Gemeentelijke implementatie GFO Zaken Corné Dekker, informatie-architect e-government Drechtsteden Digitaal, 30 augustus 2006

E-government architectuur

Gegevensmagazijn bevat kopieën van gegevens uit backoffice-administraties gebaseerd op GFO-Basisgegevens basisregistraties: natuurlijke personen, niet-natuurlijke personen, adressen, gebouwde objecten, grond objecten, kadastrale objecten, medewerkers afspraken met bronhouders geometrie tbv kaartfunctionaliteit

Wat is een zaaktype ? “een proces waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden” er wordt momenteel geïnventariseerd welke zaaktypen (DSP-werkprocessen) de gemeente kent

Voorbeelden van zaaktypen Geïnitieerd door burger of bedrijf: behandelen van een aanvraag vergunning verstrekken van een paspoort afhandelen van een melding of klacht verstrekken van informatie op aanvraag Geïnitieerd door gemeente zelf: controleren van een café op naleven voorwaarden vergunning

Zaaktypen m.b.t. bouwvergunning

Wat is een zaak ? “een samenhangende hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”

Voorbeelden van een zaak Geïnitieerd door burger of bedrijf: behandelen van een aanvraag vergunning bedrijf X verstrekken van een paspoort mevrouw Y afhandelen van een melding of klacht klant Z

Reikwijdte GFO-Zaken

Reikwijdte implementatie

de naam voor het nieuwe systeem waarmee Dordrecht gaat werken MOZAIEK m id o ffice zaken i nformatie e n k ennis de naam voor het nieuwe systeem waarmee Dordrecht gaat werken

Per zaaktype wordt vastgelegd welke afdeling is verantwoordelijk? wie mag zaken inzien of behandelen? welke statussen gaan we de aanvrager terugmelden? welke besluiten/beschikkingen zijn relevant? wat zijn de mogelijke resultaten? welke documenten zijn relevant of zelfs verplicht? welke kenmerken zijn relevant of verplicht? aan welke registraties (personen, bedrijven, adressen) kan of moet worden gekoppeld? wat zijn de DSP-kenmerken? checklist per status?

Checklist per statuswijziging behandelaar beantwoordt ja/nee vragen rechtmatigheid toepassing legt stappen minder dwingend op is je chef akkoord? is het advies van de Brandweer positief?

Verbeterde registraties Bij elke statuswijziging en bij het afhandelen van een zaak wordt gecontroleerd: is het dossier compleet (bevat het dossier de verplichte documenten)? zijn de verplichte kenmerken ingevoerd? zijn de verplichte koppelingen (personen, bedrijven, adressen, etc) gelegd?

Voordelen van elke afgeronde zaak is het dossier altijd compleet van elke zaak is bekend welke personen, bedrijven, adressen het betreft voorbeeld m.b.t. handhaving: men krijgt inzicht in álle zaken (alle vergunningsaanvragen) m.b.t. een bepaald bedrijf, inclusief de bijbehorende dossiers (alle vergunningen) voorbeeld m.b.t. klantbeheer: mijnDordrecht.nl, straks: PIP

taakbak per zaaktype, niet persoonlijk selecties mogelijk: het overzicht met zaaktypen en openstaande zaken wordt de taakbak genoemd (signalering nieuwe zaken en statuswijzigingen evt. via GroupWise) taakbak per zaaktype, niet persoonlijk selecties mogelijk: bepaalde status door medewerker in behandeling genomen door eerstelijns toegewezen op basis van kenmerk

Taakbak

Zaak dossier

Locatie van een zaak

www.dordrecht.nl/zaakinfo (1)

www.dordrecht.nl/zaakinfo (2)

www.dordrecht.nl/zaakinfo (3)

vergunningen / bekendmakingen

vergunning

Monitor Kwaliteit

Inzoomen op organisatie-onderdeel

Inzoomen op product

Fasering zaken in de midoffice Per kanaal: fase 1: webintakes (web intake systeem) fase 2: post/fax/email (functionaliteit Mozaiek) fase 3: balie/telefoon

Samengevat: de zaak centraal ! Ook als het proces nog niet in kaart is gebracht ! management-informatie geeft op elk moment het totaal-overzicht m.b.t. álle zaken (CRM) management-informatie signaleert processen die aandacht behoeven (WFM) Ook als er nog geen geautomatiseerde koppeling met de BO mogelijk is ! geen extra werk, straks minder werk

Meer informatie www.dordrecht.nl/e-government c.dekker@dordrecht.nl

Egem midoffice proces architectuur