Creatie van een pro forma in SRM7 door de leverancier Januari 2013

7/13/ Technische gegevens URL User VENxxxxxx Hulp: Purchasing support Nathalie Sarlet 02/ Kevin Rymenants 02/ Nancy De Smet 02/ Internet opties Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) Pop-up blokkering desactiveren

7/13/ Compatibilty view settings

7/13/ Site ‘elia.be’ toevoegen Vul de site in, klik op ‘Add’ en vervolgens op ‘Close’

7/13/ Site ‘elia.be’ toevoegen Ingeval u problemen ondervindt om de catalogus te openen (zie slide 17), klik dan op het icoon ‘Compatibility view’ voor een volledige internet compatibiliteit.

7/13/ Desactiveren van de Pop-up blokkering

7/13/ Proces: Creatie van de proforma door de leverancier (jaarbestellingen)

7/13/ Inhoud 1. Aanmelden / Afmelden 2. Aanmaken van de proforma factuur 1.Zoeken en selecteren van een bestelling 2.Ingeven van detailgegevens 3.Toevoegen van een bijlage of opmerking 4.Opslaan en versturen 3. Controleren van de proforma factuur 4. Afkeuring van een proforma factuur 1.Controleren 2.Aanpassen

7/13/ Verbinding 2 paswoorden (hoofdlettergevoelig!) DMZ: 1 e paswoord Gememoriseerd door het systeem Blijft onveranderd Minimale lengte 6 CHAR Kies voor beide applicaties hetzelfde paswoord om het uzelf gemakkelijk te maken

7/13/ /13/ Verbinding 2 e paswoord voor SRM

7/13/ /13/ U heeft 4 menus : de eerste voor het aanmaken van een proforma, de tweede voor het gebruik van de upload tool, de derde en vierde voor het opzoeken van een proforma Aanmaken van een pro forma factuur Log off om de verbinding te verbreken Om de taal te wijzigen Uw lijst van pro forma’s Gebruik van de upload tool Opzoeken van een pro forma

7/13/ /13/ Inhoud 1. Aanmelden / Afmelden 2. Aanmaken van de proforma factuur 1.Zoeken en selecteren van een bestelling 2.Ingeven van detailgegevens 3.Toevoegen van een bijlage of opmerking 4.Opslaan en versturen 3. Controleren van de proforma factuur 4. Afkeuring van een proforma factuur 1.Controleren 2.Aanpassen

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours Staat standaard op ‘30 dagen’ N° van de bestelling 48xxxxxx of 47xxxxxx 3

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur 2 Selecteer de gewenste lijn. 1

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur 1 pro forma = 1 factuur Omschrijving, Bv. Werf XXX – Lijn 70 kV xxxxx Referentie pro forma - moet worden vermeld op de factuur Leverdatum, bv. December 2012

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur Via « Add item » : selecteer uw catalogus

7/13/ /13/ Selecteer de juiste catalogus (indien u er over meerdere beschikt) 2. Selecteer de diensten in de catalogus : 2 manieren Zoek bv via leveranciersreferentie, ex Catalogus – Kiezen van de dienst

7/13/ /13/ Catalogus – Kiezen van de dienst Optie 1: Klik op ‘Shopping cart preview’ voor een overzicht van uw selectie Klik daarna op ‘Transfer items’ om ze naar SRM over te brengen Optie twee: klik op ‘ Check out ’

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur De gekozen diensten worden toegevoegd aan de pro forma

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur 1. Pas de hoeveelheden aan, controleer het bedrag van de pro forma en klik op « Check » 2. Indien je geen diensten buiten catalogus hebt, verwijder dan lijn 1,1 via « Delete », anders verschijnt er een error.

7/13/ /13/ Aanmaken van een pro forma factuur Optioneel : indien dienst(en) buiten catalogus, gebruik dan hiervoor lijn 1.1. Geef een gepaste omschrijving weer en pas de prijs aan. Ofwel een totaalprijs (bv.1 SU aan 200 eur), ofwel een prijs per eenheid (bv. 3 stuks aan 150 EUR/stuk)).

