Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014 ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Inleiding (1) SCHOLENMATERIE Doel van deze cursus? ABC voor beginners Hoe is de cursus opgebouwd? Communicatiestroom tussen school en AgODi Processen tijdens een schooljaar. Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! Korte voorstelling lesgever en afdeling GSM’s uitzetten Scholenmaterie = 1ste dag van ABC-cursus <-> personeelsmaterie = 2e dag van ABC-cursus BASIS-cursus: afkortingen, begrippen… voor beginners. Daarna mogelijkheid om dieper op thema’s in te gaan tijdens de keuzemodules in de verschillende provincies ‘AS IS’: regelgeving en omzendbrieven zoals die nu ter beschikking zijn, geen reglementering waarover nog onderhandeld wordt of die nog in ontwerpfase zit Communicatie met het Agentschap voor Onderwijsdiensten (Agodi) Input door de school is belangrijk, bv aanwezigheden worden gebruikt bij toekenning van schooltoelagen opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Inleiding (2) Onderwijsketting Leerlingen Leerlingenadministratie en het leerlingendossier -> Afdeling scholen basisonderwijs en CLB Lestijdenpakket … Personeelsadministratie en het personeelsdossier -> Afdeling personeel basisonderwijs en CLB Personeel Onderwijsketting = kernprocessen AGODI: Agentschap voor Onderwijsdiensten 6 afdelingen waaronder ICT-afdeling ( < helpdesk webedison, Discimusteam, … -> in aparte module) Scholen BAO en CLB (sessie deze NM), Personeel BAO en personeel (2e dag ABC-cursus) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (1) Wat is een instelling/school/niveau/vestigingsplaats / administratieve groep? BV. basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijs instellingsnummer 15 Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve zetel van de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111 Administratieve groep: kleuterklas Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211 Administratieve groepen: 1ste lj, 2e lj, 3e lj Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen Administratieve groepen: 4e lj, 5e lj, 6e lj Decreet basisonderwijs van 25/02/1997 Hoofdstuk II Afkortingen en definities Artikel 3. School : pedagogisch geheel, waar onderwijs georganiseerd wordt en dat onder leiding staat van één directeur; Basisschool: kleuter- en lager onderwijs Vestigingsplaats : gebouw of gebouwencomplex waarin een school of een gedeelte van een school gehuisvest is; Admin. VP: officieel adres van de school In realiteit soms verschillende scholen op 1 campus. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (2) Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur: 023077 211 42011 12 instellingsnummer hoofdstructuur Soort instelling en IM NIS-code 211: 2 niveau basisonderwijs (ook 3=sec ond) 1 gewoon onderwijs (ook 2=buitengewoon onderwijs) 1 dagonderwijs (ook kunstonderwijs of avondonderwijs) 42011: 4 provincie 2 arrondissement 011 gemeente 12 1 een school 2 gesubsidieerd onderwijs (ook 1=onderwijs van het gemeenschap/GO!) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (3) Wat is een BO-school /type /pedagogische eenheid of leerlingengroep? Bv. basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijs instellingsnummer 16 Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121 Administratieve groep kleuterklas type 4* PE1, PE2 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221 Administratieve groepen: lager ond. type 4 en type 8* PE1, PE2, PE3, PE4 *Type 4 en type 8 -> zie BO-types PE = pedagogische eenheid type : indeling van het buitengewoon onderwijs op basis van de bijzondere opvoedings- en onderwijsbehoeften die een bepaalde groep leerlingen gemeenschappelijk heeft. Evt leerlingen van verschillende types in 1 leerlingengroep of pedagogische eenheid is mogelijk. