Derde les: WORD (deel 1)

Tips Gebruik de on-line help Lees een boek over Word Je hoeft niet alle details te kennen je moet wel weten waar je de informatie eventueel kan terugvinden de begrippen en technieken die je moet kennen en kunnen worden hierna opgesomd (deze worden niet allemaal in de oefeningen behandeld) Voor de meeste oplossingen zal je modeloplossingen in .doc formaat terugvinden; open die pas nadat je geprobeerd hebt de oefening zo goed mogelijk op te lossen

Begrippen Tekstopmaak, alineaopmaak en sectieopmaak verschil tussen deze volgorde waarin ze worden toegepast waar wordt opmaak van alinea’s en secties bijgehouden Verschil tussen manuele opmaak en gebruik van een stijl Opdeling in bladzijden, alinea’s, secties De pagina-layout, de precieze betekenis van marges en kolommen en de interactie met secties Tekenlaag en tekstlaag Manieren om een document te bekijken en editeren: document views, zoom, split windows, … Velden (fields), bladwijzers (bookmarks), referenties

Technieken… Aanpassen/creëren van Stijl van letters (lettertypes, afmetingen, spatiëring, superscripts, smallcaps, …) Stijl van paragrafen: uitlijningen, uitvulling, lijnafbreking, inspringing, spatiëring (en de precieze betekenis ervan) Tabs en tabstops Opsommingen en lijsten met nummers en bullets Pagina en alinea-afbrekingen en de controle erover Voetnoten Afdrukken van documenten Opties en autocorrect instellingen Undo en redo

… Technieken Efficiënt en snel navigeren door en selecteren in documenten: shortcuts, document map, bookmarks, object browser, zoeken (eenvoudig en met jokers) en vervangen … Afbreken van woorden, soft and hard hyphens … Spelling- en grammaticacontrole Aanpassingen markeren en notities toevoegen; hoe dit alles optimaal gebruiken Marges instellen

Oefening 1 Open het bestand purchasingacomputer.txt. Maak het bestand op zodat het eruit ziet zoals in purchasingacomputer_res1.pdf broodtekst: times new roman 12pt; titels: Times New Roman 24, Arial 16 en Times New Roman 12 pt) tekstbreedte is 15.24 cm; papier=letter correcte splitsing van woorden uitgevuld Op te lossen problemen hoe pas je de marges aan? hoe maak je de uitvulling correct met zo weinig mogelijk werk? (tip: denk na en gebruik zoek en vervang) de tekst bevat een aantal spellingsfouten de afbreking van de woorden is niet correct Tip: de finale detailafwerking doe je best via “trial-and-error”

Opmerkingen 1 Let op: alinea’s reconstrueren: in het .txt document wordt elke regel beëindigd door een ¶-teken; alinea’s worden gevolgd door twee dergelijke tekens; het komt er dus op aan ¶-tekens te vervangen door spaties, maar enkel als ze alleen optreden dubbele spaties moeten weg (met zoek en vervang) foutieve splitsingen: zoek op “-” “you’re children” (niet gevonden door spellingscontrole) Opmerking en vragen onderzoek jouw resultaat en de voorbeeldoplossing purchasingacomputer_res1.doc met het “what’s this” commando wat is een “optional hyphen”, en een “non-breaking hyphen”?

Oefening 2a Navigatie: open ita.doc Met welke toetsen kan je naar het volgend woord, het eind van de regel, de volgende paragraaf, de volgende pagina, de volgende sectie, het eind van het document (en idem voor “vorige” en “begin”)? Hoe spring je van titel naar titel, van tabel naar tabel, van voetnoot naar voetnoot? Hoe spring je van het ene naar het andere woord “visualisatie”? Zoek ook een methode waarbij de “zoek en vervang” dialoog niet op het scherm komt Gebruik een bladwijzer (bookmark) om een paragraaf te markeren en verwijs ernaar in het begin van het document {REF…}

Oefening 2b Nog steeds met ita.doc tracht een overzicht te krijgen van de structuur van dit document door het op verschillende manieren te bekijken en door de navigatiefuncties te gebruiken Welke voetnoten bevat het document? Hoe kan je ze lezen Hoeveel secties bevat dit document? (Tip: gebruik de navigatiefuncties en tel) Hoeveel paragrafen bevat dit document ongeveer? Er bestaan (minstens) twee manieren om deze vraag te beantwoorden. Ze geven niet het zelfde resultaat! Waaraan zou het verschil kunnen liggen?

