Piet Van Schuylenbergh directeur afdeling OCMW’s VVSG Goed samenwerken tussen gemeente en OCMW Ronde tafel armoede, Ceder, 17 april 2013 Piet Van Schuylenbergh directeur afdeling OCMW’s VVSG

Opdracht gemeente en OCMW Gemeente: algemene opdracht: bijdragen tot welzijn van de burgers en duurzame ontwikkeling alle aangelegenheden van gemeentelijk belang hoe: burgernabij, democratisch, transparant, doelmatig, betrokkenheid inwoners en open OCMW= gemeentelijke instelling met specifieke opdracht: mensen in staat stellen een menswaardig leven te leiden eigen organieke wetgeving, taken en bevoegdheden aparte publieke rechtspersoon met nauwe band met gemeente

Relatie gemeente-OCMW: samenwerking Lokaal sociaal beleid: samen plannen en uitvoeren, sociaal huis Gemeenschappelijke diensten Beroep doen op elkaars personeel Overleg in de schoot van het CBS

Relatie gemeente-OCMW: toezicht CBS oefent toezicht uit (gemeentelijk belang) Burgemeester kan RMW bijwonen en dossiers doen verdagen Gemeenteraad keurt strategische beslissingen OCMW goed (MJP, oprichten diensten, toetreden tot verenigingen) Waarom: gemeente financieel mee verantwoordelijk (werkingssubsidie aan OCMW)

Relatie gemeente-OCMW Samenwerking: gelijkwaardige partners Toezicht: ongelijkwaardige partners Potentieel conflict ! Toezicht mag geen rem zijn op samenwerking

Respect voor elkaars opdracht Ook sociaal beleid behoort tot gemeentelijk beleid: eenheid van beleid sociaal beleid houdt rekening met huisvesting, ruimtelijke ordening, veiligheid, cultuur en vrije tijd, werkgelegenheid,… in alle beleidsdomeinen moet er aandacht zijn voor het sociale aspect Operationele vrijheid OCMW: heeft te maken met de opdracht, de doelgroepen (hulpvrager), netwerken, concurrentiepositie eenheid van uitvoering

Samenwerking m.b.t. beleid en beheer Lokaal sociaal beleid BBC en meerjarenplan Beheer Dienstverlening Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

Evoluties op het terrein 3 lijnen: Meer afstemming van het beleid Bundeling van alle vormen van sociale dienstverlening naar de burger in één hand, nl. het OCMW (=taakverdeling) Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van ondersteunende diensten (vele formules)

Ondersteunende diensten Waarom samenwerken ? Inhoudelijke samenwerking vergt vaak ook samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten Schaalvoordelen: het beste resultaat tegen de laagste kost Bereikvoordelen: verbreden van het aanbod Meer focus op de kernactiviteiten

Huidige top 5 van samenwerking* ICT: 58% Communicatie: 49% Technische dienst: 45% Personeel: 42% Interne preventie: 36% *bevraging gemeentesecretarissen, situatie 2011 Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

Vaak bij gespecialiseerde diensten Schaalvoordelen Vaak bij gespecialiseerde diensten Betere benutting van de capaciteit Leereffecten door volume Voorbeelden: ICT-verantwoordelijke medewerker overheidsopdrachten communicatieambtenaar

Schaalvoordelen : nuanceren ! Er bestaat geen unieke optimale schaal Schaaldifferentiatie naargelang het thema Samenwerken met OCMW’s in de regio (b.v. schuldbemiddeling) Samenwerken met de gemeente Samenwerken met andere partners (CAW, SHM, PWA, Werkwinkel,…) Alleen doen

Schaalnadelen Samenwerking vergt sowieso extra mankracht (overleg, afstemming, uitvoering) Behoeften van gemeente en OCMW aan ondersteuning moeten vergelijkbaar zijn Als de behoeften van de ene zeer specifiek zijn, moet de andere teveel aanpassen Ondersteuning moet beide besturen toelaten hun dienstverlening aan hun cliënten uit te voeren en zelfs te verbeteren

Randvoorwaarden Heldere doelstellingen, vertrekkend van de kerntaken van beide besturen Politiek en ambtelijk draagvlak Helder juridisch kader

Heldere doelstellingen (1) Samenwerking is geen opslorping Samenwerking mag eigenheid en realisatie kerntaken OCMW niet op het spel zetten : Sociaal beleid als belangrijke pijler van het globale gemeentelijke beleid Professionaliteit van de individuele hulpverlening Management van de organisatie en diensten

