Kennis en Interactie 26 november 2003 College 5 The myth of the paperless office Introductie Hoofdstuk 1 en 2 Televisie-documentaire

Kennis en Interactie 26 november 2003 The myth of the paperless office  Sluit aan bij Norman: technologie naar menselijke maat  Introduceert interessante onderzoeksmethoden:  Laboratorium-studies  Veld-studies  Beschrijft hoe mensen papier gebruiken in samenhang met technologische ontwikkelingen

Kennis en Interactie 26 november 2003 Vraagstelling  Waarom gebruiken mensen nog steeds papier?  Wat zijn jullie eigen bevindingen?  Hoe kan inzicht in het gebruik van papier nieuwe technologische ontwikkelingen sturen?  Wat is de toekomst van papier?

Kennis en Interactie 26 november 2003 De eerste PC’s  De eerste PC’s IBM en Apple Macintosh (vroege jaren 80)  Tekstverwerkers niet compatibel  Alleen de geprinte versie toegankelijk voor verschillende gebruikers  Nog nauwelijks netwerkfaciliteiten

Kennis en Interactie 26 november 2003 De jaren 90  Opkomst van het Internet en World Wide Web  Geschakelde computers  Een taal – HTML: Hyper Text Markup Language  Deze ontwikkeling gaf nieuwe voeding aan het idee van het papierloze kantoor

Kennis en Interactie 26 november 2003 En toen?  De papierconsumptie steeg in plaats van te dalen  Nieuwe technologische ontwikkelingen: elektronisch papier: bijna dezelfde eigenschappen als papier  Licht  Beschrijfbaar

Kennis en Interactie 26 november 2003 Trends: Trend 1  Internet-verkeer verdubbelt elke negen maanden  Er wordt veel meer informatie aangeboden  Des te meer informatie toegankelijk is, des te meer er wordt geprint  Mensen lezen – lange stukken – liever niet van het scherm

Kennis en Interactie 26 november 2003 Trend 2  Vooruitgang in druk-technologie  Betere en goedkopere printers  Eerst elektronisch verspreiden (in plaats van kopiëren en rondsturen), dan printen  Printing-on-demand  Geavanceerde tekstverwerkers en grafische programma’s voor opmaak

Kennis en Interactie 26 november 2003 De affordances van papier  Affordance: wat is dat ook alweer?  De eigenschappen van objecten maken bepaalde acties mogelijk  Papier: pakken, dragen, vouwen  Wat zijn de affordances van een computer?

Kennis en Interactie 26 november 2003 Problemen met papier  Symbolic problem  Papier is ouderwets  Cost problem  Opslag van papier is duur  Interactional problem  affordances

Kennis en Interactie 26 november 2003 What;s wrong with paper?  Hoofdstuk 2 bespreekt de drie typen problemen:  Symbolisch, kosten en interactie  Geeft twee voorbeelden van organisaties die met wisselend succes getracht hebben het gebruik van papier terug te dringen

Kennis en Interactie 26 november 2003 Het kosten-probleem  83% van kantoor-documenten bestaat uit formulieren  Verenigde Staten:  1 biljoen dollar voor het ontwerpen en printen van formulieren  25 –35 biljoen dollar voor het bewaren, reviseren en verspreiden van de formulieren

Kennis en Interactie 26 november 2003 De prijs van opslag en terugvinden  Papier neemt kostbare ruimte in beslag  Papier raakt kwijt, wordt verkeerd gearchiveerd  Managers besteden gemiddeld drie uur per week aan het zoeken naar documenten  Papier raakt uit de tijd (evaluatieformulieren; folders)

Kennis en Interactie 26 november 2003 De prijs van Digitale Documentatie Systemen  De prijs is minder zichtbaar:  Opslag is goedkoop  Terugvinden wordt steeds makkelijker  Welke kosten zijn er dan?  Invoering  Veranderingsproces

Kennis en Interactie 26 november 2003 Het interactie-probleem: beperkingen van papier  Moet lokaal beschikbaar zijn  Neemt fysieke ruimte in beslag  Kan eigenlijk slechts door een iemand tegelijk gebruikt worden  Kan niet makkelijk worden aangepast, of ingepast in een ander document  Kan niet makkelijk gerepliceerd worden  Kan geen dynamische informatie weergeven

Kennis en Interactie 26 november 2003 The case of DanTech  Deens bedrijf:  Ontwerpen en in elkaar zetten (manufactoring) van een ‘high-tech’ produkt  Probleem:  verslechterende concurrentiepositie  Oplossing:  Herstructuren van werkprocessen

Kennis en Interactie 26 november 2003 Maatregelen  Kleine interdisciplinaire projectteams  Training voor twee functies  Flexibiliteit  Inzetbaarheid  Verhuizen  Technologische hulpmiddelen om de mobiliteit te verhogen  Opgelegde beperking in het gebruik van papier

Kennis en Interactie 26 november 2003 Het nieuwe kantoor  Open: geen hiërarchische structuur  Geen vaste werkplekken (alleen voor de duur van een project)  Centrale sociale locaties (coffee corners)  Portable computers  Eén hangmappenkast per project  Elektronisch documentatiesysteem

Kennis en Interactie 26 november 2003 Gevolgen  Papier bond mensen niet langer aan een plek  Documentatie in papieren vorm allen nodig tijdens de duur van een project  Organisational memory: niet op papier maar in de hoofden van mensen  Enorme publiciteit in de media

Kennis en Interactie 26 november 2003 The case of UKCom  Telecommunicatie-bedrijf  Krimpende markt – fusie met een kleinere concurrent  Op naar de paperless office  ‘Bids & Sales’  Complexe offertes op papier

Kennis en Interactie 26 november 2003 Maatregelen  Elektronisch documentatiesysteem voor ‘customer account management’  Informatie delen tussen account managers en Bids en Sales  Elektronisch hulpmiddel voor het berekenen/schatten van kosten  Informatie delen tussen verschillende afdelingen waar kosten worden berekend/geschat

Kennis en Interactie 26 november 2003 Uitkomst  Veel verzet tegen nieuwe hulpmiddelen  Account managers hebben ‘klant- gevoelige informatie’ die zich niet laat delen  Project-begrotingen worden zo gemaakt dat er flexibel kan worden omgegaan met onvoorziene kosten

Kennis en Interactie 26 november 2003 Algemene conclusie  UKCom had zich onvoldoende gerealiseerd hoe papier door verschillende afdelingen wordt gebruikt en hoe de werkprocessen in elkaar zitten  DanTech had juist wel de werkprocessen als uitgangspunt genomen