Conceptuele definitie archiveringsregels Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

Gemeente Werking gemeente Alles bewaren Kwaliteit Documentatie up-to-date Goede service bieden Alle regels begrijpen en opvolgen Productiviteit verhogen Kosten verminderen Samenwerken Vooruit denken

Eigenschappen / zoeken Invalshoeken Document / Dossier Actief / Archivering Beveiliging Rollen Afdeling Eigenschappen / zoeken Acties / Flow

Elektronisch geïntegreerd in beheersapplicaties Focus presentatie Elektronisch geïntegreerd in beheersapplicaties Elektronisch manueel beheerd Papier

Verwijderen of archief Fases Actief Bewaren Verwijderen of archief

Archiveringsregels relateren tot Dossiers Dossierbeheer (aanvragen, subsidies, personeel, financieel, aankoop) Projecten Submappen / documenttypes / vernieuwingen Documenten Documenttypes Versies / Levenscyclus / Afdelingen / Rollen Workflow Niet gestart / lopend / afgesloten Gekoppeld aan : dossier, document, persoon, …

Onderscheid Conceptuele definitie archiveringsregels en documentatie hiervan Logische definitie / configuratie regels in de pakketten Logische uitvoering Fysieke uitvoering / overzetting

Regels per dossiertype Dossiers Papier (gescand), office documenten, emails Afdelingen werken samen Centraal Repertorium Bouwdossier, sociaal dossier, personeelsdossier, aankoopdossier, … beleidsprioriteiten, wetgeving Regels per dossiertype Actief / Afgesloten Andere : nazorg, … Archiefregels per status / dossiertype Eventueel extra regels (doc.type, submap) Status

Methode Voorbeeld Per documenttype Vaste lijst documenttypes Gebruik document types per afdeling / applicatie Methode Inkomend factuur – bewaren 7 jaar. Inkomende brief - – bewaren 5 jaar. Klacht – bewaren 5 jaar. Voorbeeld

Workflow

Conceptuele definitie archiveringsregels Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

Verhoudig ICT en Archivering Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties (Semi)Automatische uitvoering (periodiek) Archivering apart beheerd Vergt dikwijls manuele ingrepen

Archivering apart beheerd Dossiers -> niet actieve mappen manueel verplaatsen Mappen per jaar Mappen met documenttype -> beperkend Mappenstructuur ifv archivering Versnellen : zoeken op oude bestanden plaats ruimen Ongebruikte mappen ontdekken Ad hoc document archiveren / bestanden opkuisen Impact : te veel manueel werk, niet systematisch, vergeten, … Ad hoc archiveren

Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties Kleinere set data wegens automatische regels onderscheid actief en archivering (data en/of documenten) Verhoging performantie Backup kleiner (sneller, goedkoper) Operationeel Duidelijker voor gebruiker Up-to-date Eenvoud Gepubliceerde regels Kwaliteit Beleid

Voorbeelden beheersapplicaties Arco DocRoom Routing Postverwerking Reg / acc. / verw. Klachten en Meldingen Ref. klacht Notulenbeheer Agenda Andere : Facturen, Dossierbeheer Koppeling aan dossier

Beschikbaarheid documenten Snelste media Tragere media Online beschikbaar Automatisch teruggehaald Kan worden ter beschikking gesteld mits interventie ICT Mits gebruikersoperatie Offline beschikbaar Verwijderd Niet meer beschikbaar

Emails gekoppeld aan kerntaken Emails in categorieën In beheersapplicatie toevoegen Op de centrale mappenstructuur plaatsen Niet : in aparte mail mappen Emails gekoppeld aan kerntaken in aparte mailbox laten (actief / archief) of in mail mappen plaatsen Emails buiten kerntaken Privé-mails Onbelangrijke / ongewenste emails Andere

Emails archiveringsimpact Vallen onder algemene archiveringsdefinitie Emails gekoppeld aan kerntaken Aandachtspunt Emails buiten kerntaken Geen specifiek archiveringsdoel Andere