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (4) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types: type 1 - licht mentale handicap; type 2 - matige of ernstige mentale handicap; type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4 - fysieke handicap; type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium; type 6 - visuele handicap; type 7 - auditieve handicap; type 8 - ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs Art. 10. van decreet basisonderwijs: Het buitengewoon basisonderwijs is ingedeeld in volgende types : type 1, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een licht mentale handicap; type 2, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een matige of ernstige mentale (verstandelijke) handicap; type 3, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een fysieke (lichamelijke) handicap; type 5, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen die opgenomen zijn in een ziekenhuis of op medische gronden verblijven in een preventorium;  oa De Haan (obesitas…) type 6, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een visuele (gezichtsstoornis) handicap; type 7, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een auditieve (gehoorstoornis) handicap; type 8, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 worden niet erkend, gefinancierd of gesubsidieerd in het buitengewoon kleuteronderwijs.  Leerlingen met autisme voorlopig onder 1 van de 8 types. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (5) Programmatie van een school: oprichting van een nieuwe school Herstructurering van een school: wijziging in de structuur van een school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats oprichten/afschaffen van een niveau + in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen oprichten/afschaffen van een type Fusie van scholen: de samenvoeging tot één (nieuwe) school van twee of méér scholen Programmatie – school moet steeds een basisschool zijn Lagere school richt een kleuterniveau op  herstructurering tot een basisschool Gewone fusie: school A en school B  nieuwe school C Opslorpende fusie: school A slorpt school B op, of school B wordt een VP van school A…  (vernieuwde) school A. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (6) Schoolbestuur Scholengemeenschap Netten Gemeenschapsonderwijs of GO! (= officieel onderwijs) Stedelijk en provinciaal onderwijs (= officieel onderwijs) Vrij onderwijs Confessioneel Niet-confessioneel  Schoolbestuur: de inrichtende macht (…), dit is de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die verantwoordelijk is voor één of meer scholen. Bv van een GO!-school; schoolbestuur = GO! scholengroep Brussel Van een vrije basisschool; schoolbestuur = een VZW, …  Scholengemeenschap basisonderwijs: is een samenwerkingsverband dat aan bep. voorwaarden voldoet… Netten: -het gemeenschapsonderwijs : het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap zoals bedoeld in artikel 2 van het bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs; - het gesubsidieerd officieel onderwijs : het onderwijs ingericht [[...]] door publiekrechtelijke rechtspersonen andere dan het gemeenschapsonderwijs en dat in aanmerking komt voor subsidiëring van de Vlaamse Gemeenschap; - het gesubsidieerd vrij onderwijs : het onderwijs ingericht door natuurlijke personen of privaatrechtelijke rechtspersonen en dat in aanmerking komt voor subsidiëring door de Vlaamse Gemeenschap;] VRIJ onderwijs °Confessioneel bv Katholieke, Joodse scholen, … °Niet-confessioneel : deze scholen bieden geen keuze LBV aan, enkel de cursus levensbeschouwelijke vakken. Dikwijls (maar niet altijd) gaat het om methodescholen (bv Steinerscholen, …) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (7) Teldag - 1ste schooldag van februari - 1ste schooldag van oktober (enkel voor scholen in programmatie of herstructurering) (evt telperiode T5 en CKG) Instapdag 1ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie, 1ste schooldag februari en na hemelvaart Teldag 1ste schooldag van febr: gewone teldag voor de meeste scholen, basis voor berekening lestijden/financiële middelen… Voorbeeld: teldag 1/02/2013 = basis voor schj 2013-2014 Teldag 1ste schooldag van okt: teldag voor scholen die programmeren of herstructureren. Leerlingenaantal kan sterk wijzigen! Voorbeeld: teldag 1/10/2013 = basis voor schj 2013-2014 Telperiode: periode 1ste schooldag van februari jaar X-1 tot 31 januari X Bv voor omkadering BO-school type 5 voor het schooljaar 2013-2014 = van 1 februari 2012 tem 31/01/2013 Instapdagen: startdagen waarop kleuters mogen instappen wanneer ze 2,5j zijn. (Niet de dag waarop ze 2,5j zijn.) In gewoon onderwijs kunnen kl instappen zonder instapdag af te wachten indien > 3j oud. In BO bestaan er geen instapdagen. Eerste herberekening kan vanaf instap na krokusvakantie. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (8) BaO: basisonderwijs BuBaO: buitengewoon basisonderwijs GOK: gelijke onderwijskansen SES: de socio-economische status van een leerling Leerlingenkenmerken; oa hoogst behaalde opleidingsniveau moeder, thuistaal, schooltoelage, evt buurt,… GOK-lestijden worden nog toegekend aan scholen voor buitengewoon basisonderwijs SES-lestijden worden toegekend aan scholen voor gewoon onderwijs Ivm thuistaal: de taal die de leerling in het gezin spreekt en die verschilt van de onderwijstaal : daaronder wordt de taal verstaan die de leerling meestal spreekt met moeder, vader of broers en zussen. De taal die de leerling in het gezin spreekt is niet de onderwijstaal, indien de leerling in het gezin met niemand of in een gezin met drie gezinsleden (de leerling niet meegerekend) met maximum één gezinslid de onderwijstaal spreekt. Broers en zussen worden als één gezinslid beschouwd. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (9) LVB: levensbeschouwelijke vakken niet-confessionele zedenleer godsdiensten (katholiek, protestants-evangelisch, israëlitisch, islamitisch, orthodox, anglicaans) Vrijstelling LVB: levensbeschouwelijke vakken Niet-confessionele zedenleer, godsdiensten (Katholiek, Protestestants-evangelisch, Israëlitisch, Islamitisch, Orthodox, Anglicaans) Personen die omwille van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de aangeboden cursussen, kunnen een vrijstelling krijgen. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (10) AN: anderstalige nieuwkomer aanvullende lestijden onthaalonderwijs enkel in gewoon onderwijs per school / per SG GAN: gewezen anderstalige nieuwkomer AN: anderstalige nieuwkomers: 5 voorwaarden, oa Max 1j in België, en max 9 maanden in Ndl-talig onderwijs … GAN: vervolgjaar onthaalonderwijs 5 voorwaarden: - 5 jaar of ouder zijn (of ten laatste op 31 december van het lopende schooljaar 5 jaar worden); - niet het Nederlands als thuistaal of moedertaal hebben; - onvoldoende de onderwijstaal beheersen om met goed gevolg de lessen te kunnen volgen; - maximaal 9 maanden ingeschreven zijn in een school met het Nederlands als onderwijstaal (vakantiemaanden juli en augustus niet meegerekend); - een nieuwkomer zijn, d.w.z. maximaal één jaar ononderbroken in België verblijven. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (11) GON: geïntegreerd onderwijs aanvullende lestijden/uren voor leerlingen met handicap en/of leer- en opvoedingsmoeilijkheden les in gewoon onderwijs hulp vanuit het BuBao evt GON ASS ION: inclusief onderwijs (enkel type 2 – leerlingen met een matige of ernstige mentale handicap ) GON: samenwerking tussen gewoon en BO  leerlingen met een handicap en/of leer- en opvoedingsmoeilijkheden tijdelijk of permanent, gedeeltelijk of volledig de lessen of activiteiten laten volgen in een school voor gewoon [basisonderwijs met hulp vanuit een school voor BO die daartoe aanvullende LT/U/budget krijgt GON ASS: GON specifiek voor lln met autismespectrumstoonis – extra lestijden/uren, niet het gewone GON-pakket! Deze lln worden ook niet doorgestuurd in de webedison GON-zending ION: enkel voor leerlingen T2, enkel in lager en secundair onderwijs (niet kleuteronderwijs) ondersteuning door BO-school type 2, enkel voor onderwijskundige hulp (5,5 lestijden) volledige en permanente integratie Contingent van max. 100 leerlingen / schooljaar maar voorlopig worden alle aanvragen goedgekeurd opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (12) SOL: speciale onderwijsleermiddelen hulpmiddelen voor leerlingen met handicap les in gewoon onderwijs in klas bv leerboek in braille, tolkuren, … SOL:  Speciale onderwijsleermiddelen zijn hulpmiddelen voor in de klas voor leerlingen met een HANDICAP Dus geen stoornissen (dyslexie, dyscalculie, dysorthographie, dyspraxie,…)] die les volgen in het gewoon onderwijs.  WEL bv: omzettingen zoals leerboeken in braille, grootletterdruk, omzettingen van leerboeken naar digitale leerboeken, brailleleesregels voor blinden, tv-leesloupe voor zwaar slechtzienden, aangepaste tafels voor rolstoelgebruikers of aangepaste stoelen voor fysiek gehandicapten OOK tolkuren voor doven  sinds 2013-2014 ook voor het basisonderwijs!  