenten op verschillende manieren in het systeem zetten. Bij ieder document heeft de gebruiker een onbeperkt aantal velden om de informatie van dit document in te voeren Voor het gemak is er de optie op deze velden op te slaan als Sjabloon, zodat dit opnieuw gebruik kan worden Wat dit systeem speciaal zal maken zijn een aantal intelligente functies wat het ordenen en vinden van informatie sterk zal verbeteren. Ieder document kan geanalyseerd worden en, mocht het herkent worden, automatisch gecategoriseerd worden en de informatie uitgelezen worden. Met behulp van tags en koppelingen tussen documenten is de gebruiker in staat sneller informatie bij elkaar te vinden. Dit, in combinatie met het kunnen zoeken naar content binnen documenten zal een gebruiker, zelfs als de documenten niet ingedeeld worden in mappen, alles snel terug kunnen vinden

http://share.axure.com/2USPKL/ Het prototype werd over het algemeen goed ontvangen, men vond het overzichtelijk en snapte het idee Waar vooral vragen over waren was de meerwaarde van dit systeem tegenover bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. Dit werd mede veroorzaakt door de gebreken van het prototype. Indien alle functies zouden werken waren veel mensen enthousiast

De knelpunten Onder naam van de Rabobank? Privacy en vertrouwen

Extra uitbreidingen Administratieve tools Groepen en profielen Werkblad Koppeling aan bankpas

Flexibel en geavanceerd. Dat is het idee. Vragen?