Seminar Congrescentrum ‘t Elzenveld, Antwerpen 18 juni 2004 Sessie C: Word-sjablonen Marene Kok Manager Opleidingen en Documentatie

Inleiding Met behulp van Word-sjablonen kunnen ADLIB gebruikers zelf op eenvoudige wijze een afdruk maken van voor hen relevante velden uit ADLIB records. Voorbehoud: De voorbeelden in deze dia’s gaan uit van ADLIB versie 5.0 of hoger; Uiteraard moet ook MS Word versie 97 of hoger geïnstalleerd zijn. 2

De Afdrukassistent Er zijn 3 methoden om af te drukken: Met de zgn. Print wizard. Met een MS Word sjabloon. Met een voorgedefinieerd uitvoerformat (een Adapl). 3

Hoe krijg ik het menu van de Afdrukassistent op mijn scherm (1)? Zoek een (aantal) record(s) Markeer degene die u wilt afdrukken: De knop voor de Afdrukassistent verschijnt in de knoppenbalk: 4

Hoe krijg ik het menu van de Afdrukassistent op mijn scherm (2)? Of via Bestand > Afdrukken. Of via de toetscombinatie Ctrl-P. Of vanuit het Pointerfile menu. 5

De mogelijkheden: 6

Templates Er wordt gezocht naar een template, ofwel naar een sjabloon. De extensie van een MS Word sjabloon is .dot 7

Word-sjablonen In een sjabloon is vastgelegd hoe de gegevens uit de ADLIB records gepresenteerd moeten worden. Het is altijd een .dot bestand, waarin de ADLIB veldnamen zijn aangeduid als <<veldnaam>> of <<tag>>. 8

Een nieuw sjabloon Start Microsoft Word, kies Bestand  Nieuw Selecteer Leeg en markeer de optie Sjabloon Typ veldnamen of tags op de gewenste plaats en bepaal kleur, font en grootte Sla bestand op als *.dot 9

Veldnamen of tags In een detailscherm wordt na de toetscombinatie Ctrl-R een overzicht van ingevulde velden met tags en veldnamen gegeven. 10

Herhaalde velden Standaard wordt alleen de eerste occurrence geëxporteerd tenzij: Achter de veldnaam wordt een occurrence nummer opgegeven <<auteur[2]>> De veldnamen staan in een tabel 11

Eén rij met veldnamen Om te voorkomen dat voor elk record de veldnamen herhaald zullen worden in een tabel moeten parameters worden opgegeven: <<StartRecordList>> (boven de regel met veldnamen) <<EndRecordList>> (onder de regel met veldnamen) 12

Afbeeldingen exporteren Net als bij andere velden is de veldnaam (of tag) voldoende <<reproductie.identifier_URL>> Makkelijker is uiteraard de tag <<B1>> 13

Besturingsparameters <<[PageBreak]>> Elk nieuw record wordt hiermee op een nieuwe pagina afgedrukt. <<[StartRecordList]>> en <<[EndRecordList]>> Via deze parameters kunt u met een tabel een recordlijst creëren. 14

Sjabloon aanpassen (methode 1) Kies in de Verkenner het juiste .dot bestand Klik met de rechter muisknop en kies Openen 15

Sjabloon aanpassen (methode 2) Start Microsoft Word, kies Bestand  Openen… Zoek het .dot bestand Klik op de knop 16

Voorbeelden Op de nu volgende dia’s zullen zes sjablonen worden toegelicht: Met behulp van een tabel Met “platte” tags in een lijst Met een plaatje in een frame Met een brief formaat Met een etiket formaat Met een ADAPL die een veld omdraait 17

Voorbeelden 1, 2 en 3 zijn op de normale afdrukmanier vanuit ADLIB te activeren: eerst records markeren. 4 wordt na het vinken van een ADLIB veld geactiveerd: er start “automatisch” een ADAPL. 5 en 6 moeten eerst gekoppeld worden aan een ADLIB bestand waarmee ze een Voorgedefinieerd uitvoerformat zijn geworden. 18

Sjabloon (voorbeeld 1) 19

Sjabloon (voorbeeld 1) Titel: <<lw>> <<ti>> ‘Titel en auteur.dot’ in detail: Titel: <<lw>> <<ti>> Auteur: <<au>> ISBN: <<ib>> Vindplaats: <<ey>>   20

Resultaat (voorbeeld 1) 21

Sjabloon (voorbeeld 2) 22

Sjabloon (voorbeeld 2) Om te voorkomen dat er per record een nieuwe tabel wordt gemaakt worden de parameters <<StartRecordList>> en <<EndRecordList>> opgenomen. De parameters worden nooit afgedrukt. 23

