Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis 16 maart 2010, Woerden

Agenda Denkkader voor documentbeheer De rol van het DSP Toepasbaarheid bij ROC’s

Archiveren is meer dan documenten bewaren Uitdagingen Archiveren is meer dan documenten bewaren Trends Informatie wordt een steeds belangrijker bedrijfsasset Groeiende maatschappelijke verantwoording geeft grotere druk op informatievoorziening De uitdaging De kloof tussen analoge en digitale documentvoorziening dichten met gewaarborgde continuïteit en een juiste balans tussen kosten en baten

Stappen in plaats- en tijdonafhankelijk werken § Digitaal archief Digitaal dossier Digitale routering ( workflow ) Digitale flow Alleen digitale opslag Scannen vooral aan eind proces Papierarm werken Scannen aan het begin van proces Digitaal ‘geboren’ documenten Ordening Inhoudelijk beheer Basis Ketenintegratie Kennismgt . Portals ………. Digitaal werken Niveau C Niveau D DIV - Ambitietrapmodel E Niveau B Niveau A

Vier in balans document beheer visie op document management kennis en vaardigheden document beheer programmatuur / content draagvlak

De document levenscyclus: Het document wordt een record SharePoint BCT Decos Circle TRIM Het record is geboren! Beheer Auteur Beheer Organisatie Document Creatie Wettelijke regels Regelgeving Overeenkomst Business Rules Autorisatie Activiteit Actieve Distributie & Gebruik Definitief, Classificeren volgens DSP Teopassen retentie afspraken Opslaan/Overbrengen Opslag & Beheer Archivistische/ Historische waarde Samenwerking Metadata Workflow gestuurd of Retentie Vernietiging Tijd creatie beheer/gebruik digitaal digitaal/fysiek

Document Services fasenplan 1. Strategie 2. Tactiek 3. Implementatie 4. Operatie Visiedocument, Business Case, Verandermanagement (Mens, Proces, Technologie) Strategie op informatie-, documents- en records management. Bepalen van de positie over 5 tot 10 jaar 1 Document Structuur Plan Procesmodellering, PID Tactische richtlijnen over de manier waarop invulling wordt gegeven aan de strategie. 2 Systematieken,iteratieve onwikkeling, Prince II proj. mgt. Implementatie dienstverlening nadat middelen en inrichting zijn bepaald. Systemen en procedures kunnen los van elkaar worden geimplementeerd. 3 Diensten, SLA, KPI’s 4 Operationele invulling van activiteiten met betrekking tot de executie van de middelen en diensten voor de uitvoering.

Document Structuur Plan Drijfveren voor een DSP: Voldoen aan wet- en regelgeving Het waarborgen van kennis en kwaliteit; Het waarborgen van continuïteit; Het optimaliseren van de logistiek en transport; Het waarborgen van de rappelfunctie; Het realiseren van een kosten reductie; Het centraliseren van het archief.

Documentair Structuur Plan Degelijke strategie   fysiek archief  Archief Protocol/ Documentair Structuur Plan digitaal archief

Inhoud DSP ordeningsplannen opstellen vernietigingslijsten opstellen gestructureerde opslag

Vraagstukken waarin documentbeheer ondersteunend kan zijn Deelnemersdossiers Personeelsdossiers Bekostigingsdossiers Subsidieaanvragen Postafhandeling Doeltreffende archivering ….. Vaak een combinatie van: Dossiervorming Afhandelen van een proces Gerelateerd aan een primair systeem

Basisactiviteiten Bepaal een ambitie (workshop) en stel een stappenplan op Maak een DSP-op-maat Faciliteer eenvoudige en doeltreffende digitaliseringsmogelijkheden Hybride archivering blijft veelal gewenst; maak afspraken Processen vormen de basis; plaats functie boven techniek

VRAGEN

Bij vragen kunt u contact opnemen met: Joost van Bommel joost.vanbommel@oce.com Hans Hakkens hans.hakkens@oce.com Océ-Nederland BV Brabantlaan 2 ‘s-Hertogenbosch T 073 – 6 815 313