Oefening 3 Editering: nog steeds met ita.doc Kopieer de paragraaf “Task 2.3: Surface fitting of scattered image data (Partner VUB)” naar een leeg document; zoek de gemakkelijkste methode; let erop dat de opmaak behouden blijft! Tips: gebruik de navigatiefuncties en zoek hoe het vakje “EXT” in de balk onderaan het Word-venster werkt Wat doen “F8” en “Shift-F5”?; Experimenteer ermee in paragraaf 2.4.2 vind je heel wat referenties. Kopieer de eerste twee referenties (in één keer) naar het einde van paragraaf 2.4.1. Hoe blijft de opmaak behouden? Zet een aantal paragrafen in een andere volgorde, weer zodanig dat de opmaak behouden blijft

Oefening 4 Zoeken en vervangen: nog steeds met Ita.doc Zoek alle plaatsen in de tekst waar het woord “esat” (in hoofd- of kleine letters) vetgedrukt voorkomt in de tekst en verander de kleur telkens automatisch naar rood Doe dit alles met één commando Zet nu alle woorden “visualisatie” (al dan niet vetgedrukt) in het rood; let er op dat eventuele hoofdletters bewaard blijven Zoek nu alle plaatsen waar het woord “meer” voorkomt; let hierbij op dat woorden zoals “vermeerderd”, “meerdere”, … niet optreden tip: gebruik jokers (wildcards) Hoe vind je het gemakkelijkst alle optredens van “multimedia”, “multi media” en “multi-media” met jokers?

Oefening 5 Wijzigingen bijhouden: nog steeds met ita.doc. Stel de documentopties zo in dat wijzigingen worden bijgehouden, maar dat ze niet worden getoond Verander op diverse plaatsen tekst en opmaak; breng telkens een notitie aan die het waarom van de wijziging verklaart Laat Word nu de wijzigingen tonen; navigeer van de ene naar de andere wijziging Gebruik “accept/reject changes” om een aantal veranderingen te aanvaarden en om andere te verbergen

Oefening 6 Pas de tekst purchasingacomputer_res1.doc die je eerder creëerde aan zodat hij eruit ziet als in purchasingacomputer_paragraph_result.pdf vanaf “home and office” springt de tekst 1cm in (en de eerste lijn van elke alinea 1.5cm); de subparagraaf “home and office” heeft dubbele interlinie de verticale ruimte voor “hardware issues” moet zo klein mogelijk worden Opmerkingen: extra ruimte tussen twee alinea’s creëer je best niet door een extra ¶ toe te voegen. Waarom? Lees (later) de tekst op p. 276 over de betekenis en het gebruik van de verschillende soorten interlinie (“at least”, “exact”, …)

Oefening 7 Open FerretTermPaper.doc Dit document bevat weeskinderen en hoerejongen een titel die onderaan een blad staat een korte paragraaf die over twee bladzijden gespreid is Los dit op een professionele manier op d.w.z. met een oplossing die goed blijft als men vooraan in het document tekst zou toevoegen (voeg dus zeker geen lege paragrafen, pagina-afbrekingen of extra spatiëring toe!) Het resultaat ziet eruit als FerretTermPaper_res1.pdf Controleer dat de problemen niet opnieuw optreden als je vooraan tekst toevoegt of verwijdert (voeg b.v. 1 regel tekst met een keer toe) Stel dat je wil dat de paragraaf “Nail care” steeds op een nieuw blad begint. Hoe doe je dat?