Resultaat (voorbeeld 2) 24

Sjabloon (voorbeeld 3) 25

Sjabloon (voorbeeld 3) Plaatjes afdrukken wás altijd een probleem: Als “platte” tags worden ze in een lijst ongelijk van grootte In een tabel worden alle occurrences afgedrukt Dé oplossing: een frame 26

Sjabloon (voorbeeld 3) 27

Sjabloon (voorbeeld 3) In het sjabloon wordt een tekstvak gecreëerd met daarin de tag van de URL naar de afbeelding. Dit tekstvak wordt geconverteerd naar een frame om de afbeelding te kunnen tonen. 28

Sjabloon (voorbeeld 3) Voor de precieze werkwijze zie www.adlibsoft.nl, Support, Veelgestelde vragen. Daarvandaan kunt u ook verschillende sjablonen voor het afdrukken van afbeeldingen downloaden.

Resultaat (voorbeeld 3) 30

Sjabloon (voorbeeld 4) 31

Sjabloon (voorbeeld 4) In dit geval gaat het om een Bruikleencontract waarin zowel platte tekst, een bedrijfslogo als ADLIB tags zijn opgenomen. Door de ADLIB tags op de juiste plek te positioneren en in het juiste font te kiezen kan het sjabloon in elke huisstijl worden gemaakt. 32

Activeren (voorbeeld 4) Dit sjabloon wordt gebruikt in combinatie met een zgn. after field ADAPL, dwz. dat het sjabloon pas wordt geactiveerd als de ADLIB gebruiker een vinkje in een bepaald veld op het invoerscherm in het record plaatst. 33

Activeren (voorbeeld 4) aanvinkvakje om sjabloon te activeren 34

Resultaat (voorbeeld 4) 35

Sjabloon (voorbeeld 5) 36

Sjabloon (voorbeeld 5) Bij normale aanroep wordt één etiket per pagina afgedrukt. ADLIB kán niet weten dat dit een afwijkend .dot bestand is. Daartoe moet etiket gekoppeld worden als Voorgedefinieerd uitvoerformat. 37

Koppelen in ADSETUP Kies in het hoofdmenu Datasets... Na een keuze, kies Uitvoerformats... Kies TOEVOEGEN en vul gegevens in bij: Sjabloon Titels... Belangrijk!!!! Vul bij Type sjabloon in plaats van ‘Normaal document’ Etiketten in. 38

Koppelen in ADLIB Designer Open de Application browser en kies de juiste map door op de + te klikken Open het bestand ADLIB Museum Standaard 2.1.2 door op de + te klikken (het adlib.pbk bestand) 39

Koppelen in ADLIB Designer Klik het gewenste bestand open en klik op de rechtermuisknop voor het toevoegen van een nieuw uitvoerformat. 40

Koppelen in ADLIB Designer Vul in het rechtervak relevante gegevens in en vergeet vooral Template type niet op Label in te stellen. 41

Resultaat in ADLIB (voorbeeld 5) 42

Resultaat van de afdruk (voorbeeld 5) 43

Sjabloon (voorbeeld 6) 44

Sjabloon (voorbeeld 6) Sjabloon is (afgezien van het font en lettertype) idem aan voorbeeld 1, maar wordt samen met een ADAPL gekoppeld aan een bestand ADAPL draait auteursnaam om: voornaam (tussenvoegsel) achternaam. Geen schrijfopdracht aan ADLIB Record blijft dus ongewijzigd! 45

Sjabloon (voorbeeld 6) ADAPL bestaat uit één regel code: au = name$(au) Compileer de ADAPL om de code voor ADLIB leesbaar te maken Koppel de gecompileerde ADAPL vervolgens sámen met het sjabloon als Uitvoerformat aan de desbetreffende dataset/database. 46

Sjabloon (voorbeeld 6) Voorwaarde: Omdat er een wijziging in de tag au plaatsvindt (zelfs al is dat tijdelijk) moet de gebruiker wel SCHRIJFRECHTEN hebben op dat veld. Er kan ook een tijdelijke tag worden aangemaakt voor dit specifieke doel. 47

Resultaat in ADLIB (voorbeeld 6) 48

Wanneer welk sjabloon? Als er veel sjablonen zijn is het een ware zoektocht naar de juiste. Koppeling aan de specifieke database biedt dan uitkomst. 49

Meer weten? Deze presentatie wordt in week 26 op onze website geplaatst: www.adlibsoft.nl Onder ‘Support’ en dan ‘Handleidingen’ wordt in de ‘ADLIB Gebruikersgids’ de werking en het maken van Word-sjablonen stap voor stap beschreven. 50

Vragen ??? ? 51