Anemoon project Vernieuwing administratieve informatieverwerking K.U.Leuven

Anemoon project K.U.Leuven  Rector Prof. A. Oosterlinck (februari 1997): Toekomst administratieve informatieverwerking ?  Werkgroep o.l.v. Prof. G. Dedene: Diagnose problemen + oplossingsscenario’s  Vice-Rector G. Langouche (april 1997) Opdracht LUDIT-raad=concreet beleidsvoorstel !  LUDIT-raad * 5 adviezen -> GeBu HISTORIEK

Anemoon project K.U.Leuven  20 oktober 1997 = voorstel nieuwe organisatie  17 november 1997 = voorstel nieuwe software-basis  3 februari 1998 = advies keuze software pakket  16 maart 1998 = advies keuze databankbeheerssysteem  6 april 1998 = advies keuze implementatiepartner ADVIEZEN LUDIT-RAAD * AAN GEBU

Anemoon project K.U.Leuven architectuurcel studenten architectuurcel onderwijs architectuurcel onderzoek architectuurcel financiën architectuurcel logistiek&techn. architectuurcel personeel Informatie architect studenten Informatie architect onderwijs Informatie architect onderzoek Informatie architect financiën Informatie architect logistiek&techniek Informatie architect personeel Studentenbeleid Onderwijsbeleid Onderzoeksbeleid Algemeen beheer Rectorale diensten AIV domeinverantwoorde -lijke studenten domeinverantwoorde -lijke onderwijs domeinverantwoorde -lijke onderzoek domeinverantwoorde -lijke financiën domeinverantwoorde -lijke logistiek&techn. domeinverantwoorde -lijke personeel Coördinatie overleg NIEUWE ORGANISATIE

Anemoon project K.U.Leuven SOFTWARE ONDERWIJS LOGIST. EN TD FINANCIEN PERSONEEL ONDERZOEK STUDENTEN DATA  Geïntegreerd software-pakket  Client-server architectuur  Uniform databankbeheer NIEUWE SOFTWARE BASIS

Anemoon project K.U.Leuven   DOELSTELLINGENMIDDELENORGANISATIEPROJECTPLAN ANEMOON PROJECT

Anemoon project K.U.Leuven GLOBALE DOELSTELLING ANEMOON PROJECT Het Anemoonproject moet leiden tot productievere en kwalitatief betere processen, voor elke soort gebruiker, optimaal ondersteund door moderne toepassingssoftware DOELSTELLINGEN

Anemoon project K.U.Leuven Stroomlijnen processen DOELSTELLINGEN - PROCESSEN PRODUCTIVITEITKWALITEIT TIJD (tijdig, voorspelbaar) NAUWKEURIGHEID (juist, accuraat, consistent) KLANTGERICHT (service, transparantie) DOELSTELLINGEN - PROCESSEN EFFICIENTIE (optimaal middelengebruik) EFFECTIVITEIT (doeltreffendheid)

Anemoon project K.U.Leuven DOELSTELLINGEN - GEBRUIKERS  Administratie Basistoepassingen voor de centrale en decentrale administraties  Occasionele gebruikers Self-service toepassingen voor elk profiel binnen en buiten de Campusgemeenschap  Management Beleidsondersteunende toepassingen voor de centrale en decentrale beleidsverant- woordelijken DOELSTELLINGEN - GEBRUIKERS

Anemoon project K.U.Leuven DOELSTELLINGEN - SYSTEMEN Procesondersteuning door workflow Self-service via inter- en intranet Aangepast voor jaar 2000 Integratie met desktop Integratie met EIS, DW,... Aangepast voor EURO Grafische interface voor gebruikers Archivering en documentbeheer PERSONEEL FINANCIEN LOGISTIEK&TECHNIEK STUDENTEN ONDERWIJS ONDERZOEK AOO INTEGRATIE

Anemoon project K.U.Leuven GLOBALE DOELSTELLING ANEMOON PROJECT Het Anemoonproject moet leiden tot productievere en kwalitatief betere processen, voor elke soort gebruiker, optimaal ondersteund door moderne toepassingssoftware OPDRACHTSDOELSTELLINGEN PROJECT CONCRETE DOELSTELLINGEN PER DEELPROJECT TOEKOMSTIGE SITUATIE HUIDIGE SITUATIE DOELSTELLINGEN

Anemoon project K.U.Leuven ANEMOON PROJECT   DOELSTELLINGENMIDDELENORGANISATIEPROJECTPLAN ANEMOON PROJECT

Anemoon project K.U.Leuven TRAINING EXTERN PERSONEEL SYSTEEM SOFTWARE HARDWARE TOEPASSINGS SOFTWARE MIDDELEN - BUDGET EXTERNE KOST

Anemoon project K.U.Leuven MANAGEMENT INFORMATIE-ARCHITECTEN EN ARCHITECTUURCELLEN SLEUTELGEBRUIKERS INFORMATICI EXTERNE EXPERTEN MIDDELEN - MENSEN

Anemoon project K.U.Leuven MIDDELEN - MENSEN - TRAINING PROJECT MEDEWERKERS EINDGEBRUIKERS

