Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012 ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inleiding (1) SCHOLENMATERIE Doel van deze cursus? ABC voor beginners Hoe is de cursus opgebouwd? Communicatiestroom tussen school en AgODi Processen tijdens een schooljaar. Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 – 2012 Inleiding (2) Onderwijsketting leerlingen Leerlingenadministratie en het leerlingendossier -> Afdeling scholen basisonderwijs en CLB Lestijdenpakket … Personeelsadministratie en het personeelsdossier -> Afdeling personeel basisonderwijs en CLB personeel opleiding schoolsecretariaten 2011 – 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Terminologie (1) Wat is een school /niveau / vestigingsplaats /administratieve groep? -> Een voorbeeld: Basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijs instellingsnummer 15 Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve zetel van de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111 Administratieve groep: kleuterklas Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211 Administratieve groepen: 1ste lj, 2e lj, 3e lj Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen Administratieve groepen: 4e lj, 5e lj, 6e lj Decreet basisonderwijs van 25/02/1997 Artikel school : pedagogisch geheel, waar onderwijs georganiseerd wordt en dat onder leiding staat van één directeur; vestigingsplaats : gebouw of gebouwencomplex waarin een school of een gedeelte van een school gehuisvest is; [schoolbestuur : de inrichtende macht zoals bedoeld in artikel 24, § 4, van de Grondwet, dit is de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die verantwoordelijk is voor één of meer scholen;] scholengemeenschap basisonderwijs : is een samenwerkingsverband opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Terminologie (2) Wat is een BO-school /type / pedagogische eenheid of leerlingengroep? -> Een voorbeeld: Basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijs instellingsnummer 16 Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121 Administratieve groep kleuterklas type 4* PE1, PE2 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221 Administratieve groepen: lager ond. type 4* en type 8** PE1, PE2, PE3, PE4 *Type 4 -> leerlingen met lichamelijke handicap **Type 8 -> leerlingen met leerstoornissen Een leerlingengroep volgt samen voor een bepaalde periode eenzelfde opvoedings- of onderwijsactiviteit. type : indeling van het buitengewoon onderwijs op basis van de bijzondere opvoedings- en onderwijsbehoeften die een bepaalde groep leerlingen gemeenschappelijk heeft; Art. 10. Het buitengewoon basisonderwijs is ingedeeld in volgende types : type 1, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een licht mentale handicap; type 2, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een matige of ernstige mentale handicap; type 3, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een fysieke handicap; type 5, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen die opgenomen zijn in een ziekenhuis of op medische gronden verblijven in een preventorium; type 6, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een visuele handicap; type 7, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met een auditieve handicap; type 8, dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen met ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 worden niet erkend, gefinancierd of gesubsidieerd in het buitengewoon kleuteronderwijs. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Terminologie (3) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types: type 1 - licht mentale handicap; type 2 - matige of ernstige mentale handicap; type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4 - fysieke handicap; type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium; type 6 - visuele handicap; type 7 - auditieve handicap; type 8 - ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Terminologie (4) Programmatie van een school: oprichting Herstructurering van een school: wijziging in de structuur van een school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats/niveau (+ in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen en/of types) Fusie van scholen : de samenvoeging tot één (nieuwe) school van twee of méér scholen Teldag (1ste schooldag van oktober/februari) Instapdag (1ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie, 1ste schooldag februari en na hemelvaart) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Terminologie (5) GOK: gelijke onderwijskansen GON: geïntegreerd onderwijs samenwerking tussen gewoon en BO voor leerlingen met handicap en/of leer- en opvoedingsmoeilijkheden volgen les in gewoon onderwijs met hulp vanuit het buitengewoon onderwijs begeleiding kan niveau-overschrijdend ION: inclusief onderwijs AN: anderstalige nieuwkomers GAN: gewezen anderstalige nieuwkomers LVB: levensbeschouwelijke vakken … GON: Het geïntegreerd basisonderwijs is een samenwerking tussen het gewoon en het buitengewoon onderwijs. Het is bedoeld om leerlingen met een handicap en/of leer- en opvoedingsmoeilijkheden tijdelijk of permanent, gedeeltelijk of volledig de lessen of activiteiten te laten volgen in een school voor gewoon [basisonderwijs met hulp vanuit een school