Het Overleg Selectiecriteria en informatiewaarde Seminar Holland van Gijzen 24 maart 2005 Leo Kerklaan Holland Consulting Group

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 2 Programma Situatieschets: noodzaak van selectie Situatieschets: noodzaak van selectie Opdracht 1: inventarisatie van concurrende bronnen Opdracht 1: inventarisatie van concurrende bronnen Model met selectiecriteria Model met selectiecriteria Opdracht 2: afwegingsmodel aanvullen Opdracht 2: afwegingsmodel aanvullen Gebruik van het afwegingsmodel Gebruik van het afwegingsmodel Opdracht 3: afwegingsmodel zelf gebruiken Opdracht 3: afwegingsmodel zelf gebruiken Discussie Discussie

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 3 Typering huidige situatie Eindgebruikers maken geen afweging. Eindgebruikers maken geen afweging. Veelal ‘sturen’ op emoties en traditie Veelal ‘sturen’ op emoties en traditie –Ik heb hem de NJ altijd gehad –Mijn vader had de Fruin ook al –Er is niets beters (Snijders in plaats van Stein of Hugenholtz) Geen LT beleid. Geen LT beleid. Onvoldoende kennis van en affiniteit met digitale bronnen Onvoldoende kennis van en affiniteit met digitale bronnen Kortom: de ratio is zoek Kortom: de ratio is zoek

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 4 Van aanbod naar vraagsturing Uitgevers zijn traditioneel ‘product focused’ Uitgevers zijn traditioneel ‘product focused’ Concurrentie tussen uitgevers: meer overlappende producten! Concurrentie tussen uitgevers: meer overlappende producten! Kantoren krijgen niet precies wat zij nodig hebben Kantoren krijgen niet precies wat zij nodig hebben Uitgevers zouden moeten overstappen op vraagsturing Uitgevers zouden moeten overstappen op vraagsturing Maar: de vraag wordt niet goed geformuleerd Maar: de vraag wordt niet goed geformuleerd

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 5 Succesvolle kantoren zijn strategy focused Hebben efficiënt proces; time is money Hebben efficiënt proces; time is money Medewerkers zijn gecommitteerd Medewerkers zijn gecommitteerd Behoefte wordt: juiste info op juiste tijd Behoefte wordt: juiste info op juiste tijd Gericht op: beste beslissingen en beste acties Gericht op: beste beslissingen en beste acties Bibliotheek speelt grote rol (bazen beseffen het niet altijd). Bibliotheek speelt grote rol (bazen beseffen het niet altijd).

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 6 Resultaat: een impasse Uitgevers komen met nieuwe producten Uitgevers komen met nieuwe producten Behoefte eindgebruikers niet in kaart Behoefte eindgebruikers niet in kaart Kantoren hebben geen collectiebeleid Kantoren hebben geen collectiebeleid Echter: wat is de basisdrager van de collectie Echter: wat is de basisdrager van de collectie –folio (boeken, tijdschriften)? –of (overstappen op) digitaal? Grote onduidelijkheid over de kostenconsequenties Grote onduidelijkheid over de kostenconsequenties

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 7 Opdracht 1: Inventariseer traditionele en concurrende nieuwe bronnen Vier groepjes zoeken ieder 3 combinaties met vergelijkbare informatiewaarde 1. Wettenuitgaven 2. Jurisprudentie 3. Tijdschriften 4. Attenderingsservices; meta-informatie Hang flap op met 3 x combinatie van a. de traditionele bron en b. gevonden realistische alternatieven

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 8 Hoe budget optimaliseren? Er zijn vier zaken die met elkaar een mooi evenwicht moeten vormen Recht doen aan emotionele keuzen Recht doen aan emotionele keuzen Informatiewaarde Informatiewaarde Kosten Kosten Praktische overwegingen Praktische overwegingen Meer doen met zelfde budget of zelfde doen met minder budget

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 9 Bibliotheek in 2015 Van bibliotheek naar mediatheek Van bibliotheek naar mediatheek Meer dan een grote boekenkast Meer dan een grote boekenkast Ruimte voor besluitvormings- en creatieve sessies Ruimte voor besluitvormings- en creatieve sessies De inrichting van de ruimte wordt belangrijk De inrichting van de ruimte wordt belangrijk Mogelijkheden voor professioneel groepswerk Mogelijkheden voor professioneel groepswerk

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 10 Kantoren op weg naar collectiebeleid Toename nieuw aanbod dwingt tot keuzen Toename nieuw aanbod dwingt tot keuzen Groei kantoren jaagt digitalisering aan Groei kantoren jaagt digitalisering aan Hoofdbibliotheek vs. steunbibliotheek Hoofdbibliotheek vs. steunbibliotheek Beperking van sectie-abonnementen Beperking van sectie-abonnementen Inscannen tbv intranet Inscannen tbv intranet Enz. Enz.

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 11 Vinden van de juiste balans Emotie Informatie- waarde Kosten Praktische overwegingen 1e balans: nut 2e balans: effect 3e balans:beleving

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 12 Ruimte voor emotie Mijn vader had hem al Mijn vader had hem al Je weet maar nooit wat je mist Je weet maar nooit wat je mist Ik wil alle boeken voor me hebben liggen Ik wil alle boeken voor me hebben liggen Maar hoever moet een kantoor gaan Maar hoever moet een kantoor gaan –Ik ben te lui om.. – Hoezo digitaal.. Enz. Enz.