NIET voor de thuissituatie (dan via Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap of VAPH), ook niet voor op de speelplaats Maar ook GEEN: PC’s, laptops, I-pads,… geen DIDACTISCHE SOFTWARE (dit kan via werkingsmiddelen ICT) Geen liften, aangepaste WC’s…. (dit valt onder de infrastructuur van de school) Budget tolkuren: 2011-2012: 19.600 euro, 2012-2013: 32.600 euro, 2013-2014: 40.000 euro ! Contactpersonen An Segers, Nicole Tibau, … Cel Speciale Onderwijsleermiddelen, tel.02/553.92.46 opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Terminologie (13) OAH: onderwijs aan huis TOAH: tijdelijk onderwijs aan huis POAH: permanent onderwijs aan huis onderwijsverstrekker: leerkracht Huisonderwijs kiezen voor huisonderwijs óf onderwijs in een school  onderwijsverstrekker: ouders/derden TOAH: - recht op 4 LT per week na 21 kalenderdag ziekte van de leerling TOAH omwille van chronische ziekte: recht op 4 LT per week Na 9 halve schooldagen ziekte van de leerling opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Gegevensdoorstroom (1) Hoe gebeurt de communicatie? Zendingen en Discimus Formulieren Dienstbrieven E-mail -> nazicht formulier BAO ‘Algemene gegevens’! Telefoon -> contactpersonen AgODi-website BAO-algemene gegevens: Doc wordt naar de school gestuurd in zomervakantie (aug) met de vraag om de gegevens na te zien: Naam directie, structuur van de school, e-mailadres (er kan slechts 1 e-mailadres per school doorgegevens worden. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Gegevensdoorstroom (2) Doorgeven schoolgegevens Leerplichtcontrole Verificatie … Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig-heden Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-en BKL-formulieren … Discimus en webedison (terug)zendingen van leerlingengegevens Geen tijdslijn, wel een beperkte opsomming van processen Doorgeven schoolgegevens, bv gewijzigd e-mailadres, gewijzigde bankrekening… opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Inschrijving (1) Inschrijving leerling Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument voor elke school!  Schriftelijk akkoord: ofwel op het inschrijvingsregister, ofwel op apart blad  In inschrijvingsregister zijn de inschrijvingen zichtbaar, maar ook de weigeringen Bruikbaar bij klachten ivm de inschrijving; bij dubbele inschrijving in 2 scholen tegelijkertijd  Een model van inschrijvingsregister is beschikbaar  Nieuw voor inschrijvingen vanaf 1/09/2013: Een school gebruikt voor elke bepaalde capaciteit een inschrijvingsregister waarin alle inschrijvingen chronologisch, in voorkomend geval per contingent, worden g genoteerd.  Meer informatie kan u terugvinden in Omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’ Omzendbrief BaO/2012/03 ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ http://www.ond.vlaanderen.be/wetwijs/  thema Inschrijvingen leerlingen. Bijlage 2 - Mededeling van een niet-gerealiseerde inschrijving in het basisonderwijs binnen een werkingsgebied van een LOP Bijlage 3 - Mededeling van een niet-gerealiseerde inschrijving in het basisonderwijs buiten een werkingsgebied van een LOP Het zijn aangepaste versies van wat we vroeger kenden als ‘weigeringsdocumenten’. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Inschrijving (2) Toelatingsvoorwaarden Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad Aanwezigheid in kleuteronderwijs of taalproef voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor buitengewoon onderwijs Leeftijden: - Kleuteronderwijs: +2,5j Lager onderwijs: 6j vóór 1/1 van het lopende schooljaar In LO mag de leerling geen 15j worden vóór 1/1 v/h lopende schj. In dat geval moet hij naar het secundair onderwijs - Afwijking: In gewoon onderwijs: 1j extra kleuteronderwijs In BO kan 2j extra kleuteronderwijs  Beide mits advies van CLB en klassenraad Bij 8ste jaar LO moet er een gunstig advies van CLB en klassenraad zijn. Toelatingsvoorw & aanwezigheid in kleuteronderwijs: - In door de Vlaamse gemeenschap erkende Ndl-talige school : 6-jarigen: 220 halve schooldagen & 5-jarigen: 185 halve schooldagen In school in ‘Nederland’ onderwijs gevolgd hebben ZONIET taalproef Protocol: alle relevante doc (attest arts of verslag observatie…) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Inschrijving (3) Inschrijvingsdocumenten: o.a. identiteitsbewijs (rijksregisternummer!) attest trekkende bevolking attest thuisloos/plaatsing coëff. 