voor buitengewoon onderwijs die daartoe aanvullende lestijden en/of aanvullende uren krijgt en via het werkingsbudget een integratietoelage of -krediet krijgt. ION: enkel voor leerlingen type 2 enkel in lager en secundair onderwijs ondersteuning door buitengewoon onderwijs (school type 2) volledige en permanente integratie contingent: max. 100 leerlingen / schooljaar enkel voor onderwijskundige hulp (5,5 lestijden) geen teldag [ ] opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Gegevensdoorstroom (1) Hoe gebeurt de communicatie? Zendingen Formulieren Dienstbrieven E-mail -> nazicht formulier BAO ‘Algemene gegevens’! Telefoon -> contactpersonen AgODi-website opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Gegevensdoorstroom (2) Doorgeven schoolgegevens Leerplichtcontrole Verificatie Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig-heden Elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-formulieren opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inschrijving (1) Inschrijving leerling Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement Inschrijvingsregister = verplicht werkinstrument voor elke school! Inschrijvingsregister per schooljaar en vestigingsplaats opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inschrijving (2) Info: Wetwijs ‘inschrijving’ & ‘GOK’ Regelgeving omzendbrief BaO/2006/01 Het gelijke onderwijskansenbeleid voor het basisonderwijs (13/06/2006) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inschrijving (3) Toelatingsvoorwaarden Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad Aanwezigheid in kleuteronderwijs of taalproef voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor buitengewoon onderwijs Info: Wetwijs ‘Toelatingsvoorwaarden’ opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inschrijving (4) Inschrijvingsdocumenten: identiteitsbewijs (rijksregisternummer ! ) attesten trekkende bevolking (Roma…) attesten plaatsing (coëff. 1,5) formulier keuze levensbeschouwelijke vakken formulier leerlingenkenmerken (evt verklaring ‘anderstalige nieuwkomer’) … Formulieren laten ondertekenen én dateren! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inschrijving (5) Registratie in de databank Stamboek Uniek stamnummer Begindatum & instapdata (< 3-jarigen) Uitprint voor verificateur Overzichtslijst met leerlingenaantallen Info Wetwijs ‘Controle leerlingen in het gewoon/buitengewoon onderwijs’ opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (1) EDISON: Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (2) Zending 1 oktober GON-zending Zending 1 februari Zending eerste drie schooldagen Zending 30/06 kleuter-aanwezigheden Zendingen problematische afwezigheden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (3) Welke zendingen? Aanwezigheden eerste 3 schooldagen september Voor alle leerlingen: de identiteits- en aanwezigheidsgegevens Leerlingen 1e schooldag oktober/februari Voor alle leerlingen: de identiteits- en inschrijvingsgegevens opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (4) Leerlingen geïntegreerd onderwijs (GON) 1e schooldag oktober Voor alle leerlingen met GON-begeleiding: de identiteits- en inschrijvingsgegevens, gegevens ivm de handicap… Deze zending gebeurt door de begeleidende school voor buitengewoon onderwijs opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (5) Aanwezigheden kleuters laatste schooldag Voor alle niet-leerplichtige kleuters: de identiteits- en aanwezigheidsgegevens Zending problematische afwezigheden (PA) Voor leerplichtige leerlingen met meer dan 30 halve dagen problematische afwezigheid: de identiteits- en inschrijvingsgegevens en info ivm de PA (max. 1 zending per leerling) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (6) Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! (-> 3/9, 1/10, 1/2, 30/6) Opgelet: Rechtzetting zending problematische afwezigheid kan enkel na annulatie van vorige zending opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (7) Terugzendingen Info over doorgestuurde gegevens: Leerlingenaantallen + alle details -> Print BAO4 of BKL en GOK-kenmerken -> zelfcontrole! Info over de verwerking v/d zending: Goed verwerkt Verwerkt maar met fouten Niet verwerkt en (fatale) fouten -> opnieuw! Extra Leerlingenkenmerken Rijksregisternummers opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (8) Info: Wetwijs ‘Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs’ Vragen? Inhoudelijke vragen en bv vragen ivm identiteitsgegevens: AgODi-contactpersonen Softwareproblemen Softwareleverancier opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Leerlingenzendingen (9) E-mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Gewoon onderwijs: Antwerpen: 02 553 99 32 Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 02 553 92 17 Limburg: 02 553 99 33 Oost-Vlaanderen: 02 553 92 05 Vlaams-Brabant: 02 553 92 17 West-Vlaanderen: 02 553 93 87 Buitengewoon onderwijs: 02 553 92 04 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Schoolveranderingen (1) Schriftelijk na 1ste schooldag van september Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn Aangetekend Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na melding Getekend en gedateerd ontvangstbewijs Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na ontvangstmelding opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Schoolveranderingen (2) Voorbeeld ter verduidelijking: Een kleuter is vanaf 1/9 ingeschreven in school A maar was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij in school B. Pas de 1ste schooldag na deze vakantie worden de documenten ingevuld. -> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar school A. -> Kleuter telt niet mee voor instap na de paasvakantie. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Aanwezigheden (1) Bijhouden van aanwezigheidsgegevens Aanwezigheidsregisters Extra info: stamboeknummer, adressenlijst, keuze LBV, … Uitschrijvingen (streep tot einde schooljaar) Late inschrijvingen (onderaan klasgroep, stamnr. vermelden) Paraferen van de registers opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Aanwezigheden (2) Codes kleuteronderwijs L = te laat gekomen A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie…) Vertikaal streepje (l) = aanwezig  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!  Evt. subtotalen bij kleuters ifv de toelatingsvoorwaarden lager onderwijs opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Aanwezigheden (3) Codes lager onderwijs Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts) Code H bij revalidatie + revalidatiedossier Code R bij religieuze feestdag, begrafenis… mits officieel doc./verklaring ouders Andere codes zoals Q, S, P, O, … mits doc./verklaring ouders én toestemming directie! Code B bij ongewettigde afwezigheid + begeleidingsdossier… opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Aanwezigheden (4) Info: Wetwijs ‘Aanwezigheden’ Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’ BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’ opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Klasseren Algemene regel: Inschrijvingsdocumenten Formulieren leerlingenkenmerken (GOK-formulieren) Inschrijvingsverslagen (BO-attesten en protocols)… Steeds stamnummer vermelden op de documenten en ze op stamnummer klasseren Afwezigheidsattesten: Chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per leerling Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken: Op stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Verificatie (1) O.a. controle van de leerlingengegevens Inschrijvingsregister Stamboekregister Inschrijvingsdocumenten Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen Aanwezigheidsregisters Begeleidings- en revalidatiedossiers … Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen klaargelegd worden Verificatieverslag bijhouden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Verificatie (2) Info: Wetwijs ‘Controle…’ of ‘Verificatie’ Regelgeving: Omzendbrieven: BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006) Bijlagen en linken! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Dienstbrieven Omkadering Lestijden-, uren- en puntenpakketten op schoolniveau Ook lestijden toegekend voor godsdienst, niet-confessionele zedenleer, cultuurbeschouwing, lichamelijke opvoeding … Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap GON-eenheden, GOK-lestijden (…) Toelagen Werkingsmiddelen Gekleurde gelden, bv nascholingsgeld (…) Ivm aanvullende LT: Minderheidscursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer Permanent onderwijs aan huis of POAH (enkel BO) Geïntegreerd onderwijs of GON (enkel BO) Inclusief onderwijs of ION (enkel BO) Rand en Taal GOK (in BO: enkel externe en semi-interne lln type 1 en type 3) Ivm uren: Aanwending uren: voor paramedisch, medisch, sociaal, psychologisch en orthopedagogisch personeel in BO Psycholoog – Arts – Verpleger – Logopedist – Kinesitherapeut – Maatschappelijk werker – Ergotherapeut – Orthopedagoog – Kinderverzorger (ook in gewoon onderwijs!) In (semi-)internaten en opvangcentra: ook administratief en opvoedend personeel Ivm PTN: Voor de school: ICT en administratieve omkadering Via de SG: stimulus en zorg opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Schoolbeheerteam (SBT) Behandeling van dossiers en aanvragen: Dienstbrieven Programmaties, herstructureringen, fusies Wijzigingen schoolgegevens naam directie e-mailadres … Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN Verwerking documenten ivm aanwending omkadering … opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 BAO’s Gewoon basisonderwijs BAO-formulieren: BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de school ‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de omkadering Herberekening in het kleuteronderwijs Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…) Invullen van de BaO-formulieren van 06/10/03 (BaO/2003/04) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 BKL’s Buitengewoon kleuter- en lager onderwijs Invullen van de BKL-formulieren Aanwending van het lestijden-, uren en puntenpakket in de BO-school/internaat Berekening urenpakket internaten … Ook BAO Algemene gegevens Omzendbrief ‘Invullen van de BKL-formulieren’ BaO/2003/05 van 06-10-2003 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Contact http://www.ond.vlaanderen.be http://www.agodi.be Contactpersonen Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), o.a. Dossierbeheerder schoolbeheerteam Dossierbeheerder werkstation Verificateur (…) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012