Formaat : msg, HTML, RTF

Uniciteit document Geldig voor email en voor document Berekening of document uniek is (basis is hash code) Automatische actie indien dubbel : Document (indexen) 2 x opslaan Bestand 1 x opslaan Melding dubbel : Via een rapport Is een query op de dubbels Bv per project of projectleider Eventueel emailbericht periodiek Mogelijkheid tot vergelijken van de dubbels document Niet interactief (aandacht op performantie)

Automatische overname properties (eigenschappen) Email Document Subject From To Cc Date Bijlagen Titel Datum (Auteur)

Emails in mailbox archiveren Persoonlijke mail mappen Mail archief Kan op goedkopere schijven dan de actieve mailbox Herleggen naar server locatie Automatisch archiveren Mails op tragere dragers worden automatisch (trager) opgehaald Vergt bijkomende hardware / software Storage Management Software / Hardware

Conceptuele definitie archiveringsregels Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

Technieken mbt harde schijven Snelste technologische evolutie Meeste verbreide technologie Enorme opslagcapaciteiten Sterk gedaalde prijzen Groot aanbod (leveranciers, types) Hoge beschikbaarheid

Passend gebruik techniek harde schijven DAS : direct verbonden schijven NAS : eigen systeem verbonden aan het netwerk SAN : opslag hangt aan servers en is flexibel inzetbaar Breed aanbod technieken Snelle compacte schijven : on-line data Tragere grote schijven : documenten, archiefdata Hiervoor verschillende back-up strategie Passend inschakelen van

Archief, on-line documenten Backup strategie Gekoppelde snelle schijven in RAID Backup op snelle magnetische tapes On-line data Replicatie op andere schijven (mirroring, copie op NAS in ander gebouw, ..) Eventueel tape backup Archief, on-line documenten

Backups en lange termijn Geen enkele harde schijf of tape garandeert bewaring op lange termijn Beschikbaarheid garanderen door : Magnetische schijf : replicatie op andere schijven Backups opnieuw maken (bv. 1 x / jaar)

Kwaliteit ICT-procedures en personeel Voldoende recente hardware Met correct hardware contract Hardware correct Overkoepelt applicaties en afdelingen 1 server per applicatie niet rendabel Door echt beleid en visie meer doen zonder budgetverhoging Infrastructuur Juist kwalificaties (intern of extern) Betrouwbaarheid moet evidentie zijn Kwaliteit ICT-procedures en personeel

Optische schijven Evolutie : technieken (CD, DVD, UDO, Blue-Ray, …) capiciteiten Standalone of jukebox varianten Professioneel gebruik voor grote volumes heeft dalende tendens Verschillen in MTBF en software stabiliteit Verschil in methode wegschrijven Multisession of niet Mikken op geregeld wegschrijven of eerder eenmalig schijf vullen

Appliance Appliance Garantie rechtsgeldigheid Niet zomaar uitwisbaar Maatregelen rond LT bewaring Fysische bescherming schijven Ingebouwd storage management en near-line Storage Management HW en SW Gericht aanbod van specifieke hardware vendors Gemengd gebruik van hardware technologieën

Conceptuele definitie archiveringsregels Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd in beheersapplicaties Apart beheren Fysische archiveringstechniek Bestandsformaten

Bestandstypen Oorspronkelijk formaat behouden Leesbaarheid : passende viewer, Backwards compatibiliteit Omzetten : Wat : Alleen lezen : PDF (v. 1.X, PDF/A) Zelfde type formaat, maar recenter Andere standaarden, bv ODF Hoe : Handmatig Batch Wanneer : Meteen als bijkomend bestandstype (PDF) Nadien (PDF)

PDF/A (ISO) 1 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.4 1a volledig doch grafisch niet steeds waarheidsgetrouw 1b grafisch correcte weergave. Met metadata, digitale handtekening. Enkele beperkingen (geen bijlagen, geen versleuteling, …) 2 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.7 Backwards compatible Diverse verbeteringen Ondersteunt functies PDF 1.5, 1.6, 1.7

Versie compatibiliteit PDF 1.7 – Acrobat Reader 9, 8 PDF 1.6 – Acrobat Reader 7 PDF 1.5 – Acrobat Reader 6 PDF 1.4 – Acrobat Reader 5 PDF 1.3 – Acrobat Reader 4

Ivan Vanhaecht i.vanhaecht@arco.be