Gemeente Governance Toerekenen van apparaatskosten. Themabijeenkomst 12 maart 2010 Rotterdam Rein-Aart van Vugt

Stellingen toerekenen apparaatskosten Waarom rekent u apparaatskosten toe aan programma’s/producten? Is kostentoerekening in de begroting belangrijk voor de kostprijsberekening? Stuurt uw organisatie op kostprijzen? Spelen de kostprijzen, toerekening apparaatskosten nog een rol bij de bezuiniging? Welke kostenverdeelmethode hanteert u? Waarom hanteert u deze methode? Hanteert u voorcalculatorische of nacalculatorische elke tarieven? Heeft de gemeenteraad een kaderstellende rol bij de kostenverdeelmethoden? Het is transparanter om alleen de betaalde rentelasten bij de algemene dekkingsmiddelen op te nemen Een programma ‘bedrijfsvoering’ met alle apparaatskosten is beter Wat vindt u van een paragraaf kostentoerekening? Wat vindt u ervan in het kader van begrotingsrechtmatigheid?

Waarom rekent u apparaatskosten toe aan programma’s/producten? Is kostentoerekening in de begroting belangrijk voor de kostprijsberekening? Stuurt uw organisatie op kostprijzen? Spelen de kostprijzen, toerekening apparaatskosten nog een rol bij de bezuiniging?

Kostenverdeelmethoden - Opslagmethode Kostenplaatsmethode Activity Based Costing Verdeelmaatstaven - computers - fte - m2 - tijdschrijven Voorcalculatie (= verschillen op kostenplaatsen) Nacalculatie

Kostenplaatsmethode Kostensoorten Directe kosten Indirecte kosten Hulpkostenplaats Kostenplaats Hoofd kostenplaats Kostenobjecten

Activity based costing Kostensoorten Directe kosten Indirecte kosten niet in te delen Indirecte kosten Activiteit A Activiteit B Activiteit C Kostensoorten

Welke kostenverdeelmethode hanteert u? Waarom hanteert u deze methode?

Toerekening organisatiekosten voorcalculatie of nacalculatie? Programma 1 (B) 35.000 * € 105 (M1) 40.000 * € 105 (M2) 40.000 * € 113,88 organisatiekosten + € 525.000 dekking Methode 1 € 9.450.000 Methode 2 € 10.250.000 + € 880.200 Begroot € 9.975.000 Werkelijk € 10.250.000 Programma 2 € 800.000 (B) 40.000 * € 105 (M1) 30.000 * € 105 (M2) 30.000 * € 113,88 -/- € 1.050.000 Verschil begroting – realisatie = € 275.000 (9.975.000 -/- 10.250.000) Uren begroot 95.000 Tarief begroot € 105 Methode 1 (voorcalculatorisch tarief) Uren realisatie 90.000 90.000 * € 105 = € 9.450.000 Totaal verschil op kostenplaats € 800.000 Methode 2 (nacalculatorisch tarief) Nacalculatorisch tarief € 113,88 Totaal verschil op kostenplaats € 0,00 -/- € 783.600 Programma 3 (B) 20.000 * € 105 (M1) 20.000 * € 105 (M2) 20.000 * € 113,88 € 0 + € 177.600

Alles doorbelasten op basis van voorcalculatie. Methode 1 Verschil € 800.000 bestaat uit de volgende componenten 1. afwijking organisatiekosten (personeel, ICT, huisvestiging, e.d.) bedraagt in totaal € 275.000 2. afwijking in uren bedraagt 95.000 -/- 90.000 * € 105 = € 525.000 (minder op de programma’s = verschil kostenplaats; betreft alleen verschil in uren) Methode 2 Kostenplaats geen verschil verschil € 275.000 geheel doorbelast naar programma’s bestaat uit de volgende component 1. werkelijke uren lager (5.000 uur) en tariefsverschil van € 8,88 per uur (113,88 -/- 105) 3 kernvragen: - werkelijke organisatie kosten versus begroot - werkelijk directe uren versus begroot - werkelijke uren ten laste van programma versus begroot Methode 3: Alles doorbelasten op basis van voorcalculatie. Zowel uren als tarief

Hanteert u voorcalculatorische of nacalculatorische tarieven?

Kostenverdeelmethoden - Opslagmethode Kostenplaatsmethode Activity Based Costing Verdeelmaatstaven - computers - fte - m2 - tijdschrijven Voorcalculatie (= verschillen op kostenplaatsen) Nacalculatie Heeft de gemeenteraad een kaderstellende rol bij deze keuzes?

Exploitatierekening/programma’s Toerekenen van rente Kostenplaats rente Rentelasten Baten Betaald aan bank € 7,2 Ontvangen van bank € 0,1 Rente reserves en Toegerekende rente € 14,5 Voorzieningen € 5,7 Toegerekende rente € 2,5 Totaal € 12,9 Totaal € 17,1 Renteresultaat € 4,2 Exploitatierekening/programma’s Rentelasten Baten Toegerekende rente € 14,5 Rente reserves en voorzieningen € 1,85 Renteresultaat € 4,2 Totaal € 14,5 Totaal € 6,05 (t.l.v. producten) Per saldo € 8,45 Balans Activa Passiva Toegerekende rente Rente toegevoegd Grondexploitatie en aan reserves en investeringen € 2,5 voorzieningen € 3,85