1,5 formulier keuze levensbeschouwelijke vakken formulier leerlingenkenmerken verklaring ivm onthaalonderwijs … Trekkende bevolking: Roma, Rom, Manoesj, voyageurs en andere mensen met nomadische cultuur Binnenschippers Kermis- en circusartiesten en –exploitanten Plaatsing Door Jeugdrechtbank of Comité voor bijzondere jeugdzorg opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Inschrijving (4) Registratie in de databank Stamboek Uniek stamnummer Begindatum & instapdata (< 3-jarigen gewoon onderwijs) Overzichtslijst met leerlingenaantallen opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Leerlingenzendingen (1) Zending GON 1ste schooldag oktober Zending internaten GO! 1ste schooldag oktober/februari Afgeschaft: Zending eerste drie schooldagen Zending 1ste schooldag oktober/februari Zending problematische afwezigheden Zending 30/06 kleuteraanwezigheden Zendingen worden verwacht binnen de eerste 7 werkdagen na de teldag. Opmerking ivm type 5: De scholen van het buitengewoon onderwijs type 5 bezorgen Agodi: - Lijst van leerlingen die ingeschreven zijn op de eerste, de tweede en/of de derde schooldag van september en die niet ingeschreven zijn in een andere school. - Lijst van leerlingen die ingeschreven zijn op de eerste schooldag van oktober en die niet ingeschreven zijn in een andere school. - Lijst van leerlingen die ingeschreven zijn op de eerste schooldag van februari en die niet ingeschreven zijn in een andere school. Reden: voor T5 worden de gegevens nog niet uitgewisseld via Discimus. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Leerlingenzendingen (2) Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending Terugzendingen Info over doorgestuurde gegevens: Leerlingenlijst met alle gegevens Info over de verwerking v/d zending: Goed verwerkt / fouten? Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending (een ‘bulkzending’). Bv in de GON-zending ontbreken 3 leerlingen. Databank school aanvullen met deze leerlingen en opnieuw de zending doorsturen. De laatste zending overschrijft de vorige. Bij uitwisseling via Discimus kunnen de gegevens voor 1 leerling aangepast worden. Info over de terugzending: Bv gegevens van de lln die doorgestuurd zijn, (oa kenmerken zoals BO-type, aard handicap matig of ernstig, … ), het totaal aantal leerlingen, … opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Discimus (1) Situering: Vraag van de minister naar realisatie van een geïntegreerd systeem voor registreren en opvragen van inschrijvingen afwezigheden attesten schoolloopbanen kenmerken van leerlingen… Vraag van scholen om meer gegevens uit te wisselen op het moment dat ze nodig zijn… De minister wilde de capaciteitsproblematiek en de problematiek van dubbele inschrijvingen beter én vooral sneller in kaart brengen. Daarnaast is er ook een grote behoefte om snel zich te krijgen op andere leerlingengegevens, zoals aan- en afwezigheidsgegevens, leerlingenkenmerken,… Veel van deze informatie wordt op dit ogenblik ofwel via het logge Webedison, ofwel op papier, ofwel niet met de Vlaamse overheid uitgewisseld. Scholen hebben ook behoefte om sneller informatie over leerlingengegevens te krijgen en willen ook veel sneller feedback. In een tijdperk van snelle online informatie-uitwisseling is het dan ook logisch dat de overheid haar dienstverlening naar de scholen hieraan aanpast. In Webedison was het ook steeds wachten op een nachtverwerking. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Discimus (2) Deelnemers: Gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs, uitgezonderd type 5 Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s) Latere fase Buitengewoon onderwijs type 5 Deeltijds kunstonderwijs Syntra In de eerste fase richt DISCIMUS zich tot: alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs (met uitzondering van scholen voor buitengewoon onderwijs type 5); alle scholen voor secundair onderwijs (met uitzondering van scholen voor buitengewoon onderwijs type 5); alle Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s).   Zij zijn al gestart met het uitwisselen via DISCIMUS Daarna kan het project nog uitgebreid worden met: het buitengewoon onderwijs type 5; het deeltijds kunstonderwijs; de Syntra’s. