E-mail en e-mailetiquette

Groetjes van onze Kenny …. E-mail en e-mailetiquette

Competentiegerichte doelstellingen De student kan op een foutloze, vlotte en bedrijfsgerichte manier mondeling en schriftelijk/elektronisch communiceren in het Nederlands. De student kan op een communicatief goede manier werken met MS Word en MS PowerPoint en courante mailprogramma's.

Overzicht Inleiding Structuur Tien tips Spelling en taalgebruik Voor- en nadelen e-mail Opmaak Kenmerken mail Zakelijke e-mails schrijven Schrijfprincipes Oefenen - verbeteropdrachten “Aan” “CC” en “BCC” Onderwerp Bijlagen E-mail en e-mailetiquette

1 Inleiding UHasselt geeft eerstejaars een cursus etiquette Het Nieuwsblad 14 september 2012 E-mail en e-mailetiquette

HASSELT - Eerstejaarsstudenten van de Universiteit Hasselt krijgen bij de start van het academiejaar een cursus etiquette. Etiquette bij het mailverkeer welteverstaan. 'Tijdens de introductiedagen, van 17 tot 20 september, maken we telkens een half uur vrij voor e-mail etiquette, netiquette dus', zegt Melanie Hoeyberghs, één van de experts. Weten dat je een professor in een e-mail beter niet aanspreekt met ‘yo’ is namelijk net zo belangrijk als weten waar je college moet volgen, vindt de universiteit. E-mail en e-mailetiquette

In dertig minuten tijd krijgen de eerstejaarsstudenten de do’s en don’ts van e-mailen met professoren en stafleden voorgeschoteld. 'Docenten blijken zich nogal te ergeren aan de mails van jonge studenten. Vooral het sms- of chattaaltje dat daarin gebruikt wordt, werkt vaak op de zenuwen', zegt Melanie Hoeyberghs, stafmedewerker onderwijskunde. De cursus probeert studenten aan de hand van voorbeelden en tips duidelijk te maken wat kan en niet kan. 'Een professor aanspreken met ‘yo’ of een e-mailtje aan een docent afsluiten met ‘de ballen’ is bijvoorbeeld geen goed idee. Dat lijkt een heel vanzelfsprekend iets, maar dat is het dus niet. Achttienjarigen passen hun communicatie vaak niet aan hun publiek aan.' De Hasseltse universiteit biedt de cursus aan tijdens de introductiedagen, wanneer de nieuwe studenten mekaar en hun docenten leren kennen. Verplicht is de cursus niet, maar het is natuurlijk wel beleefder om aanwezig te zijn.. E-mail en e-mailetiquette

DUS… Schriftelijke (en mondelinge)communicatie Doelgroep Aanspreking Structuur Lay-out en typografie E-mail en e-mailetiquette

2 Tien tips Kies een betekenisvol onderwerp voor elke e- mail Personaliseer je e-mails Besteed aandacht aan de toon van de e-mail Controleer de spelling en grammatica van e- mails Hou de e-mail beknopt en bondig E-mail en e-mailetiquette

Forward geen e-mails zonder toestemming Onderteken je e-mails Verwacht geen onmiddellijk antwoord Eindig met het e-mailadres van de ontvanger Denk niet dat niemand anders je e-mails leest E-mail en e-mailetiquette

3 Voor- en nadelen e-mail Makkelijk Te gemakkelijk Snel Te emotioneel Betrouwbaar Vrij asociaal Goedkoop Geen privacygarantie Bedenktijd Geen ondertekening E-mail en e-mailetiquette

4 Kenmerken mail volledige mail = 1 beeldscherm = 23 regels 1 tekstblok is (maximum) 1/3 van beeldscherm tussen elke paragraaf 2 of 3 witregels alinea = maximum 5 regels tussen elke alinea 1 witregel 1 zin is max. 2 regels = 20 tot 25 woorden 1 regel = 75 karakters (spaties inbegrepen) E-mail en e-mailetiquette

Denk eraan - mails die niet worden geopend Het onderwerp ontbreekt of is te vaag  ontvanger selecteert steeds vaker op onderwerp De afzender is onbekend jef_091988@hotmail.com flopsy335@yahoo.com turboworstje@skynet.be E-mail en e-mailetiquette