Heldere doelstellingen (2) Lange termijndoelstellingen voorop stellen Secretarissen moeten elkaar erkennen Voldoende transparantie, b.v. registreren van prestaties, werklastmetingen, heldere facturatie of kostenaanrekening, monitoring van de vooruitgang, … Draagvlak creëren bij personeel (inspraak, betrokkenheid) Respect voor wettelijke bevoegdheden OCMW

Politiek en ambtelijk draagvlak Politiek betrekken in proces Niet enkel de meerderheid, mikken op lange termijn Secretarissen + OCMW-voorzitter + burgemeester zijn de dragers Personeel betrekken

Helder juridisch kader Samenwerkingsovereenkomst gemeente-OCMW (decreten: beheersovereenkomst) Knelpunten: Ter beschikking stellen van personeel + evaluatie, tucht, ontslag Gemeenschappelijke aankopen: aankoop- of opdrachtencentrale, raamovereenkomsten ICT: informatieveiligheid en privacy

Gestructureerd zonder feitelijke integratie Feitelijke integratie Organisatievormen Ad hoc Gestructureerd zonder feitelijke integratie Feitelijke integratie Formele overdracht Via externe verzelfstandige dienst Via externe interlokale dienst (meerdere gemeenten) Uitbesteding aan private partner Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

VVSG-afwegingskader samenwerking ondersteunende diensten

Uitgangspunten van het instrument Effectiviteit en efficiëntie als basismotieven -> samenwerking is slechts één van de mogelijke optimale organisatievormen Goede analyse als basis van proces Effectiviteit en efficiëntie ondersteunende diensten is afhankelijk van wijze van inrichting publieksdiensten Eén ondersteunende dienst als object van instrument We moeten mijns inziens dus niet beginnen met ‘samenwerking’ of ‘fusie’ centraal en voorop te stellen in de discussie, maar wel effectiviteit en efficiëntie en zien hoe, via welke organisatievorm voor ondersteunende diensten, we daar geraken. Goede analyse: beeld vormen van huidige situatie functioneren ondersteunende dienst, gewenste situatie, hypothesen over effectievere en efficiëntere organisatievormen formuleren, toetsen en wegen van hypothesen aan de randvoorwaarden (procesmatig, juridisch, bestuurlijk), beslissen op basis van voorgaande. Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

Welke ondersteunende dienst? Stappen Welke ondersteunende dienst? Welke producten/diensten, middelen, gebruikers? Huidige kwaliteit/effecten? Gewenste effecten/kwaliteit? Hypotheses per dienstverlening Toetsing aan juridische, procesmatige en bestuurlijke randvoorwaarden Beslissing per dienstverlening Totaalscenario per dienst Vele veranderingen gebeuren zonder voorafgaandelijke analyse: met goede redenen (opportuniteiten) maar opgelet bij: Onenigheid Omvangrijke brede oefening moeilijk omkeerbare zaken Stap 2: -> tijdsbesteding per medewerker, uitbesteding, andere diensten, werkingskosten -> kosten per product/dienst Stap 3: volgens uitvoerders en gebruikers Stap 4: weer volgens uitvoerders en gebruikers Stap 5: nieuwe processen en outpout, input bijsturen, uitbesteding, samenwerking ocmw/gem, intergemeentelijk, verzelfstandigen, .. Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

Aandachtspunten veranderingstraject

Aandachtspunten veranderingstraject Oorzaken van falen van veranderingsprocessen Succesfactoren Gebrek aan draagvlak Gebrek aan capaciteit Te hoge tijdsdruk Onvoldoende communicatie van meerwaarde en motief van verandering Betrokkenheid creëren Iemand capabel intern/extern vrijstellen voor procesbegeleiding Tijd voorzien voor rijpen van inzichten Werken aan gemeenschappelijk perspectief Anticiperen De meest voorkomende oorzaken van het falen van veranderingsprocessen tonen ons waarmee moet rekening gehouden worden. Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

BTW in de context van samenwerking: jan.leroy@vvsg.be Meer info? Samenwerking en personeel: katleen.janssens@vvsg.be en marijke.delange@vvsg.be BTW in de context van samenwerking: jan.leroy@vvsg.be Informatieveiligheid en samenwerking: herman.callens@vvsg.be en chris.boens@vvsg.be Bestuurlijke aangelegenheden en samenwerking: pieter.vanderstappen@vvsg.be Vorming: dirk.meulemans@vvsg.be Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017

Achtergrond Praktisch handboek voor samenwerking tussen gemeente en OCMW, UAntwerpen: http://binnenland.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking/praktisch-handboek-voor-samenwerking-gemeente-en-ocmw Verzelfstandiging en samenwerking op lokaal vlak, VVSG-Politeia, Brussel, losbladig http://www.vvsg.be/Werking_Organisatie/samenwerking/Pages/SamenwerkingGemeente-OCMW.aspx Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 4-4-2017