7/13/ /13/ Toevoegen van bijlagen Voeg eventueel een opmerking toe in het veld ‘Tekst leverancier’’ Voeg de nodige bijlagen toe (PDF, Word, Excel …)

7/13/ /13/ Opslaan en versturen van de pro forma Opmerking: “Save” = opslaan zonder het versturen van de pro forma factuur (=tijdelijk opslaan) Klik op ‘Confirm’ om de pro forma factuur te versturen

7/13/ /13/ Inhoud 1. Aanmelden / Afmelden 2. Aanmaken van de proforma factuur 1.Zoeken en selecteren van een bestelling 2.Ingeven van detailgegevens 3.Toevoegen van een bijlage of opmerking 4.Opslaan en versturen 3. Controleren van de proforma factuur 4. Afkeuring van een proforma factuur 1.Controleren 2.Aanpassen

7/13/ /13/ Controleren van de pro forma factuur Selecteer het menu « Overview Confirmations » om een lijst van uw pro forma’s weer te geven.

7/13/ /13/ Controleren van de pro forma factuur Via de lijst « Awaiting approval » vindt u de pro forma’s terug die wachten op goedkeuring. Selecteer de proforma. Vos listes de pro forma’s

7/13/ /13/ Status van de pro forma factuur All :alle pro forma’s, ongeacht hun status Saved :voorlopig opgeslagen pro forma’s Awaiting Approval : pro forma’s die nog wachten op goedkeuring door een Elia verantwoordelijke Approved : goedgekeurde pro forma’s Rejected : afgekeurde pro forma’s Deleted :verwijderde pro forma’s

7/13/ /13/ Inhoud 1. Aanmelden / Afmelden 2. Aanmaken van de proforma factuur 1.Zoeken en selecteren van een bestelling 2.Ingeven van detailgegevens 3.Toevoegen van een bijlage of opmerking 4.Opslaan en versturen 3. Controleren van de proforma factuur 4. Afkeuring van een proforma factuur 1.Controleren 2.Aanpassen

7/13/ /13/ Afkeuring van de pro forma factuur door de Elia verantwoordelijke U ontvangt een mail met de reden van de afkeuring (zie de laatste regel)

7/13/ /13/ Controleren van de pro forma factuur Selecteer het menu « Overview Confirmations ».

7/13/ /13/ Selecteer de afgekeurde pro forma Via de lijst « Rejected » vindt u alle afgekeurde pro forma’s terug Selecteer de proforma.

7/13/ /13/ Controleer de reden en de opmerkingen van de afkeurder Klik op ‘Edit’ om de pro forma te wijzigen, zodat ze voldoet aan de verwachtingen van de Elia verantwoordelijke Afkeuringstekst van de Elia verantwoordelijke

7/13/ /13/ Wijzigen/vervolledigen van de pro forma factuur Wijzig de pro forma, voeg eventueel ontbrekende bijlagen toe en bevestig je wijzigingen door op ‘Confirm’ te klikken. Opmerking : Klik op “Delete” indien de pro forma volledig verkeerd is (bv. verkeerde dienst vermeld) en opnieuw moet worden gemaakt.

7/13/ /13/ Aangepaste pro forma De aangepaste pro forma bevindt zich opnieuw in de lijst ter goedkeuring: ‘Waiting for approval’ Selecteer de pro forma.

7/13/ /13/ Goedgekeurde pro forma Na goedkeuring ontvangt u een mail met daarin de pro forma als bijlage en de boodschap dat uw pro forma factuur is goedgekeurd.

7/13/ /13/ Goedgekeurde pro forma De pro forma bevindt zich nu in de lijst ‘Approved’.

7/13/ /13/ Verdere behandeling van de goedgekeurde pro forma facturen Vanaf de lijst ‘Approved’ kunt u de gegevens transporteren naar excel om ze daarna verder af te handelen.

7/13/ /13/ Errors / problemen Decimale hoeveelheden In de catalogus (5.3 in plaats van 5,3) Hoeveelheid < 1 is mogelijk in SRM zelf, maar niet in de catalogus Indien het budget overschreden is, contacteer dan de verantwoordelijke bij Elia. Bij paswoord problemen: contacteer Purchasing Support