Medewerkersdag 4 juli 2007 DIV

Doel van deze dag: kennismaken met collega’s terugkoppeling uit het atelier bespreekpunten gelegenheid tot vragen stellen

Terugkoppeling atelier Voorstellen leden van het Atelier DIV Werkwijze van het Atelier Adviesrapport DIV Gevraagde besluiten Schuurvlakken Vragen?

Voorstellen leden Atelier DIV Naam Trudie van Wattum - SCD (projectleider) Niels Kastelein - SCD / Berenschot Willeke van Dijk - Gemeente Dordrecht Arie Dekker - Gemeente Sliedrecht Arianne Zwaan - Gemeente Papendrecht Huub Jonkers - Hendrik-Ido-Ambacht Reinier Hubers - Gemeente Zwijndrecht Dick Bakker - MZHZ Herman Bongenaar - Stadsarchief (adviseur)

Werkwijze van het Atelier Hoe is het proces verlopen? Wat hebben we gedaan? Hoe hebben we wat gedaan?

Adviesrapport DIV Opdracht aan atelier: Missie en visie van DIV Productenlijst Transitie Functietypen Organisatie Advies

Adviesrapport DIV Missie ‘Het zorgen voor een toekomstvast en betrouwbare inrichting en beheer van de (digitale) documentaire informatievoorziening voor het SCD en de partners/deelnemers ter ondersteuning in hun primaire taken zodat zij zich op de kerntaken kan richten voor burgers en bedrijven’

Adviesrapport DIV Visie DIV werkt aan: 1. een uniforme werkwijze met gestandaardiseerde producten en werkprocessen binnen DIV met een éénduidige uitvoering waarbij ‘zaakgericht werken’ centraal staat; 2. het (verder) inrichten en beheren van een betrouwbare digitale informatievoorziening om de continuïteit van de interne bedrijfsvoering en externe dienstverlening te waarborgen;

Adviesrapport DIV Visie (vervolg) 3. het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door het vastleggen en realiseren van service- en kwaliteitsnormen voor DIV-producten en diensten; 4. het uniform bedienen van de klant door een servicegerichte en professionele werkwijze; 5. het zijn van een volwaardige gesprekspartner op het gebied van informatiemanagement; 6. een omgeving waarin deskundige medewerkers zich kunnen ontwikkelen en ontplooien.

Adviesrapport DIV Productenlijst DIV (nog verder uitwerken) Postregistratie : inkomend, intern en uitgaand Recordmanagement uitvoerend: dossiervorming en- beheer, archiefvorming en –beheer (incl. archiefzorg), informatieverstrekking in- en extern Recordmanagement beleid & control : Advies & Beleid, DSP, Projecten Managementinformatie

Adviesrapport DIV DIV Informatie- en archiefbeleid Informatie- en archiefadvies Informatie- en archiefprojecten BELEID, ADVIES & CONTROL DIV Ondersteuning Voorlichting Klantcontact Postregistratie Dossiervorming- en beheer Archiefvorming- en beheer Verzoekafhandeling DIENSTVERLENING BEHEER

Adviesrapport DIV Functietypen ‘in laten vliegen’….. Afdelingshoofd Wnm. afdelingshoofd Archivaris Recordbeheerder Recordmanager Kwaliteitsmedewerker Ondersteunende medewerkers DIV “Scanners” Secretariële ondersteuning?

Adviesrapport DIV Advies op hoofdlijnen : - Uniforme werkwijze met gestandaardiseerde producten en werkprocessen: dus uniforme bediening van ALLE klanten Zaakgericht werken (Mozaiek = kernbeslissing) Centrale postontvangst en scanning (Noordendijk) Digitale verwerking én routering van post Centraal analoog én digitaal dynamisch archiefbeheer (Noordendijk) van klanten en SCD Decentraal analoog semi-statisch archiefbeheer (huidige archiefruimten) van klanten

Gevraagde besluiten (1) Vraag atelier Acceptatie aangetekende stukken, dwangbevelen door SCD namens deelnemers Besluit KMD Komende tijd uitzoeken

Gevraagde besluiten (2) Vraag atelier Plaats recordmanagement Besluit KMD In cluster 1 functie van beleidsadviseur DIV; in cluster 3 de recordontwerpers

Gevraagde besluiten (3) Voorstel atelier Organisatiestructuur: Splitsing in 2 teams van 14 en 16 fte vanwege organisatorische principes SCD Besluit KMD 1 team met adjuncthoofd Eenheid van beleid en onderlinge vervangbaarheid staat voorop, omdat het gaat om grotendeels gestandaardiseerde werkzaamheden.

Gevraagde besluiten (4) Vraag atelier Facturen Financiën: eigen scanstraat, bij DIV of bij FaZa, centraal ? Besluit KMD Wordt komende weken uitgezocht en over besloten

Gevraagde besluiten (5) Vraag atelier Extra Fte’s voor secretariële ondersteuning en voor DIV (recordbeheerders) i.v.m. aannames in bestuursplan Besluit KMD Secretariele ondersteuning moet uit de formatie komen. Aannames bestuursplan worden uitgezocht Resultaat komt via het O&F rapport

Schuurvlakken Financiën - scanstraat en facturen P&O - Personeelsdossiers Facilitair - Postkamer / logistiek/ scannen I&A - Ontwikkeling Midoffice, digitalisering werkprocessen, functioneel beheer mozaiek

Organogram Servicecentrum Drechtsteden Accountmanagement serviceplein en telefoonbalie Bedrijfsvoering salarisadministratie, financiële administratie Verzekeringsportefeuille DIV, BAS/MID Administratie en gegevensbeheer gebouw, restaurant telefoon, voorzieningen werkplekinrichting, beheer helpdesk, netwerkbeheer Gebouw en Infrastructuur p-beleid en advies, LCD juridisch advies, vertegenwoor- diging, bezwaar en beroep, aansprakelijkheid, inkoop Advies en Beleid 1 comm advies en begeleiding middelen en ondersteuning inform en autom. advies AO/IC Advies en Beleid 2 en Plustaken Directeur SCD Clustering van werkzaamheden die te maken hebben met gebouw en werkplekinrichting, incl ICT Koppeling van werkzaamheden in het advies en beleidsproces in twee clusters. Hier aan zijn, per cluster, de met het proces verband houdende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden toegevoegd. Clustering van werkzaamheden in het proces van administratie en gegevensbeheer

Vragen