Integraal informatiemanagement

De ambities van de organisatie…

Agenda Do we have a problem? Wat is een DSP? Wat is integraal informatiemanagement? DSP, Aorta en Protos

Het verleden

De toekomst

Nu: tussen verleden en toekomst

Gewenste situatie: alle te beheren informatie wordt beheerd 1960: Goeie ouwe tijd Te beheren informatie Beheerde informatie

Gewenste situatie: alle te beheren informatie wordt beheerd 1960: Goeie ouwe tijd 1970: Kopieermachine 1980: PC 1990: Client Server 2000: E-mail Te beheren informatie Beheerde informatie

Van 1 informatiesysteem naar…500

Do we have a problem? “Officier zet gevoelige informatie bij grofvuil” Een onvoorzichtige officier van justitie, Mr. Tonino, zette zijn computer vol geheime gegevens langs de straat. Een taxichauffeur pikte de computer op van straat en ging ermee naar misdaadverslaggever Peter R. de Vries. De Vries zegt dat de computer honderden pagina's informatie bevat die niet bij derden behoren te komen. Zo zou het onder meer gaan om informatie over de vermoorde zakenman Willem Endstra. Naast zakelijke informatie zouden ook liefdesbrieven van de officier en belastingsinformatie op de computer staan. Bron: Nieuws.nl, 7 oktober 2004 “Archief Haarlem per abuis in versnipperaar ” Bij de verhuizing van het bureau Burgerzaken in Haarlem is eerder deze maand een deel van het eigen archief per abuis in de papierversnipperaar verdwenen. De meeste gegevens van het zogeheten woonkaartenregister zijn verloren gegaan. Het gaat om het woonkaartenregister over de jaren 1954 tot 1994. In het register werd per woonadres bijgehouden wie er welke periode woonde. Het register loopt tot 1994 omdat het archief daarna is geautomatiseerd. De gemeente betreurt de vernietiging van de informatie en onderzoekt of deze nog voor een deel kan worden achterhaald. De nu verloren gegevens mochten overigens om privacyredenen pas over 75 jaar openbaar worden. Bron: De Telegraaf, 22 augustus 2002 “Van niets rondkomen, omdat men zijn dossier kwijt is” Pastor Cor Ofman (52) is iemand die op rechtvaardigheid hamert. Als het Rijk het laat afweten, dan moet de diaconie inspringen, vindt Ofman. Bijvoorbeeld als iemand van niets moet rondkomen omdat men zijn dossier kwijt is. Ik kan me daar zo boos over maken! Bron: Mugweb.nl, maart 2004

Gewenste situatie: alle te beheren informatie wordt beheerd

Wat is een DSP nu precies? processen informatie Applicaties en archieflocaties metadata

Wat is een model-DSP? GENERIEK SPECIFIEK processen informatie Applicaties en archieflocaties metadata GENERIEK SPECIFIEK

spv-<zaaknummer>

Wat kun je met een DSP? Inrichten van een Informatiesysteem (DMS) Grip op digitale duurzaamheid Procesgebaseerd softwarepark beheer Vormgeven aan integraal informatiemanagement … Documentstroomautomatisering

Hoe werkt dit in de praktijk? Zaak- specifiek Verzender Datum Werkproces Documenttype Trefwoord Proces- specifiek Taakveld Bewaartermijn In/uitgaand In dossier? …

Scheiding der machten GENERIEK Model-DSP Informatiebeleid SPECIFIEK DMS/RMA Informatie systeem x systeem y systeem … Informatiebeleid Uitvoering