LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse

Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP VOORAF

VOORAF Bankrekeningen vastleggen LB Fondsen Aanmaken fonds/abonnement door zie module Bankrekeningen vastleggen LB Fondsen Aanmaken fonds/abonnement Koppelen fonds/abonnement aan gebruiker Aanmaken benodigde gemeentesjablonen Algemeen Aanmaken vrije gebieden t.b.v looplijsten LB of BA of LA Selecties Aanmaken eigen betaalschema’s (zonodig) BA Selectie deelnemers BETAALSCHEMA MAKEN

Financiële rapportage Looplijsten Begin EINDE VOORAF Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP FONDS

termijnen; vrij bedrag FONDS Stoppen Fonds meerdere termijnen vrij bedrag (bijv. Kerkbalans) Fonds eenmalig vast bedrag (bijv. Solidariteitskas) Fonds eenmalig vrij bedrag (bijv. Eindejaarscollecte) Begin STOP FONDS termijnen; vrij bedrag FONDS eenmalig; vast bedrag FONDS eenmalig; vrij bedrag START NB: Voor gebruik van verzamelfondsen en subselecties zie de handleiding

FONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG LRP FONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS

FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

KERKBALANS VOORBEREIDING completeren fondsgegevens

controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

voorbeeld:

EINDE VOORBEREIDING KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken KERKBALANS PRODUCTIE selectie updaten brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken SCHEMATISCH brieven verzenden

update selectie open fonds - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

Om looplijsten tegelijk met de brieven aan te maken zet hier het vinkje en

selecteer de gewenste vrije gebieden

controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan

onder tabblad staan de geselecteerden zij hebben nog geen brief gehad en nog niets toegezegd voor dit jaar: NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd

vul beide sjablonen voor de brieven (aangemaakt door de LB) in NB ook als maar één van beide wordt gebruikt moeten beide vakken gevuld zijn via is de (totaal)selectie opnieuw te genereren

proces verloopt via de planner; (zie ook uitdraai in module geregistreerden) voor de resulterende looplijsten zie verderop

De knop maakt toezeggingen aan voor alle geselecteerden, maar maakt snelle invoer van de werkelijke toezegging onmogelijk; denk dus goed na voordat u deze gebruikt. Bij gebruik: kies wat er overgenomen moet worden en

hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt

de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien sorteringsvolg-orde van de toezeggings-formulieren

onder staat het gegenereerde bestand

Merk op de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen

de looplijsten zijn te vinden via selecteer toezeggingsbrieven en dubbelklik

download de looplijst, print die en knip die in de juiste stukken NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggings-formulier de PE-naam staat

EINDE PRODUCTIE KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden KERKBALANS VERWERKING toezeggingen invoeren incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden SCHEMATISCH inboeken ontvangsten

KERKBALANS VERWERKING Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

INVOER TOEZEGGINGEN geselecteerden zijn nog geen deelnemer (dat wordt men pas na een toezegging!) toezeggingen

gebruik barcodelezer om Geregistreerdenummer in te lezen of type nummer in

invoeren 1349 geeft: vul bedrag in

controleer betaalschema, betaalwijze en sla op

terug in dit scherm kan de volgende toezegging worden ingevoerd bijvoorbeeld 1375

hier zijn betaalschema en betaalmaanden handmatig aangepast voer op deze wijze alle toezeggingen in

bij invoer van iemand die al een toezegging heeft wanneer alles is ingevoerd

toezeggingen zijn ook in te voeren via

de volgende stappen zijn als bij snelle invoer

resultaat de deelnemers staan niet meer bij

het totaal toegezegde bedrag is in het jaaroverzicht te vinden

EINDE INVOER TOEZEGGINGEN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

TOEZEGGING WIJZIGEN selecteer de toezegging en kies

pas de gegevens aan klik op om het termijnoverzicht aan te passen en sla op

bij aanpassing van het bedrag wordt een motivatie gevraagd

deze motivatie is terug te vinden onder de tab

EINDE TOEZEGGING WIJZIGEN Stoppen Invoer toezeggingen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN

vul de velden in

totaal moet kloppen met de door de betreffende persoon ingevoerde toezeggingen

EINDE CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN

tabblad

maak een keuze dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

Onder staan degenen die deze maand per incasso betalen

Onder staan de personen voor wie een acceptgiro is aangemaakt Omdat Acceptgiro is gekozen als één van de betaalwijzen, staan hier ook voor januari de namen van de geregistreerden met bedrag € 0,00 (daarvoor zijn doorgaans onderaan het toezeggingsformulier acceptgiro’s aangemaakt)