Oefening 8 Stap1 Pas het document verder aan zodat boven en onder elke titel 6pt ruimte wordt gelaten (hoe doe je dit het snelst?) het document wordt uitgevuld woorden worden gesplitst indien nodig Het resultaat zou er moeten uitzien als FerretTermPaper_res2.pdf Stap 2 Professioneel werk zet nu alle titels in de “heading 1” stijl; zorg ervoor dat hierbij het resulterend document er exact hetzelfde uitziet in de document map zou je nu de structuur van het document moeten terugviden Het resultaat zou er nog altijd moeten uitzien als FerretTermPaper_res2.pdf

Oefening 9 Creëer een leeg document Zorg ervoor dat Word de afkorting UG consequent vervangt door RUG, van zodra je het woord ergens intikt het letterwoord “LaTeX” moet niet vervangen worden maar moet automatisch in een “Lucida Console 20pt” verschijnen als je het intikt

Oefening 10 Maak een tekening (b.v. in powerpoint), waarop de betekenis van de marges in Word duidelijk wordt weergegeven Duid ook de kolombreedtes aan in het geval van 1 en 2 kolommen Schrijf eenvoudige betrekkingen neer die de verbanden aangeven tussen de verschillende grootheden in de trant van de (niet altijd correcte) formule “marges + tekstbreedte=breedte van het blad”

Oefening 11 Open ita.doc Op verschillende plaatsen in de tekst komen paragrafen met “References” voor; zorg dat elk van deze paragrafen op een aparte bladzijde verschijnt in landschapsformaat begin met paragraaf 2.1.2 de andere paragrafen doe je niet op dezelfde manier maar door “section breaks” te kopiëren

Oefening 12 Pas de tekst Introduction to Word Processing.doc aan zodat hij er uit ziet zoals in Introduction to Word Processing 2columns.pdf tekst uitgevuld, Garamond 11pt en gesplitst eerste deel in één kolom (9 cm breed, centraal), vervolgens een stuk in twee kolommen (7cm breed) en dan weer een stuk in één kolom (14cm, links) Pas de hoofdingen aan; doe dit op een manier de gegevens hieronder slechts één maal aan te brengen bovenaan: datum, titel en paginanummer (startend bij 17) onderaan: “created by xxx”, met xxx de automatisch ingevulde naam van de auteur Verander in de “properties” instellingen de naam van de auteur en controleer dat die ook in de tekst verandert

Oefening 13 Maak een brief aan die er uit ziet zoals contemporaryletter.pdf Vertrek van één van de templates (niet de “letter wizard”!) Stel vervolgens de Nederlandse taal in Gebruik tenslotte de brief om indien nodig de layout aan te passen en eventueel de “vaste elementen” in te stellen Tik tenslotte de tekst in Waarom stel je eerst de taal in en niet na het gebruik van de wizard? Waar zit de wereldbol? Hoe kan je hem verplaatsen?

Oefening 14 Vertrek van de originele Introduction to Word Processing.doc en maak een document dat eruit ziet als Introduction to Word Processing_res1.pdf het beeld vind je terug als baby1.jpg Let er op dat de afmetingen min of meer correct zijn Wat gebeurt er met de beelden als je tekst toevoegt in het begin van het document? Hoe zorg je ervoor dat de lelijke lijn, die dient om de tekstmarge te krommen verdwijnt? Bekijk het document in “web page preview” mode Tracht vervolgens ook een vingertje te zetten zoals in Introduction to Word Processing_res2.pdf

Oefening 15 Maak m.b.v. de tekst uit FerretTermPaper een document dat eruit ziet zoals FerretTermPaper_res3.pdf broodtekst: Arial 10pt titels: Arial 14 pt gebruik hier geen kolomafbrekingen Gebruik tabellen om de tekst op de eerste bladzijde te zetten Gebruik gekoppelde tekstbakken (linked text boxes) om de tekst op de tweede bladzijde te zetten Wat gebeurt er in beide gevallen als je ergens tekst tussenvoegt? Alternatieve oplossing: tracht een gelijkaardig resultaat te verkrijgen met kolom- en sectieafbrekingen en indenteringen