VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 16 november 2011

Page 2 Slide 2 VAC-Brugge Stuurgroep:  Agenda: Globale planning: overzicht + update Bijkomende Afspraken Dossiers Fase 2: status en planning Resultaten werkgroepen Varia

Page 3 Slide 3 Globale Planning – initieel:  Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011  Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding”  Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten”:  nov.-dec  Gebruikers, meubilair, archief  Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing”  ICT, Meubilair, rolarchief.  Planning: okt. 2011

Page 4 Slide 4 Globale Planning – Update:  Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 <= 07/10 <= 27/10/2011 <= 28/10/2011 (ca. 20h30) Bijkomende Afspraken: [28/10/2011 – 13/12/2011]  Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding”  Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten”:  19-dec-2011 – 13-feb-2012 (planning bevestigd)  Gebruikers, meubilair, archief  Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing”:  Meubilair  Facilities  Technieken / ICT

Page 5 Slide 5 Bijkomende Afspraken (1/2):  Verlichting  Wat: alle ndz. maatregelen om aan vereisten te voldoen (o.a. inregeling)  Timing: klaar tegen 09-dec-2011  SWW – Sanitair Warm Water productie  Wat: Vervangen productie-eenheid & circulatiepomp, legionella-attest  Timing: klaar tegen 09-dec-2011  GBS – Gebouwbeheersysteem  Wat: alle besteksmatige functies operationeel in GBS  Timing: klaar tegen 09-dec-2011  CZ – Computerzaal  Wat: alle technieken koppelen op GBS, verlichting, end-2-end testing  Timing: klaar tegen 18-nov-2011  Herkeuring gasblusinstallatie: klaar tegen 09-dec-2011

Page 6 Slide 6 Bijkomende Afspraken (2/2):  Fysieke beveiliging  Wat: Controle en evt. aanpassing alle aspecten van de binnenperimeter.  Timing: klaar tegen 24-nov-2011  Test door aFM: 28-nov-2011  Algemene restacties  Wat: lijst van opmerkingen bij voorlopige aanvaarding (algemeen)  Timing: Klaar tegen 13-dec-2011

Page 7 Slide 7 Dossiers Fase 2, status en planning:  Inhuizing van de Klanten:  Timing: 19-dec-2011 – 13-feb-2012 (planning bevestigd)  Gebruikers, meubilair, archief  Levering dozen e.d. bevestigd  Meubilair:  Kasten  Timing: 24-okt-2011 – 16-dec-2011 (planning bevestigd)  Tafels & bureaus  Timing: 14-nov-2011 – 16-dec-2011 (planning bevestigd)  Stoelen  Timing: 14-nov-2011 – 03-feb-2012 (steeds vooraf aan inhuizing – planning bevestigd)  Modulaire kastenwanden en lockers (gebruikers)  Timing: 12-dec-2011 – 03-feb-2012 (planning nog te bevestigen)

Page 8 Slide 8 Dossiers Fase 2, status en planning:  Meubilair:  Rolarchief  UDN-RvS: arrest RvS positief voor aFM (2 op 2 !)  Opstart v.h. dossier wordt gepland  Timing: loopt door tijdens verhuis  Trolleys  Dossier vertraagd, raamcontract afsluiten  VAC-Brugge: afzonderlijk dossier om sneller te kunnen gaan  Doel: leverancier gekend tegen eind 2011  Algemeen zitmeubilair  Dossier vertraagd – nazicht offertes loopt (proefopstellingen)  Timing: Q  Vast restaurant meubilair  Dossier vertraagd – opgevangen d.m.v. extra stuk-meubilair  Timing: Q1-2012

Page 9 Slide 9 Dossiers Fase 2, status en planning:  Facilities:  Signalisatie  Globale klantbehoeften: volledig  Timing: start op 21-nov-2011 – 19-dec-2011  Warmedrankautomaten  Dossier vertraagd  Geen inschrijvingen op raamcontract  Toestemming IF voor onderhandelingsprocedure wordt gevraagd  Tijdelijke oplossing voor koffie en thee in kitchenettes beschikbaar  Warme maaltijden VAC-Brugge  Sectoraal akkoord: nagaan samenwerkingsovereenkomst met Fedorest  Timing: half 2012

Page 10 Slide 10 Dossiers Fase 2, status en planning:  Technieken-ICT:  Basisdossiers elektriciteit en bekabeling (CZ)  Timing: op schema voor verhuis  Bijkomende bekabeling t.b.v. de klanten  Wordt opgestart  Timing: loopt door tijdens verhuis  Telefonie  Timing: op schema voor verhuis  WAN (Vlaamse Fiber)  Timing: op schema voor verhuis  Operationeel tegen: 01-dec-2011 (op één fysiek been!)  LAN-GID  Timing: operationeel tegen 05-dec-2011  WLAN  Dossier vertraagd

Page 11 Slide 11 VAC-Brugge Stuurgroep – Varia:  Volgende Stuurgroepvergadering: do. 15-dec-2011, NM.

Page 12 Slide 12 Toelichting Koffie-automaten  Koffie-automaten zullen bij opstart NIET aanwezig zijn  Tussentijdse oplossing:  Koffietassen in de kitchenettes  Iedereen zorgt voor eigen afwas van tassen – afwasmachines  Twee thermoskannen per kitchenettes:  ‘s Morgens kunnen thermoskannen afgehaald worden in de resto  Indien leeg overdag – in de resto kan gratis hervuld worden  ‘s Avonds thermoskannen terug brengen naar resto  aFM zorgt voor spoelen van de thermoskannen, bijvullen van melk, suiker, roerstaafjes, thee, afwastabletten

Page 13 Slide 13 Parking VAC Brugge  Algemeen:  Vooraf moet men geregistreerd zijn als parkinggebruiker.  Hiervoor moet de personeelsbadge door ons ingelezen worden en krijg je daarna een parkeerkaart.  Om op de eerste dag van de parking gebruik te kunnen maken moet je vooraf aan je inhuizing langskomen in VAC.  Onthaalmedewerker kan parkeerkaarten aanmaken.  vooraf zullen we de uren waarop dit kan laten weten / kan ook tijdens de bezoekdag.