Documents@Stad: Digitaal naar de toekomst! Stadsarchief Antwerpen Praktijkvoorbeeld Klasseren met Office 1

Aandachtspunten Inleiding Klassement opbouwen E-mails klasseren project ‘optimaal digitaal Klassement opbouwen E-mails klasseren 2

Doelstellingen Centraal klassement, uniform archief, digitaal dossierbeheer Opruimen archieven Digitaliseren Scanning-on-demand 3

Klassement opbouwen

? waar zijn mijn digitale documenten ? Onze aanpak ? waar zijn mijn digitale documenten ? 5

Wat is een centraal klassement? centrale en eenmalige opslag delen van informatie papier en digitaal Structuur volgens processen Voordelen Aandachtspunten 6

Hoe het niet moet… Te diepe structuur Onduidelijke mapnamen namen van personeelsleden of afdelingen afkortingen overlappende mapnamen allerlei, varia, rest, andere,… Documenten naast mappen op hoogste niveaus Mappen met maar één document 7

Mappen op persoonsnaam 8

Onduidelijke afkortingen 9

Hoe het wel moet… Vlakke, logische structuur Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen Procesgerelateerd ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’ Geen herhaling Beperkt aantal tekens 10

(Mapnamen) Duidelijk en betekenisvol Kort Beperkt aantal tekens Procesgerelateerd ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’, ‘varia’ Kort Beperk de naam tot max. 61 tekens Vermijd herhaling Beperkt aantal tekens Gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , . 11

(Procesgerelateerd) 12

(‘Algemeen’ vs. ‘Allerlei’) VERMIJDEN Allerlei & Varia Afkortingen Persoonsnamen Personeelsmanagement? Neen! Procesmodellering 13

(Vermijd herhaling) 14

Centrale klassementen Structuur Stadsbreed (in ontwikkeling) 01_bedrijfseenheid 01_00_algemeen 01_01_ondersteunende_taken 01_02_primaire_taken 01_03_projecten Voordelen uniformiteit in de administratie betere informatie-uitwisseling Eénmalige opslag en plaatswinst 15

Rubriceren Voordelen: Logische, vaste structuur Eenvoudige referentie/verwijzing Stabiele numerieke code vs. trendgevoelige namen Duidelijke link tss. papier en digitaal 16

Rubriceren: werkwijze Onderscheid overkoepelende, ondersteunende en primaire taken Groepeer taken die bijeenhoren Geef tot minimum het derde niveau een code Herneem tot op het derde niveau de code van hoger liggende niveaus 17

Klassement opbouwen … stap voor stap Stap 1: identificeer taken en reeksen Welke taken voeren jullie uit? Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen Hulpmiddel: procesmodellering Welke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? Documenten en dossiers Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP) Stap 2: koppel de reeksen aan de taken Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit Stap 4: overleg Procesverantwoordelijke, andere informatiebeheerders en Stadsarchief 18

Klassement uitrollen

Klassement uitrollen … stap voor stap Stap 1: Vervang de actuele mappenstructuur Stap 2: Stem het papieren klassement af Stap 3: Ken lees- en schrijfrechten toe aan gebruikers Stap 4: Communiceer naar gebruikers Stap 5: Test en evalueer Stap 6: Geef de wijzigingen door aan het Stadsarchief voor aanpassing van het informatiebeheersplan 20

Overeenstemming papier en digitaal Streefdoel: uniform beheer van klassement voor dossiers op eenzelfde drager ook voor hybride dossiers (bestaan uit papieren en digitale stukken) Werkwijze: rubriceren 21

Papieren dossier & digitaal dossier  zelfde naam, zelfde rubricering 22

Dossiervorming Dossiers vs. reeksen losse stukken Volledige dossiers Dossiers: stukken over dezelfde zaak zitten samen bv. personeelsdossiers, bouwaanvraagdossiers, dossiers inzake begrotingsopmaak Reeksen: gelijksoortige stukken zitten samen bv. vergaderverslagen, facturen, ingekomen brieven Volledige dossiers E-mails in dossiers Unieke dossiers Geen schaduwdossiers Geen afzonderlijke reeksen deeldossiers Hybride dossiers 23

(Hybride dossiers! Wat?) PAPIER + DIGITAAL 24

(Dossier van marktkramer Jan Vandenbosch) leurkaart ingekomen brieven scan ID-kaart scan verzekeringspapieren uitgaande brieven e-mails + PAPIER DIGITAAL 25

Hoe omgaan met hybride? Rubriceren Duidelijke afspraken Inscannen wanneer 80% digitaal Papieren werkkopieën (bij einde administratief nut vernietigen) Afstemmen wat digitaal en wat op papier bewaard wordt 26

Archief vs. documentatie Archief van de stad = Document gemaakt of ontvangen in het kader van je taken. Documentatie = Alle documenten die geen archiefstukken zijn. D.w.z.: ze zijn niet door de eigen organisatie gemaakt of alleen voor de eigen organisatie bestemd. Bv. De meeste boeken, tijdschriften, reclamefolders 27