Onder staan de namen van hen die deze maand via deze betaalwijze zullen betalen Onder degenen die deze maand op een andere manier zullen betalen

de aangemaakte documenten zijn te vinden onder

download het acceptgirobestand, print of laat printen; download het clieop bestand en stuur dit naar de bank

EINDE INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INVOER ONTVANGSTEN Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSORUNS) In het voorgaande is door LRP wel een incasso-bestand aangemaakt, maar deze incasso’s zijn nog niet als ontvangst bij de leden geboekt; dat gebeurt hier

vul boekstuknummer in en kies Selecteer het juiste bestand

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

de incassoruns zijn nu geïmpliceerd / ingelezen in LRP maar zijn nog niet ingeboekt vandaar het waarschuwingsteken voor het boekstuk! ingeboekte incassoruns zijn herkenbaar aan Selecteer het boekstuk met het waarschuwingsteken en klik op

beoordeel de transacties onder alle tabbladen

boek de transacties in!

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) nu zijn de incasso’s ingeboekt (geen kandidaat transacties meer)

transactienummer; belangrijk bij storneringen

bij het fonds zelf zijn de ontvangsten onmiddellijk te zien

overzichten kunnen ook op verschillende plaatsen binnen het jaar worden gevonden en geëxporteerd naar Excel

EINDE INBOEKEN INCASSO’S Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

er wordt een lijst getoond van alle personen die toezegden voor een fonds/jaar/in een bepaalde maand een bepaald bedrag te geven; is dit bedrag ontvangen, dan is hier de ontvangst SNEL in te voeren.

vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in selecteer de binnengekomen posten en de bedragen zijn ingeboekt

de ontvangsten staan onder alle mutaties staan onder sla op

het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan kies

vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

of kies uitgebreid zoeken

selecteer de toezegging en

selecteer de maand, vul het bedrag in en sla op of

Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging. Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand; In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG) Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN) Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

de ingelezen gegevens zijn te zien onder

ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen mogelijkheden: 100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden logische match gevonden – controleren geen logische match – handmatig matchen of verwijderen.

staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die controleer de transacties met corrigeer die zo nodig door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt kijk ook onder de tabbladen en

via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

resultaat (zo nodig scherm verversen) de gematchte transacties zijn ingeboekt

muis boven

mogelijkheid: er is wel een toezegging, maar het bedrag komt niet overeen

Het bedrag wordt toegekend aan het eerste bedrag dat openstaat!

deze post kan worden ingeboekt

mogelijkheid: deze persoon heeft geen toezegging gedaan en is dus geen deelnemer

kies fonds en jaar vul bedrag in en sla op

verwerk zo alle kandidaat transacties en vergeet niet in te boeken onder is een overzicht te vinden (uitgesplitst voor geregistreerden en Overige contacten

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN STORNERINGEN Heeft u bij het invoeren van ontvangsten een fout gemaakt of heeft een gemeentelid een geïncasseerd bedrag laten terugboeken door de bank, dan gebruikt u voor correcties in LRP de functie storneren.

vul het boekstuknummer in ga naar en klik op

vul de transactiedatum in vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies

is dit de juiste transactie, selecteer die na opslaan is de stornering geboekt

RESULTATEN De resultaten van het fonds zijn direct zichtbaar

meer gedetailleerd, met de mogelijkheid om te actualiseren

de totale transactielijst staat onder de tab

EINDE KERKBALANS VERWERKING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

HERINNERINGS-BRIEVEN KERKBALANS NAZORG Herinneringsbrieven Aanschrijven nieuw ingekomenen HERINNERINGS-BRIEVEN NIEUW INGEKOMENEN

HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand. Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

ga naar en de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

ga naar kies het juiste sjabloon en de brieven

het proces verloopt via de planner maak een keuze het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) verstuur de brieven bij keuze voor alleen acceptgiro’s let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