5 Schrijfprincipes Schrijf duidelijk snel leesbaar kort en helder techniek w-vragen Spreek je lezer aan: u of jij-vorm Schrijf correct E-mail en e-mailetiquette

6 ‘Aan’, ‘cc’, ‘bcc’ Aan vul hier het e-mailadres van je lezer in of dubbelklik ‘aan’ om het adresboek te openen CC staat voor ‘carbon copy’ deze lezers ontvangen een kopie BCC staat voor ‘blind carbon copy’ deze lezers krijgen een ‘geheime’ kopie E-mail en e-mailetiquette

7 Onderwerp Duidelijk Dus niet: “Verslag”, maar: “Verslag teamvergadering 25 oktober”. Vermeld ‘dringend’ indien nodig Geen uitroeptekens (spamfilters) Vlag moet lading dekken E-mail en e-mailetiquette

8 Bijlagen Niet naar te veel ontvangers tegelijk overbelasting servers verwijs liever naar bvb. website, intranet Gebruik standaardextensies .doc of .docx .ppt of .pptx .xls of .xlsx .pdf Vermijd grote bijlagen lange wachttijd = irritatie E-mail en e-mailetiquette

9 Structuur Aanleiding kort (bvb. antwoord op vorige mail) Kern kom onmiddellijk ter zake Toelichting indien nodig extra uitleg bij kern Afsluiting kort, geen klassieke eindformules E-mail en e-mailetiquette

10 Spelling en taalgebruik Correct spellen, geen afkortingen Geen emoticons of smileys Niet zo formeel als zakelijke brief aanspreking: goedemorgen mevrouw X slotformule: met vriendelijke groeten, tot kijk Verschillende registers persoonlijk > vrienden > kennissen zakelijk > collega’s > klanten E-mail en e-mailetiquette

11 Opmaak Hou het sober! Vermijd storende achtergrondkleuren Vet en onderlijnd kan wel Cursief leest niet zo prettig Niet elk mailprogramma ondersteunt html-techniek (jouw opmaak vs. opmaak lezer !!!) E-mail en e-mailetiquette

Zakelijke e-mails schrijven E-mail en e-mailetiquette

Richtlijnen (1) Arteveldemailadres versus privéadres onderwerp/subject witregel identificeer (vermeld opleiding/jaar + groep!) alinea’s Afsluiter // aanspreking emoticons hoofdletters en leestekens, spelling u versus je/jij afkortingen (asap, ajb) en fonetisch spellen (ff) als bijlage zonder tekst (onbeleefd/lui) E-mail en e-mailetiquette

Richtlijnen (2) lezersgericht ga niet uit van wat JIJ wil vertellen, maar wat de lezer wil weten U hebt vast vragen. In de informatiemap vindt u de antwoorden. schrijversgericht (wij) positief schrijven opties negatieve woorden negaties E-mail en e-mailetiquette

Aanspreking Geen komma Beste/geachte + mevrouw/heer + fam.naam (persoonlijk) Vb. Beste/Geachte mevrouw Rosiers Als je de familienaam of het geslacht niet kent Geachte heer of mevrouw Geachte heer, geachte mevrouw Geachte heer, mevrouw Geachte collega Geachte lezer Geen komma E-mail en e-mailetiquette

Moderne schrijfstijl - verbeter Met betrekking tot uw schrijven van 20 maart 2010 heb ik het genoegen u te kunnen mededelen dat wij instemming verlenen aan uw bouwaanvraag Het gemeentebestuur heeft uw bouwaanvraag goedgekeurd Hopende u hiermede van dienst te kunnen zijn (…) We hopen dat u met deze oplossing geholpen bent E-mail en e-mailetiquette

Slotgroet Met vriendelijke groeten Hoogachtend (heel formeel) NIET: Mvg Groeten Groetjes E-mail en e-mailetiquette

Positief formuleren Zou u de vraag kunnen toelichten? Zou u de verklaring kunnen controleren? U kunt de taak van economie in de bijlage vinden. Indien u niet reageert voor …, zijn we genoodzaakt uw dossier over te maken aan onze juridische dienst. Je zal waarschijnlijk stage moeten volgen in het 2de semester. U hebt goed gehandeld. E-mail en e-mailetiquette