Krantenknipsel uit de Gazet van Antwerpen over de restauratie Oefening 3: Zijn deze stukken uit het ‘dossier’ van Monumentenzorg over het Felix Pakhuis archief of documentatie? Krantenknipsel uit de Gazet van Antwerpen over de restauratie Advies aan de dienst stedenbouwkundige vergunningen E-mail over het toekennen van een restauratiepremie Foto in het restauratiedossier Studie over de geschiedenis van het Felix Pakhuis Documentatie Archief Afhankelijk van de context 28

Archief en documentatie scheiden Ook in het papieren klassement 29

Toegangsrechten Noodzaak van algemene richtlijnen over: Openbaarheid van bestuur Privacy (persoonsgegevens) Toegangsrechten op informatie 30

Klassement onderhouden …stap voor stap Stap 1: kijk regelmatig na en verbeter Stap 2: pas het klassement aan n.a.v. regelmatig nazicht/verandering in taken of reeksen Stap 3: geef feedback aan gebruikers 31

NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , . Bestandsnamen Gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_); Beperk de naam tot max. 61 tekens NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , . 32

Een unieke en duidelijke bestandsnaam Elementen: Soort document Onderwerp Afzender/geadresseerde Datum Voorbeeld Agenda_Projectteam_20071023.doc Brief_cursus_informatiebeheer_HildeHuybrechts_20070912.doc 33

Soorten documenten Voorbeelden: Brochure Verslag Beleidsnota Brief Agenda Jaarverslag Voorstel Toelichting … 34

Een unieke en duidelijke bestandsnaam Vermijd overtollige informatie Vermeld de onderdelen van een naam in dezelfde volgorde Geef hetzelfde documenttype steeds dezelfde naam Gebruik afkortingen die iedereen van je dienst begrijpt Vermeld datums volgens het stramien JJJJMMDD Onderscheid versies door vermelding van versienummer en status 35

Vermijd onduidelijke afkortingen Geef het documenttype aan Wees consequent in je naamgeving JJJJMMDD 36

JJJJMMDD Nummeren en dateren Op dag en in letters Op jaar en in cijfers 37

Versiebeheer alfabetisch 1) 3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3 3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_V0_2 digitaal_naar_de_toekomst_V0_3 digitaal_naar_de_toekomst_V1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_V0_1_ONTW digitaal_naar_ de_toekomst_V0_2_HERZ digitaal_naar_ de_toekomst_V1_0_DEF Geen definitieve status 38

Vermijd overtollige info 39

Map- en bestandsnamen: zoek de fout Brief Marie-Juliette Marinus tentoonstelling 20070508.doc Vanneste_overdracht_FI_15mei2007.msg Nota_opruimingarchieven_25/12/2007.doc Jaarverslag_Stadsarchief_jaar_2007.doc Powerpointpresentatie_digitaal_naar_de_toekomst_20070215.ppt 40

Kies de beste naam Vergadering_projectteam_20070329 Verslag_vergadering_projectteam_ 20070329 Verslag_20070329 Vers_vg_pt_20070329 41

Kies de beste naam Binnenstraat_erfgoeddag.jpg Foto_1.jpg Binnenstraat_felixpakhuis_20070422.jpg Foto_binnenstraat_2007.jpg 42

E-mails klasseren of vernietigen? Opletten voor dubbels: Verzendlijsten Vergaderverslagen Bijlagen … 43

Wie klasseert de e-mail? Dossierbeheerder Verzonden en ontvangen e-mails i.v.m. dossier/ taak Afzender E-mails die je opstelt i.v.m. dossier/taak E-mails gericht aan verzendlijsten of meerdere personen Ontvanger E-mails die je ontvangt i.v.m. taak E-mails naar aanleiding waarvan je een dossier opent 44

Wat met reply-mails? Klasseertool legt bepaalde metadata (gegevens over de mail) vast die niet gewijzigd kunnen worden. Bij reply-mails worden enkel de metadata van reply bewaard en niet van originele mail. Bijgevolg:  E-mail met enkel informatiewaarde Voldoende om reply-mails te klasseren Origineel vernietigen/overschrijven  E-mail nodig ter verantwoording van de verschillende stappen Elke e-mail afzonderlijk klasseren 45

klasseren of vernietigen? Els, leeszaalbediende in het FelixArchief ontvangt of H-Schijf VERNIETIGEN 46

klasseren of vernietigen? Je bent een lid van het projectteam Den Bell en je verstuurt KLASSEREN 47

klasseren of vernietigen? Je werkt op de afdeling archieftoezicht en ontvangt de volgende e-mail van Emiel de archiefverantwoordelijke van PO KLASSEREN 48

klasseren of vernietigen? Jef, magazijnier in het FelixArchief ontvangt VERNIETIGEN of H-Schijf 49

klasseren of vernietigen? Je bent communicatieverantwoordelijke en verzendt KLASSEREN 50