Anemoon project K.U.Leuven MIDDELEN - MENSEN - TRAINING PROJECT Projectmedewerkers Sleutelgebruikers Informatie architecten informatici Uitgebreide en brede SAP kennis opbouwen Eindgebruikers KUL processen KUL SAP 650 mandagen

Anemoon project K.U.Leuven MIDDELEN - MENSEN - COACHING CIMAD + =

Anemoon project K.U.Leuven   DOELSTELLINGENMIDDELENORGANISATIEPROJECTPLAN ANEMOON PROJECT

Anemoon project K.U.Leuven PROJECTORGANISATIE Rector Rectorale diensten Algemeen beheer Studentenbeleid Campus Kortrijk Interfacultaire instituten Biomedische Exacte Onderwijsbeleid Onderzoeksbeleid Humane    PROJECTORGANISATIE

Anemoon project K.U.Leuven PG financiën PG personeel PG logist&techn PG IQ-Campus PG onderzoek STUURGROEP sponsor Algemeen Beheerder Prof. Goedseels PROJECTORGANIGRAM Prof. Goedseels (vz) Prof. Langouche Prof. Van de Capelle Prof. R. Devos R. Robeyns R. Florizoone F. Van de Gaer B. De Bruyn A. Depuydt (secr) Voorzitters architectuurcellen Prof. Van Gerven Prof. Debrock Prof. Bouillon F. Gilliard J. Vaesen E. Verhelst J. Vanoverschelde P. Phlips A. Depuydt AC financiën Voorz.: F. Gilliard IA : B. De Bruyn DV: F. Veuchelen AC personeel Voorz.: J. Vaesen / E. Verhelst IA : A. Denaux DV: D. Windal AC logist&techn Voorz.: P. Phlips / J. Vanoverschelde IA : N. DV: Y. Van Eeckhoudt AC onderwijs Voorz.: Prof. Debrock IA: J. Raeymaekers DV: J. Van Weert AC studenten Voorz.: Prof. Van Gerven IA: G. Van Oyen DV: S. Maes AC onderzoek Voorz.: Prof. Bouillon IA: P. De Troch DV: N. (A. Depuydt) projectleider Sleutelgebr. financiën Sleutelgebr. personeel Sleutelgebr. logist&techn Sleutelgebr. IQ-Campus Sleutelgebr. onderzoek CoördinatiecelCel communicatieCel systeembeheer Klankbord AOO Werkgroep AOO Voorz.: J. Bauwens / F. Van Nieuwenhove IA: E. Heyen DV: S. Beullens Decentrale sleutelgebruikers Decentrale sleutelgebruikers ?

Anemoon project K.U.Leuven Projectgroep GARANTIE SNELLE BESLISSINGEN ! Architectuurcel Stuurgroep Gebu

Anemoon project K.U.Leuven SLEUTELGEBRUIKERS

Anemoon project K.U.Leuven DECENTRALE SLEUTELGEBRUIKERS

Anemoon project K.U.Leuven ROL DECENTRALE SLEUTELGEBRUIKERS Projectgroep Sleutelgebruikers Input bij bepaling behoeften Feedback vanuit pilootrol Validering van output Communicatie

Anemoon project K.U.Leuven COMMUNICATIE - INFORMATIE ? COMMUNICATIEPLAN UITBOUWEN ! Geregeld publicaties in Campuskrant Tweemaandelijkse nieuwsbrief Forums op geregelde tijdstippen Uitbouwen van een website Eindgebruikersopleidingen organiseren

Anemoon project K.U.Leuven WEERSTAND INFORMATIE Goed geïnformeerd pessimisme Slecht geïnformeerd pessimisme Goed geïnformeerd optimisme Slecht geïnformeerd optimisme INFORMATIE - WEERSTAND

Anemoon project K.U.Leuven   DOELSTELLINGENMIDDELENORGANISATIEPROJECTPLAN ANEMOON PROJECT

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING - PROJECTVOORBEREIDING Project charter INITIELE PROJECTPLANNING Implementatiestrategie (ASAP)WerkomgevingProjectorganisatieGlobaal projectplan (mensen,budget,tijd)Trainingsplan projectmedewerkersPlanning technische vereisten (HW, sizing)

Anemoon project K.U.Leuven CommunicatieplanBeheer documentatie Beheer ‘open vragen’Beheer budgetten TeambuildingKwaliteitsgaranties Projectmanagement VASTLEGGEN PROJECTPROCEDURES Configuratiebeheer Eindgebruikersopleiding en documentatie Testen Support eindgebruikers Beheer autorisaties Probleem- en foutbehandeling Beheer uitbreidingen en aanpassingen Implementatie standaarden en procedures Beheer systemenBeheer clients Release strategieTransport strategie Systeemlandschap PLANNING - PROJECTVOORBEREIDING

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING - FASERING Decentrale uitrol Functionele fasering processen TIJD processen TIJD processen TIJD processen PLANNING - FASERING

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING - MIJLPALEN PROJECTEN LOG.&TECHN. ONDERZOEK EURO ? PERSONEELBPR ONDERWIJS EN STUDENTEN IQ CAMPUS ? FINANCIEN AANKOOP ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE OPBOUW 2003

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING - IQ-CAMPUS ? SAP VOOR UNIVERSITEITEN K.U.Leuven coöperatie partner EERSTE REALISATIE JULI 1999 ? IQ-CAMPUS