Rente Post Bedrag Rente ten laste van de exploitatie € 14,5 Rente ten laste van de grondexploitatie € 2,5 Totaal ten laste van de producten en programma’s € 17,0 Renteresultaat ten gunste van de exploitatie € 4,2 Rente algemene reserve (eigen financieringsmiddelen ten gunste van de exploitatie € 1,85 Per saldo ten laste van de exploitatie en grondexploitatie € 10,95 Hiervan toegevoegd aan de reserves (eigen financieringsmiddelen) € 3,85 Hiervan betaald aan de banken € 7,1

Niet toerekenen van rente Exploitatierekening/programma’s Rentelasten Baten Betaald aan bank € 7,2 Ontvangen van bank € 0,1 T oegerekende rente € 2,5 Totaal € 7,2 Totaal € 2,6 Per saldo € 4,6 Verschil € 3,85 Betreft rentebijschrijving reserves en voorzieningen Balans Activa Passiva Toegerekende rente Grondexploitatie en investeringen € 2,5

Kostentoerekening Kostensoorten Directe kosten Indirecte kosten Hulpkostenplaats Kostenplaats Kostenplaats Hoofd kostenplaats Programma 1 Programma 2 Programma 3 Programma 4

Geen kostentoerekening Kostensoorten Directe kosten Indirecte kosten Programma 1 Programma 2 Programma 3 Programma Bedrijfsvoering

Een programma ‘bedrijfsvoering’ met alle apparaatskosten is beter

Paragraaf kostentoerekening ? Meerjarenraming Begroting Jaarverantwoording Beleid naar programma’s: doelstellingen en effecten wijze waarop effecten bereikt worden netto-kosten Programmaplan: Programmaverantwoording: gerealiseerde doelstellingen en effecten wijze waarop effecten zijn bereikt Toelichting: externe en interne ontwikkelingen uitgangspunten en normen investeringen financiering weerstandsvermogen ontwikkelingen belastingen Paragrafen: A. ontwikkelingen sinds het vorig begrotingsjaar; B. uitgangspunten en normen; C. incidentele baten en lasten; D. kostentoerekening; E. onttrekkingen aan ‘overige bestemmingsreserves’ en voorzieningen; F. waterschapsbelastingen; G. weerstandsvermogen; H. financiering; I. verbonden partijen; J. bedrijfsvoering; K. EMU–saldo. Jaarrekening: Exploitatierekening a. programma’s b. kostendragers c. kosten- en opbrengstsoorten Balans en toelichting

Wat vindt u van een paragraaf kostentoerekening?

Begrotingsrechtmatigheid kostenplaatsen Begroot Programma A € 5,6 miljoen Kostenplaats personeel Lasten baten € 10,0 miljoen € 0,1 miljoen Saldo € 9,9 miljoen Programma B € 4,3 miljoen Werkelijk Kostenplaats personeel Lasten baten € 12,0 miljoen € 2,1 miljoen Saldo € 9,9 miljoen Programma A € 5,6 miljoen Programma B € 4,3 miljoen Wat vindt u ervan in het kader van de begrotingsrechtmatigheid?

Begrotingsrechtmatigheid kostenplaatsen Begroot Programma A 1500 uur * € 95 € 142.500 Kostenplaats personeel Lasten baten € 430.000 € 21.500 Saldo € 408.500 Programma B 2800 uur * € 95 € 266.000 Werkelijk Kostenplaats personeel Lasten baten € 430.000 € 21.500 Saldo € 408.500 Programma A 2500 uur * € 95 € 237.500 Programma B 1600 uur * € 95 € 152.000 Verschil op de kostenplaats € 19.000 NADELIG Wat vindt u ervan in het kader van de begrotingsrechtmatigheid?

Begrotingsrechtmatigheid kostenplaatsen Begroot Programma A 1500 uur * € 95 € 142.500 Kostenplaats personeel Lasten baten € 430.000 € 21.500 Saldo € 408.500 Programma B 2800 uur * € 95 € 266.000 Werkelijk Programma A 1500 uur * € 110 € 165.000 Kostenplaats personeel Lasten baten € 497.000 € 24.000 Saldo € 473.000 Programma B 2800 uur * € 110 € 308.000 Wat vindt u ervan in het kader van de begrotingsrechtmatigheid?

Begrotingsrechtmatigheid kostenplaatsen Begroot Programma A 1500 uur * € 95 € 142.500 Kostenplaats personeel Lasten baten € 430.000 € 21.500 Saldo € 408.500 Programma B 2800 uur * € 95 € 266.000 Werkelijk Kostenplaats personeel Lasten baten € 460.000 € 20.000 Saldo € 440.000 Programma A 1295 uur * € 110 € 142.500 Programma B 2418 uur * € 110 € 266.000 Verschil op de kostenplaats € 31.500 NADELIG Extra kosten € 31.500 - Minder uren: 4300 -/- 3713 (587) Wat vindt u ervan in het kader van de begrotingsrechtmatigheid?

Begrotingsrechtmatigheid kostenplaatsen Begroot Programma A 1500 uur * € 95 € 142.500 Kostenplaats personeel Lasten baten € 430.000 € 21.500 Saldo € 408.500 Programma B 2800 uur * € 95 € 266.000 Werkelijk Kostenplaats personeel Lasten baten € 456.800 € 20.000 Saldo € 436.800 Programma A 1600 uur * € 104 € 166.400 Programma B 2600 uur * € 104 € 270.400 Wat vindt u ervan in het kader van de begrotingsrechtmatigheid?