Efficiënter omgaan met Mark Goovaerts KdG – 6 mei 2010

Probleem Wereldwijd toenemend e-mailverkeer

Probleem KdG: Aantal nieuwe berichten per dag

Probleem Belastend?

Probleem Verslavend?

Probleem Spammend?

E-mail tips 10 tips voor een efficiëntere e-mailcultuur!

1. Geen slaaf Word geen slaaf van je mailbox verwerk je mail op vaste tijdstippen geen geluidjes geen pop-ups

Geluidjes af:

2. Inbox

2. Inbox leeg Maak je inbox liefst volledig leeg! Inbox ≠ todolijst 3 D’s Deleten of archiveren Delegeren Doen

Mappen maken onder de inbox:

Prullenmand leeg maken:

3. Minder mail Probeer ongewenste e-mail te vermijden. Nieuwsbrieven  vermijden  of onmiddellijk archiveren Durf te reageren! Geachte, Ik ben niet geïnteresseerd in uw nieuwsbrief. gelieve mij te willen schrappen van uw mailinglist. Vriendelijke groeten, …

3. Minder mail Probeer ongewenste e-mail te vermijden. Nieuwsbrieven  vermijden  of onmiddellijk archiveren Durf te reageren! Beste collega, Ik weet niet waarom u mij bij dit bericht in CC hebt gezet. Kunt u mij kort uitleggen wat u van mij verwacht? Vriendelijke groeten, …

3. Minder mail Probeer ongewenste e-mail te vermijden. Nieuwsbrieven  vermijden  of onmiddellijk archiveren Durf te reageren! Beste student, Ik wil dit bericht graag beantwoorden als het verstuurd wordt vanuit je KdG e-mailadres. Vriendelijke groeten, …

4. Niet spammen E-mail alleen als het moet en naar wie het nodig heeft. nooit: reply to all leesbevestiging hoge prioriteit liever vermijden: CC, BCC opgelet met: forward

5. Onderwerp Kies zorgvuldig een goede onderwerpregel. onderwerpregel = kern van de boodschap (cfr. krantenkop) oogopslag  wordt ALTIJD gelezen voorbeelden: NIET WEL “vraagje” “Hoe gebruik je frames in html?” “uitnodiging” “Katrien wordt 40; feestje op 22 mei” “dringend” “Jos verloor zijn autosleutels”

6. Inhoud 1 Hou het vriendelijk, concreet en kort (KISS) onderwerp per e-mailbericht frisse groet HOOFDLETTERS = SCHREEUWEN powermail  “onderwerp – eom” 1 “Stuur mij de steekkaart OOPROG eens door aub – eom” “Hoera! Fred is vader geworden; zie tamtam– eom” “Leuke oefening toegevoegd op BB onder extra – eom”

7. Structuur De structuur van een e-mailbericht is anders dan een brief. niet: inleiding – midden – slot onmiddellijk to the point! Korte zinnen gebruik veel: alinea’s, witregels, interpunctie bullets, nummering

niet goed:

beter:

8. Zuinig met bijlagen Probeer bijlagen te vermijden of te beperken. verzwaart het mailverkeer beperkte KdG-mailbox liever een link vanuit het bericht de bijlage verantwoorden en toelichten

9. Agenda gebruiken Maak gebruik van e-timemanagement in Outlook. Verstuur een afspraak i.p.v een bericht accepteren of weigeren Gebruik het digitale agenda

afspraak versturen:

afspraak ontvangen:

10. Publiceerbaar? Denk na voor je op de verzendknop klikt! Vermijd emo-mail Wat als het morgen in de krant staat? Voorzichtig met humor en ironie Gebruik CC niet als paraplu Geen hoaxes, kettingmails, bedelmails Murphy en Big Brother lezen altijd mee!

KdG-cultuur anders? Beperken tot essentie, enkel mail naar mensen die het aanbelangt Meer via agenda (depdag, lesuren, afspraken, …) Minder cc Te kleine mailbox Geen pop3, imap-ondersteuning Sneller antwoorden op mail (< 3d) Wie mailen voor welk probleem? Liever mail dan BB Meer aandacht voor face-to-face communicatie Vaak beter telefoneren Mailverbod tijdens de vakantie Integratie lesroosters in agenda