Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos College 4: 6 oktober 2011 Bestuurlijke Informatievoorziening

Programma Wat is bestuurlijke informatiekunde? Wat hebben we geleerd uit de artikelen? Wat zijn de wortels van het vakgebied? Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied? Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening? Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd? Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen? Hoe levert een MIS informatie aan het management?

1. Wat is bestuurlijke informatiekunde? Bestuurlijk informatiekunde is het vakgebied dat zich richt op het ontwikkelen van methoden en technieken voor het vaststellen van informatiebehoeften bij het besturen van organisaties en het ontwikkelen van systemen die de gevraagde informatie kunnen leveren. Laudon & Laudon (2000): Management Information Systems

Opkomst van het vakgebied Technologische dynamiek Moore’s Law Sterkere internationale concurrentie Globalisering Basisdisciplines Computer science Management science Operations science

VRAAG Waarom moeten managers verstand hebben van bestuurlijke informatiekunde?

2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?

3. Wat zijn de wortels van het vakgebied? Cognitief perspectief op organisaties Carnegie-Mellon (Simon, March, …) Focus: Besluitvorming (op verschillende niveaus) Verwerken van informatie Bekendste begrip: Bounded rationality Centrale idee: Mensen kunnen worden gestuurd door hen bepaalde informatie wel of niet te geven. Centrale vraag: Hoe kun je het functioneren van een organisatie verbeteren door de informatievoorziening en –verwerking te versterken?

4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied? Input Output Verwerken Feedback

VB: Ledenadministratie Invoer Adresgegevens Zoekvraag Uitvoer Stickers voor een mailing Telefoonnummer Verwerken Adressen op juiste plek in database Aantal mensen in bepaalde wijk Feedback Incorrecte gegevens Ontbrekende gegevens

Goede brongegevens zijn van cruciaal belang

Enkele kernbegrippen Informatiesysteem: Een samenhangend geheel aan componenten om informatie te verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden om besluitvorming, coördinatie, beheersing, analyse en visualisatie in een organisatie mogelijk te maken. Data: Stromen van ruwe gegevens die gebeurtenissen in een organisatie of de fysieke omgeving representeren voordat deze gegevens zijn gearrangeerd op een manier waarop mensen ze kunnen begrijpen en gebruiken. Informatie: Gegevens die zijn gevormd op een manier dat ze begrijpelijk en bruikbaar zijn voor mensen.

Onderscheiden Formele versus informele informatie-systemen Gestructureerde versus ongestructureerde informatie

Informatievoorzieningen Informatie-architectuur IT-infrastructuur

Computer Input Output Algoritme Opslag Communicatie

Ontwikkelen van een eenvoudig systeem Welke informatie wordt opgeslagen in het systeem? Welke functionaliteiten moet het systeem bieden? Wie binnen de organisatie moet wat met het systeem doen?

Naam Adres Team Familie Betaling Adressen terugzoeken X Overzicht van leden per team Overzicht van individuele betaling Overzicht van wanbetalers

Naam Adres Team Familie Betaling Adressen-administratie CRUD R Teamindeling Financiële administratie Algemene informatie

OPDRACHT Maak een analyse voor het financiële informatiesysteem van jullie organisatie: Data en functionaliteiten Gebruikers en rechten

5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening? Strategisch niveau Topmanagers Executive Support System (ESS) Management niveau Middenmanagers Management Information System (MIS) Uitvoerende niveau Operationele managers Transaction Processing System Verkoop Productie Financien Accounting HRM

OPDRACHT Breng voor jullie organisatie in kaart wat deze niveaus zijn en welke informatiebehoeften er op deze niveau’s bestaan.

6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd? Systemen en informatieverandering Ontwikkeling van informatiesystemen Beheren van informatiesystemen Rollen binnen de organisatie

6.1. Informatie-analyse Vier manieren: (Bemelmans (1982) Ober strategie Referentie strategie Ontwikkel-zelf strategie Evolutionaire strategie

Gewenste omgang met informatie of communicatie Huidige omgang met informatie en communicatie Ondersteuning door oud systeem communicatie voorzieningen Ondersteuning door nieuw systeem communicatie voorzieningen

ICT en organisatieverandering Automatiseren Rationaliseren Business Process Redesign Paradigma Shift Bron: Laudon & Laudon (2000: 339)

6.2. Ontwikkeling van informatiesystemen Pakket selecteren Systeem ontwikkelen Traditionele ontwikkeling Prototyping

Traditionele systeemontwikkeling Project definiëren Systeem bestuderen Ontwerpen van het systeem Programmeren Installeren van het systeem Post-implementatie audit: werkt het?

Risico: project loopt uit de hand!

Nieuwbouw volgens Prince2

Prototyping Identificeren van basale voorzieningen Ontwikkelen van een prototype Gebruiken van het prototype Gebruiker tevreden? Ja: operationeel prototype Nee: aanpassen van het prototype

6.3. Beheren van informatiesystemen Functioneel beheer Technisch beheer Applicatie beheer

Beheer bestaand volgens BiSL

BISL

IT Governance IT regie IT uitvoering IT vraag

6.4. Rollen binnen de organisatie Programmeurs Systeem analysten Systeembeheerders IT Managers Eindgebruikers CIO

7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen? ERP Een ERP is een bestuurlijk informatiesysteem dat alle facetten van een bedrijf integreert, zoals planning, productie, verkoop en financiën, zodat deze beter onderling worden gecoördineerd door informatie met elkaar te delen.

Nieuwe trends en ontwikkelingen (2) Datamining Datamining is het analyseren van grote hoeveelheden gegevens om patronen en regels te vinden die kunnen worden gebruikt bij besluitvorming en om toekomstig gedrag te voorspellen.

Nieuwe trends en ontwikkelingen (3) Data warehouse Een data warehouse is een database met mogelijkheden om te zoeken en rapporten te maken die zowel actuele als historische gegevens bevat die worden gehaald uit verschillende operationele systemen en die deze gegevens beschikbaar maken om rapporten en analyses voor het management te maken. Interne gegevens - Allerlei processen - Historisch en actueel Externe gegevens - Allerlei soorten Extract and transform Data Warehouse Toegang tot data en data analyse

Nieuwe trends en ontwikkelingen (4) Digitale toegankelijkheid (online access)

8. Hoe levert een MIS informatie aan het management? Planning Waarneming Beoordeling Bijsturing productiesysteem data uit de omgeving doelstellingen herplanning plannen en instucties normen en regelgrenzen methoden van waardering en dataverwerking bijsturings- report data- registratie verwerking bijsturingsactie Keuze bijsturingsmethode data Rapportage Ja nee Beheersing Uitvoering inputs outputs Samenhang van Management- en Productiesystemen verzoek om nieuwe data Ver- schil met norm beheers- baar

Wat moet een MIS leveren? Informatie voor het jaarplan Informatie voor het jaarverslag Informatie voor management-rapportages

Dashboard

OPDRACHT Analyseer welke informatie nodig is ten behoeve van het jaarplan en het jaarverslag van de gekozen casus (operationele, tactische en strategische informatie). Geef aan op welke wijze deze informatie het beste kan worden verzameld. Benoem de inhoud, vorm en frequentie van de managementrapportage.