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Discimus (3) Automatische uitwisseling van gerealiseerde in- en uitschrijvingen Dus geen weigeringen en geen aanmeldingen Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar Ontbrekende rijksregisternummers en BIS-nummers kunnen worden opgevraagd via het schooladministratiepakket Vanaf schooljaar 2013 – 2014: Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens. Raadplegen van aan- of afwezigheidsgegevens Uitwisseling van leerlingenkenmerken, … Vanaf het voorjaar 2012 wisselen scholen/centra in- en uitschrijvingen voor het schooljaar 2012-2013 uit met AgODi . Gegevens over niet-gerealiseerde inschrijvingen en leerlingen die zich hebben aangemeld maar nog niet zijn ingeschreven, worden niet uitgewisseld. Dubbele inschrijvingen De schoolsoftwareleveranciers zorgen ervoor dat scholen/centra onmiddellijk kunnen zien welke leerling dubbel is ingeschreven en in welke andere school of centrum (alle scholen/centra moeten dan registreren). Deze dubbele inschrijvingen kan men opvragen via het schooladministratiepakket. Op basis van de lijst met dubbele inschrijvingen kunnen de scholen en centra de ouders van deze leerlingen contacteren om te weten te komen welke leerlingen effectief naar de school of het centrum zullen komen. DISCIMUS heeft geen impact op de regels van het inschrijvingsrecht, die onverminderd van toepassing blijven. Dubbele inschrijvingen opvragen en ontbrekende rijksregisternummers binnenhalen in het schooladministratiepakket -> Ieder pakket heeft zijn eigen werkwijze om de gegevens binnen te halen. Ontbrekende rijksregisternummers Een leerling die in verschillende scholen of centra ingeschreven is, maar die in één van die scholen of centra met een foutief rijksregister- of bisnummer werd geregistreerd, zal niet herkend worden als een ‘dubbel’. Aan en afwezigheden: Er is een verplichte elektronische registratie vanaf 1/9/2013 . opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Discimus (4) Eén omzendbrief voor basis- én secundair onderwijs Contactpersonen in afdelingen ‘scholen’ Lijst van FAQ’s voor scholen Link: DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om gegevens uit te wisselelen Scholen krijgen ook info via Schooldirect en mails Omzendbrief is met attendering op Edulex verschenen. Scholen zijn ook via Schooldirect en per mail geïnformeerd. Er is een lijst van FAQ’s bij de omzendbrief voorzien OZB en FAQ’s zullen aangepast worden naarmate het project uitbreidt. 1 voorbeeld uit de FAQ’s: 4. Mag een school de inschrijving van een leerling annuleren? Er is een verschil tussen “inschrijving in een school” en “inschrijving in een administratieve groep”. Afhankelijk van de opbouw van uw schooladministratiepakket, is het mogelijk dat dit verschil niet duidelijk zichtbaar is. Toch is het belangrijk dat een “inschrijving in de administratieve groep” in tegenstelling tot een “inschrijving in school” wel geannuleerd mag worden. Alleen naar aanleiding van een administratieve vergissing mag een school een “inschrijving in een school” van een leerling annuleren. Zodra een leerling ingeschreven werd, mag een “inschrijving in een school” nooit geannuleerd worden. Deze leerling staat dan immers in het inschrijvingsregister. Een school kan wel de inschrijving in een administratieve groep annuleren als een leerling ingeschreven werd, maar nooit opdaagde. Zo kan het softwareprogramma ervoor zorgen dat de leerling bijvoorbeeld verdwijnt uit de aanwezigheidsregisters. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Schoolveranderingen (1) Schriftelijk na 1ste schooldag van september Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn Aangetekend Rechtsgeldig de dag van de melding Getekend en gedateerd ontvangstbewijs Rechtsgeldig de dag van de ontvangstmelding Na 1ste schooldag van september: voor schooljaar 2013-2014 was dit vanaf dinsdag 3/09/2013. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Schoolveranderingen (2) Voorbeeld ter verduidelijking: Een kleuter is vanaf 1ste schooldag september ingeschreven in school A maar was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij in school B. De 1ste schooldag na deze vakantie worden de documenten ingevuld. -> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar school A. -> Kleuter telt mee voor instap na de paasvakantie. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Aanwezigheden (1) Codes kleuteronderwijs L = te laat gekomen A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie) Verticaal streepje “l” = aanwezig (D = tijdelijk in type 5 school)  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken! opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Aanwezigheden (2) Codes lager onderwijs Code Z bij ziekte (attest ouders) Code D bij ziekte (attest arts) meer dan drie opeenvolgende kalenderdagen al viermaal afwezig met attest ouders week onmiddellijk vóór of onmiddellijk na een vakantie Code H bij revalidatie + revalidatiedossier opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Aanwezigheden (3) Codes lager onderwijs (vervolg) Code R bij religieuze feestdag, begrafenis… mits officieel document/verklaring ouders Andere codes zoals Q, S, O, P… mits document én toestemming directie! Wijziging vanaf 2013-2014: geen max. plafond voor P-codes/uitzonderlijk Code B bij ongewettigde afwezigheid + begeleidingsdossier (…)  Miv 2013-2014: geen max. plafond voor het toekennen van verlof wegens persoonlijke redenen. De directeur beslist, zoals nu al in het secundair onderwijs, over het aan een leerling toegekend aantal gewettigde afwezigheden om “persoonlijke redenen” (code P). Er wordt van overheidswege geen plafond meer opgelegd. Om hiervoor in aanmerking te komen moet een ouder voorafgaand een aanvraag indienen bij de directeur die dit op zijn beurt goed- of afkeurt. Voorbeelden van dergelijke afwezigheden zijn: de opname van een ouder in het ziekenhuis waarbij het kind dan in de mogelijkheid is om mee te gaan naar het ziekenhuis, het overlijden/de begrafenis van de onthaalmoeder of van een buurjongen of -meisje,...  Q-code: rouwperiode  S-code: het actief deelnemen in het kader van een individuele selectie of lidmaatschap van een vereniging aan culturele en/of sportieve manifestaties. (…) Het betreft hier niet het bijwonen van een training, maar wel het kunnen deelnemen aan bijv. een kampioenschap  O-code: deelname aan time-out-projecten zodat lln zich tijdelijk kunnen laten begeleiden door een externe gespecialiseerde instantie  Bijhouden van aanwezigheidsgegevens - Aanwezigheidsregisters met daarin extra info: stamboeknummer, adressenlijst, keuze LBV, … - Uitschrijvingen (streep tot einde schooljaar) en late inschrijvingen (onderaan klasgroep, stamnummer vermelden)  BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’ opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Klasseren Algemene regel: op stamnummer Inschrijvingsdocumenten Formulieren leerlingenkenmerken Inschrijvingsverslagen (attesten BO en protocols)… Afwezigheidsattesten: chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per leerling Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken: alfabetisch per leerlingengroep of op stamnummer Protocols: Inhoud van het protocol: Het protocol bundelt (alle) relevante documenten waardoor de oriëntering van de leerling, naar het meest aangewezen type, gemotiveerd en verantwoord wordt. Het protocol bevat documenten zoals testresultaten, medische verslagen, verslagen van klassenraden, observatiedocumenten .... Voor alle types vereist (behalve uitzonderingen voor T5) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Verificatie (1) O.a. controle van de leerlingengegevens Inschrijvingsregister en -documenten Stamboekregister Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen Aanwezigheidsregisters, begeleidings- en revalidatiedossiers … Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen klaargelegd worden Verificatieverslag opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Verificatie (2) Info: Wetwijs thema ‘Controle van de leerlingen basisonderwijs’ of ‘Verificatie’ Regelgeving: Omzendbrieven: BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006) Bijlagen en linken! opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Omkadering (1) Lestijdenpakket op schoolniveau LT volgens de schalen: op basis van schoolkenmerken SES-LT: op basis van leerlingenkenmerken Taal Opleiding moeder Schooltoelagen Aanvullende LT (LT voor godsdienst, niet-confessionele zedenleer en cultuurbeschouwing, LT OAH, GON-eenheden …) Lestijden volgens de schalen: op basis van de schoolkenmerken! SES-LT: op basis van socio-economische status van elk kind -taal vader/moeder/£broers en zussen -diploma moeder schooltoelage Ivm aanvullende LT: Minderheidscursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer Permanent onderwijs aan huis of POAH (enkel BO) Geïntegreerd onderwijs of GON (enkel BO) Inclusief onderwijs of ION (enkel BO) GOK (enkel in BO: enkel externe en semi-interne lln type 1 en type 3)  GOK, GOK+, Rans en taal -> geïntegreerd