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 13 Praktische overwegingen Is er een help desk of know how team? Is er een help desk of know how team? Zelf zoeken door gebruikers Zelf zoeken door gebruikers Gewenste kwaliteit van dienstverlening en service Gewenste kwaliteit van dienstverlening en service Continu informatie online beschikbaar Continu informatie online beschikbaar Zoekkwaliteit interface(s) Zoekkwaliteit interface(s) Niet zelf op internet zoeken Niet zelf op internet zoeken Niet zelf pdf en html bestanden aanleggen Niet zelf pdf en html bestanden aanleggen Enz. Enz.

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 14 Informatiewaarde Wetenschappelijk gehalte Wetenschappelijk gehalte Gezaghebbendheid / annotatoren Gezaghebbendheid / annotatoren Wordt bron geciteerd? Wordt bron geciteerd? Dubbeling met andere bron (concurrerend product) Dubbeling met andere bron (concurrerend product) Dubbeling met concurrerend medium (folio – non folio) Dubbeling met concurrerend medium (folio – non folio) Notenredactie Notenredactie Actualiteit (frequentie) Actualiteit (frequentie) Enz. Enz.

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 15 Kosten Vergelijk bronnen met zelfde info waarde 1. Initiële kosten: aanschaf 2. Intiële besparingen: geen dubbelingen 3. Repeterende kosten: abonnementen; licenties 4. Ownership: kosten van: invoegen, training, opslag, opzoeken en ontsluiting 5. Structurele kosten: ict-netwerk, infrastructuur en portalkosten

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 16 Opdracht 2: Ontwikkelen criteria voor afweging Vier groepjes omschrijven ieder zo precies mogelijk de criteria voor één weegschaal Weegschalen van balansmodel 1. Emoties 2. Praktische overwegingen 3. Informatiewaarde 4. Kosten Hang flap met geformuleerde criteria op

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 17 Opdracht 3: Afwegingsmodel zelf gebruiken 1. Vorm groepjes van max. 4 personen voor een vanochtend gevonden combinatie 2. Vul samen het balansmodel in en bepaal naar welke kant de balansen doorslaan 3. Hang flap met balansen op

Holland Consulting Group Leo Kerklaan 18 Servicegraad Bibliotheek moet kwalitatief hoge servicegraad te bereiken. Dit kan alleen met gemotiveerde en servicegerichte medewerkers. Gerichte opdrachten: Een belangrijke basis voor optimale informatiewaarde is de gerichtheid van de aanvragen. Daarnaast streven we ook naar een verhoging van het aantal aanvragen. Optimale informatiewaarde: Door de focus op attractieve users en rendabele bronnen enerzijds en operational excellence anderzijds wordt gekoerst op de informatiewaarde. Dit draagt bij de continuïteit van de organisatie. Optimale logistiek: Benaderen van gebruikers: mulit-user, juiste concurrent use, managen licenties, printfaciliteiten. Beheer vanbroninformatie: invoegen, onderhoud Kwaliteit van ICT- ondersteuning: De logistiek en de ICT moet de drager zijn van het hoge service level. Deze aspecten dienen zodanig ingericht worden dat snelle zoektijden mogelijk worden. Plus weinig storingen. Professioneel gedrag De strategische pijlers (Operational excellence, right first time en value driven) drijven op het professionele gedrag van bibliotheekmedewerkers. Operational Excellence Synergie Door meer interne synergie ontstaan mogelijkheden om gebruikers beter te bedienen en het ‘right first time’ concept effectiever toe te passen. Partners: De medewerkers van de bibliotheek zullen moeten uitstralen dat zij een partner van de user zijn. Dit door serviceverlening aan te passen aan de wensen, mee te denken (PRO-ACTIEF GEDRAG). Value Driven Differentiatie: Bibliotheek heeft verschillende oplossingen voor uiteenlopende usergroepen Focus op rendabele bronnen: Er zal een focus komen te liggen op de meest rendabele bronnen, rekening houdend met ‘right first time’ en snelheid Focus op actieve users: Bibliotheek moet zich richten op actieve gebruikers. Hier ligt voor hen de focus. Een actieve user merkt dat hij beter presteert door de verstrekte info/service en is bereid zijn info behoefte steeds beter te specificeren User loyalty: Actieve users belonen we: meer snelheid, en actualiteit. De loyaliteit zal daardoor nog verbeteren, waardoor langdurige relaties worden gestimuleerd. Right first time Bronselectie: Door meteen de juiste bron te raadplegen onderscheidt bibliotheek zich van de amateur. Dit biedt voordeel van zoektijdverkorting. Het verplicht ook tot beoordeling van: Kwaliteit Citaties Betrouwbaarheid Meerwaarde (uitgever) Onderhoudsinspanningen Langdurigegebruikers-relaties Resultaten Competente Medewerkers Biblitotheek Design en copyright: mr. L.A.F.M.Kerklaan HollandConsultingGroup