EINDE HERINNERINGSBRIEVEN Stoppen Aanschrijven nieuw ingekomenen Begin START

brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden AANSCHRIJVEN NIEUW INGEKOMENEN Brieven voor nieuw ingekomenen die in de loop van het jaar moeten worden aangeschreven, kunnen worden aangemaakt volgens het schema selectie updaten brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden

Updaten van de selectie: Open de selectie Ga naar het tabblad Klik op

zodra de selectie is geüpdated staat de naam van de nieuw ingekomene onder de tab van het fonds er kan nu een toezeggingsbrief worden gegenereerd; de verdere procedure verloopt net zo als bij de normale kerkbalansaanschrijving

EINDE FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP FONDS EENMALIG, VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS

FONDS EENMALIG VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING completeren fondsgegevens

controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering voorbeeld: als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan en

EINDE SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE selectie updaten SCHEMATISCH brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden

update selectie open fonds - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan kies de incassomaand en vul het bedrag in

onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via zij hebben nog geen brief gehad NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd nu zijn er twee mogelijkheden: A) B)

mogelijkheid A) dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden)

mogelijkheid A) geen looplijst nodig? laat leeg

mogelijkheid A) de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

mogelijkheid A) NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

mogelijkheid A) alle behalve degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen met de toezegging te staan onder

mogelijkheid A) om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

mogelijkheid A) kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel) vul maand in dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

mogelijkheid A) onder staat het gegenereerde bestand Merk op giro’s downloaden, (laten) printen en versturen

mogelijkheid A) onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

B) vul het juiste sjabloon in (aangemaakt door de LB)

B) dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

B) geen looplijst nodig? laat leeg

B) de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

B) NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

B) is leeg omdat er meteen een toezegging is aangemaakt hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

B) de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien

B) onder staat het gegenereerde bestand brieven downloaden, (laten) printen en versturen Merk op

onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

B) onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

B) de deelnemers staan onder het tabblad

EINDE SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

SOLIDARITEITSKAS VERWERKING inboeken ontvangsten SCHEMATISCH Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in selecteer de binnengekomen posten en de bedragen zijn ingeboekt

de ontvangsten staan onder alle mutaties staan onder

het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan kies

vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

of kies uitgebreid zoeken

selecteer de toezegging en

vul bedrag in en sla op of

Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging. Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand; In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN HANDMATIG Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN) Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen mogelijkheden: 100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden logische match gevonden – controleren geen logische match – handmatig matchen of verwijderen.

staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die controleer de transacties met corrigeer die zo nodig door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt kijk ook onder de tabbladen en

klopt dit, dan opslaan anders toekennen aan ander fonds

via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN STORNERINGEN (of bewerk oud boekstuk)

vul het boekstuknummer in ga naar en klik op

vul de transactiedatum in vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies

is dit de juiste transactie, selecteer die na opslaan is de stornering geboekt

EINDE SOLIDARITEITSKAS VERWERKING Stoppen Voorbereiding Productie Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

SOLIDARITEITSKAS NAZORG HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand. Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

ga naar en de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

ga naar kies het juiste sjabloon en de brieven

het proces verloopt via de planner maak een keuze het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) verstuur de brieven bij keuze voor alleen acceptgiro’s let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

EINDE FONDS EENMALIG, VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE

FONDS EENMALIG VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING START

EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING completeren fondsgegevens

controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering voorbeeld: als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan en

EINDE EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING START

brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE selectie updaten SCHEMATISCH brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden

update selectie open fonds - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan kies de incassomaand

onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via zij hebben nog geen brief gehad NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd er kan gekozen worden voor twee opties: brief met al of niet een acceptgiro B) alleen acceptgiro’s

brief met al of niet een acceptgiro kies het juiste sjabloon (aangemaakt door de LB)

brief met al of niet een acceptgiro dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) geen looplijst nodig? laat leeg

brief met al of niet een acceptgiro de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

brief met al of niet een acceptgiro NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

brief met al of niet een acceptgiro hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

brief met al of niet een acceptgiro dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt

brief met al of niet een acceptgiro de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien

brief met al of niet een acceptgiro onder staat het gegenereerde bestand de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen Merk op

B) alleen acceptgiro’s

B) alleen acceptgiro’s De knop maakt betalingskenmerken aan voor alle geselecteerden, belangrijk voor het automatisch matchen van elektronische ontvangsten. Vink ALLEEN bovenste vakje aan!