in LT- volgens de schalen opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Omkadering (2) Uren- en puntenpakketten op schoolniveau Uren kinderverzorging…. Punten ICT en administratieve ondersteuning (punten zorg enkel voor scholen die niet in scholengemeenschap zitten) Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap (punten zorg en stimulus) Ivm uren: Aanwending uren: voor paramedisch, medisch, sociaal, psychologisch en orthopedagogisch personeel in BO Psycholoog – Arts – Verpleger – Logopedist – Kinesitherapeut – Maatschappelijk werker – Ergotherapeut – Orthopedagoog – Kinderverzorger (ook in gewoon onderwijs!) In (semi-)internaten en opvangcentra: ook administratief en opvoedend personeel Ivm PTN: Voor de school: ICT en administratieve omkadering Via de SG: stimulus en zorg opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Werkingstoelagen (1) Werkingsbudget Nascholing Geïntegreerd onderwijs ICT-coördinatoren Anderstalige nieuwkomers Vervoerskosten onderwijs aan huis … opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Werkingstoelagen (2) Timing voorschot : januari (50%) saldo: juni (50%) derde schijf: afhankelijk van begrotingscontrole Bestaat uit drie delen: Leerlingenkenmerken Schoolkenmerken (= basisfinanciering) Objectieve verschillen (niet voor vrij gesubs. ond.) Objectieve kenmerken = twee objectief gemeten taken van het gemeenschapsonderwijs en officieel gesubs onderwijs (OGO) die extra werkingsmiddelen kunnen verantwoorden Vrije keuze  voor alle leerlingen van het GO! (3%) Levenschouwelijke vakken  voor alle leerlingen lager onderwijs van het GO! en OGO (4,5%) Ouders hebben de vrije keuze tussen officieel onderwijs en vrij onderwijs. Dit betekent dat de Gemeenschap verplicht is : 1° op verzoek van ouders die officieel onderwijs in een school zoals bedoeld in [artikel 97] wensen en dat binnen een afstand van vier kilometer niet vinden, hetzij een officiële school zoals bedoeld in [artikel 97] in de financierings- of subsidiëringsregeling op te nemen, hetzij tussen te komen in de kosten van het vervoer naar dergelijke officiële school; 2° op verzoek van ouders die vrij onderwijs gebaseerd op een erkende godsdienst of vrij onderwijs gebaseerd op een erkende levensbeschouwing wensen en dat binnen een afstand van vier kilometer niet vinden hetzij dergelijke vrije school in de subsidiëringsregeling op te nemen, hetzij tussen te komen in de kosten van het vervoer naar dergelijke vrije school. Er zijn momenteel zes erkende godsdiensten (anglicaanse, islamitische, israëlitische, katholieke, orthodoxe, en protestants-evangelische). Personen die omwille van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de aangeboden cursussen, kunnen een vrijstelling krijgen. opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Werkingstoelagen (3) Leerlingenkenmerken Taal -> ifv omkadering én toelagen Opleiding moeder-> ifv omkadering én toelagen Schooltoelagen-> ifv omkadering én toelagen Buurt-> enkel ifv toelagen Schoolkenmerken (= basisfinanciering) niveau van de school leerlingenaantal op de teldatum (1e schooldag van februari schooljaar X-1 of 1e schooldag van oktober schooljaar X) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

Schoolbeheerteam (SBT) Behandeling van dossiers en aanvragen: Dienstbrieven Programmaties, herstructureringen, fusies Wijzigingen schoolgegevens naam directie e-mailadres … Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN Verwerking documenten ivm aanwending omkadering … opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 BAO’s Gewoon basisonderwijs BAO-formulieren: BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de school ‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de omkadering Herberekening in het kleuteronderwijs Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 BKL’s Buitengewoon kleuter- en lager onderwijs Invullen van de BKL-formulieren Aanwending van het lestijden-, uren en puntenpakket in de BO-school/internaat Berekening urenpakket internaten … Ook BAO Algemene gegevens opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014 Contact http://www.ond.vlaanderen.be http://www.agodi.be Contactpersonen Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), o.a. Dossierbeheerder schoolbeheerteam Dossierbeheerder werkstation Verificateur (…) opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014