VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Werkgroep Facilities 17/1/2012 Aanwezigheidslijst:

Page 2 Slide 2 Contactgegevens  Rob    Dirk   (gelieve privé GSM te verwijderen)  Meldingen aan het onthaal  

Page 3 Slide 3 Vergaderzalen  fm.vlaanderen.be  Nieuwe login ook via daar aan te vragen  Publieke zalen  Toegewezen zalen  Satelietwerkplekken  Namen van genodigden ingeven!  Beamers nog niet geleverd – één aan onthaal

Page 4 Slide 4 Verhuis  GEEN extra / oud meubilair  enkel voor de bergingen / kopieerruimtes  GEEN elektrische toestellen  WEL materiaal DAB Schoonmaak / DAB Catering  Dienstfietsen – afgeven van de sleutels aan het onthaal  Er werden fietsen gestald – sommige sleutels nog niet bij AFM

Page 5 Slide 5 Waterchiller - verwarmer  Heeft achteraan een aan/uit knop

Page 6 Slide 6 Toegangscontrole  Gebruik de tourniquets om naar buiten te gaan – NIET de nooddeuren

Page 7 Slide 7 Sleutels  Van kasten en lockers blijven er twee sleutels op de kast zitten  Per entiteit bekijken hoe je dit aanpakt  ….. het eerste setje sleutels is reeds verloren geraakt ……

Page 8 Slide 8 Kinderopvang  Kerst en Krokus in Quercus  Vanaf Pasen uitbesteding  Wel brengen van de kinderen in VAC  en ‘s avonds daar ophalen  Activiteiten buitenshuis

Page 9 Slide 9 Dossiers Fase 2, status en planning:  Inhuizing van de Klanten:  Timing: 19-dec-2011 – 13-feb-2012 (planning bevestigd)  Gebruikers, meubilair, archief  Levering dozen e.d. bevestigd  Meubilair:  Kasten  Timing: 24-okt-2011 – 16-dec-2011 (planning bevestigd)  Tafels & bureaus  Timing: 14-nov-2011 – 16-dec-2011 (planning bevestigd)  Stoelen  Timing: 14-nov-2011 – 03-feb-2012 (steeds vooraf aan inhuizing – planning bevestigd)  Modulaire kastenwanden en lockers (gebruikers)  Timing: 12-dec-2011 – 03-feb-2012  Uitvoering soms parallel met inhuizing

Page 10 Slide 10 Dossiers Fase 2, status en planning:  Meubilair:  Rolarchief  UDN-RvS: arrest RvS positief voor aFM  Planning/Timing: loopt door tijdens verhuis  Uitvoering niet voor iedereen tijdig klaar (planning): tijdelijk rolcontainers gebruiken  Trolleys  Dossier vertraagd, raamcontract afsluiten – heraanbesteding  VAC-Brugge: afzonderlijk dossier om sneller te kunnen gaan, niet mogelijk  Doel: uitleveren in de loop van maart 2012  Algemeen zitmeubilair  Dossier vertraagd – nazicht offertes loopt (proefopstellingen)  Timing: Q  Vast restaurant meubilair  Dossier vertraagd – opgevangen d.m.v. extra stuk-meubilair  Timing: Q1-2012

Page 11 Slide 11 Dossiers Fase 2, status en planning:  Facilities:  Signalisatie  Globale klantbehoeften: volledig  Timing: start op 21-nov-2011 – 19-dec-2011  Warmedrankautomaten  Dossier vertraagd  Geen inschrijvingen op raamcontract  Toestemming IF voor onderhandelingsprocedure wordt gevraagd  Tijdelijke oplossing voor koffie en thee in kitchenettes beschikbaar  Automaten tijdelijk geleverd door VDAB  Warme maaltijden VAC-Brugge  Sectoraal akkoord: nagaan samenwerkingsovereenkomst met Fedorest  Timing: half 2012

Page 12 Slide 12 Dossiers Fase 2, status en planning:  Technieken-ICT:  Basisdossiers elektriciteit en bekabeling (CZ)  Timing: voltooid  Telefonie  Timing: op schema voor verhuis  WAN (Vlaamse Fiber)  Timing: op schema voor verhuis  Operationeel tegen: 01-dec-2011 (op één fysiek been!)  Redundant pad via stad Brugge nog niet geconfirmeerd  LAN-GID  Timing: operationeel tegen 05-dec-2011  WLAN  Dossier vertraagd – verdere afstemming met eIB nodig

Page 13 Slide 13 Archief-oplossing – resultaten:  Aanwezigheidslijst WG Archivering:  Alle opgegeven archiefbehoeften worden verhuisd naar VAC Brugge.  Zie: tabel archiefberekening:  Geen externe archieflocatie in de regio Brugge.  In het archief te klein wordt: opruimen of inchecken in Vilvoorde (statisch).  Zie: presentatie WG Archivering – Dries Vandaele  Intekening op de vloerplannen is definitief en in uitvoering.  Zie: vloerplannen (afzonderlijke bijlagen op website)  Planning: update sinds vorige WG:  Uitpakken: zoals eerder gerapporteerd: voor sommige zones zal er even moeten gewacht worden met uitpakken.  Zie: planning (update):