B) alleen acceptgiro’s dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) geen looplijst nodig? laat leeg

B) alleen acceptgiro’s de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

B) alleen acceptgiro’s NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

B) alleen acceptgiro’s degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen onder de anderen komen met een nul-toezegging te staan onder

B) alleen acceptgiro’s om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

B) alleen acceptgiro’s kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel) vul maand in dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

B) alleen acceptgiro’s onder staat het gegenereerde bestand Merk op giro’s downloaden, (laten) printen en versturen

B) alleen acceptgiro’s onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

EINDE EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING START

EINDEJAARSCOLLECTE VERWERKING inboeken ontvangsten SCHEMATISCH Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (HANDMATIG)

vul boekstuknummer en evt. datum in

ga naar tabblad

hier kan ook voor Overig contact gekozen worden

voer Reg. nr., achternaam of ander zoekcriterium in hier kan worden gezocht op de volledige naam (bijvoorbeeld de meisjesnaam van een gehuwde partner), geslacht, adres, geboortedatum en woonplaats.

kies het correcte fonds en

vul bedrag in en sla op of

wanneer de persoon geen toezegging voor een fonds heeft gedaan kies dan kies fonds, jaar, vul bedrag in en sla op vergeet niet daarna nogmaals op te slaan!

EINDE HANDMATIG INBOEKEN ONTVANGSTEN Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)

vul boekstuknummer in, kies

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

er zijn geen toezeggingen gedaan dus zijn er ook geen definitieve toekenningen onder selecteer de kandidaat transactie en kies

selecteer het juiste fonds (Eindejaarscollecte) en ken bedrag toe

klik op en vervolgens op

bewerk op die manier alle kandidaat transacties vergeet niet onder de tabbladen en te kijken!

boek tenslotte alle kandidaat transacties in m.b.v. de knop dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) onder staat een overzicht van de ontvangsten in dit boekstuk

EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

STORNERINGEN

vul boekstuknummer in, ga naar , kies

vul te storneren transactinummer in en kies

selecteer transactie met opslaan is de stornering geboekt

EINDE FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP ABONNEMENT

Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

CONTROLE ABONNEMENT

controleer de velden en/of vul ze aan NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

EINDE CONTROLE ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht ABONNEES INVOEREN Bij een nieuw abonnement moet een grote hoeveelheid abonnees worden ingevoerd; voor de Geregistreerden kan dit op basis van een selectie. NB de optie ‘op basis van een fonds’ is voornamelijk van belang als bij de conversie een fonds is gemaakt van de bestaande abonnementen; zie hiervoor de handleiding. Bedenk vooraf of er (grotere) groepen zijn die een ander betaalschema, een andere betaalwijze of een ander abonnementsbedrag hebben; maak hiervan aparte groepen. NB de Geregistreerden in deze groepen moeten ook deel uitmaken van de selectie. Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht Als voorbeeld nemen we een selectie van alle PE-hoofden, waarbij degenen die geen contact wensen of niet willen betalen zijn uitgesloten; ook is er een groep met afwijkende betaalwijze en afwijkend bedrag aangemaakt

handmatig (één voor éen) ABONNEES INVOEREN Abonnees invoeren groepsgewijs handmatig (één voor éen) GROEP HANDMATIG

ABONNEES GROEPSGEWIJS INVOEREN

kies selectie; kies onder de juiste koppeling de groep

voorbeeld: selectie groep met afwijkend betaalschema groepen met afwijkend bedrag

de abonnementen zijn nu aangemaakt met de juiste bedragen, betaalwijzen en betaalschema’s

ABONNEE HANDMATIG INVOEREN voorbeeld: overige contact invoeren (Geregistreerde invoeren gaat analoog)

kies type deelnemer zoek en selecteer Overig contact

mogelijkheid! NB: vul de juiste ‘Datum vanaf’ in! vul zo nodig bedrag, betaalschema, betaalwijze en betaalmaand(en) en bamkrekeningnummer in en sla op

EINDE ABONNEES INVOEREN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

WIJZIGING ABONNEMENT NB de wijzigingen gaan pas het jaar daarop in!

kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

selecteer het jaar en klik weer op pas de gegevens aan en sla op

selecteer het jaar en klik weer op pas de gegevens aan en sla op

EINDE WIJZIGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

OPZEGGING ABONNEMENT

kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

vul datum in

in het nu volgende scherm kan dan nog de toezegging worden aangepast sla op

LRP plaatst overleden abonnees niet meer op de looplijst; ook wordt de aanmaak van acceptgiro’s onderdrukt. De bijdragenadministrateur bepaalt op basis van de ontvangen (mutatie)melding van overlijden of het abonnement moet worden overgezet naar een achterblijvende persoon in de PE

EINDE OPZEGGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

VERLENGING ABONNEMENT

ga naar tabblad

kies wat gewenst wordt dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

EINDE VERLENGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN

ga naar tabblad selecteer jaar en open

ga naar tabblad vul de maand in dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

onder tabblad staan de gegenereerde bestanden selecteer en

download deze, stuur het clieop-bestand naar de bank en print de acceptgiro’s of laat die printen en verstuur ze

EINDE ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSO’S)

vul boekstuknummer in en kies

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S)

vul boekstuknummer, fonds jaar en maand in van de binnengekomen (acceptgiro) betalingen en sla op

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

kies de juiste sjabloon, genereer de brieven, download het resultaat, (laat) printen en verstuur dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

Financiële rapportage Looplijsten Begin EINDE ABONNEMENT Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

FINANCIËLE RAPPORTAGE LRP FINANCIËLE RAPPORTAGE

RAPPORTAGE Vul alleen een wijkgemeente in als fonds/abonnement op wijkgemeenteniveau is aangemaakt!

kies het type rapport kies het type document

vul de gewenste boekstuknummers in het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

resultaat Recapitulatie per boekstuk Gemeente: Protestantse gemeente te Alkmaar - 95450000 Overzicht: Mutatieoverzicht Aanmaakdatum: 11/08/12 Boekstuknummers: 1006 t/m 1010 Runnummer: Boekstuknummer: 1006 Datum: 09/aug/12 KB 2012 690,67 Totaalbedrag: 1010 10/aug/12 -125,00 160,60 1009 945,83

het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

resultaat Overzicht mutaties per boekstuk

voeg het fonds toe PAS OP: toevoegen van meerdere fondsen geeft geen uitgesplitste bedragen per fonds, maar een totaalresultaat!

het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

resultaat Overzicht ontvangen/te verwachten

EINDE FINANCIËLE RAPPORTAGE Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP LOOPLIJSTEN

LOOPLIJSTEN TIP: het is verstandig om de looplijsten voor acties vooraf te laten controleren door de pastorale werkers van de wijk/sectie

geef naam en eventueel omschrijving vul zo nodig wijkgemeente en sectie in kies als type uitdraai: looplijst

kies het documenttype: pdf of Excel

kies Lijst op basis van persoon vink aan: verberg geboortedatum kies of geregistreerdenummer, wijk en sectie op de lijst moeten komen

bepaal of de basis een fonds, abonnement of selectie moet zijn

in geval van fonds kies fonds kies actiejaar bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen kies sortering

in geval van abonnement kies abonnement kies actiejaar bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen kies sortering in geval van selectie kies selectie kies sortering

selecteer groep(en) en/of vrij(e) gebied(en) via de knop tenminste één groep of vrij gebied is verplicht!

LET OP: de knop selecteert alle gebieden in het venster daarna moet deze selectie met de knop overgebracht worden naar het volledig scherm

tenslotte is er nog de keuze tussen slaat het schema op voor later gebruik maakt het document aan en slaat het schema op voor hergebruik maakt het document aan maar slaat het schema niet op sluit het schema en slaat niets op het genereren van de looplijst verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

één van de pagina’s uit de looplijst naam vrij gebied looplijsten in pdf hebben een bladsprong bij elk vrij gebied, in Excel worden de lijsten zonder bladsprong gegenereerd

bewaarde uitdraaien kunnen opnieuw gebruikt worden en/of bewerkt worden via de knop Vrije gebieden en groepen worden bij het genereren van looplijsten automatisch herbepaald

Financiële rapportage Looplijsten Begin EINDE BIJDRAGEN Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

LRP BETAALSCHEMA MAKEN

BETAALSCHEMA MAKEN

geef naam en vink de maand(en) aan en sla op

EINDE BETAALSCHEMA MAKEN Stoppen Terug naar VOORAF Begin START