Anders Werken: “Aanpak en methodologie” Dhr. Jo De Leenheer Projectleider Kenniscel Anders Werken Agentschap voor Overheidspersoneel

Doelstelling “We moeten als organisatie flexibel kunnen inspelen op veranderingen en de (nieuwe) mogelijkheden optimaal aanwenden voor een efficiënte werking”  de vraag is niet of we dit doen, wel hoe!

Uitgangspunten Anders Werken Efficiënte werking Open cultuur (communicatie, samenwerking, interactie, kennis delen) Inzetbaarheid van het personeel (tijdelijke projecten, opvangen van accentverschuiving in werkzaamheden en taken) Doorgedreven digitale werking (vereenvoudiging van werkprocessen, vermindering van de doorlooptijden, werken op afstand, op MLT organisatie van de back-Office E-gov) Groepsklassementen, zowel voor dossiers als voor documentatie en informatie (impact op ruimte, papier, samenwerking, dienstverlening Delen van facilities (functionele werkplekken, printers, kopiers, scanning, …) leidt tot schaalvoordelen Prestaties zijn belangrijker dan aanwezigheid

Flexibele werkomgeving Activiteitsgebonden werkplekken kantoorruimte toewijzen aan activiteiten plek kiezen die het best geschikt is voor taak werkplekken delen voordelen: directer contact, efficiënter ruimtegebruik, betere samenwerking maar: formeel afsprakenkader noodzakelijk Activiteitsgebonden werkplekken principe: kantoorruimte niet toewijzen aan personen, maar aan diverse activiteiten of taken, zoals vergaderen, informeel overleg, informatie opzoeken, geconcentreerd werken, enz. praktijk: in functie van hun taken kiezen de personeelsleden hun werkplek van de dag. Dit is geen spurt naar een goede plaats. Er wordt gewerkt met ankerpunten en grijze zones zodat personen die deel uitmaken van een team of cel in elkaars nabijheid vertoeven. Eveneens rekening houden met noden van andersvaliden ( voorzieningen instellen zoals een vaste werkplek voorbehouden ).

Flexibele werkomgeving: ICT ICT als hulpmiddel voor een flexibele werkomgeving Aandachtspunten: - gebruik van laptops flexibiliteit in gebruik van functionele werkplekken bij telewerk geen bijkomende toestellen - tijdelijk alternatief desktops op elke plek en aanmelden eigen profiel is minder flexibel - draagbare telefonie flexibel werken in de werkomgeving Het tijdelijk alternatief van op elke werkplek een desktop te voorzien waar iedereen kan aanmelden met zijn eigen profiel heeft nadelen: geen optimaal gebruik van cockpits - tijdens een vergadering nood aan informatie opvragen - een teamcockpit kan bij een werkbezetting van 100% een volwaardige werkplek zijn voor twee personen met een laptop. invoeren van telewerk gecompliceerd want er zijn bijkomende toestellen nodig voor telewerkers

Flexibele werkomgeving: ICT netwerkprinters toegang tot printer in de nabijheid van werkplek aantal bepaald in functie van noden van dienst gemeenschappelijke server plaatsonafhankelijk werken vereist kennisdeling voordelen: alle (geactualiseerde) informatie beschikbaar papieropslag in archief beperken vergemakkelijkt werken op afstand

Telewerk: randvoorwaarden Cultuur - beoordelen op resultaten i.p.v. aantal gepresteerde uren - groepsidentiteit en beleving overeind blijven - betrokken voelen bij het werk - open communicatie ( onderlinge feedback, kennis delen, enz.) Duidelijke afspraken rond: - bereikbaarheid telewerker - openheid agenda - te leveren prestaties en meten output - terugkoppeling naar organisatie - dagen waarop telewerken Toegang tot informatie en ICT (laptop, netwerkverbinding, server)

Evolutie naar Anders Werken Is een totaal gebeuren, i.k.v. organisatieontwikkeling Géén Big Bang, maar een evolutie over meerdere jaren Gefaseerde groei (verhuis is geen eindpunt maar START) Betrokkenheid van iedereen (veranderingscapaciteit en - bereidheid?) Samen nadenken over het concept => werkprocessen & -procedures herdenken binnen de contouren van de principes Ieder heeft zijn/haar rol te spelen (Voorbeeldfunctie & eigenaarschap)

Diverse fasen in veranderingstraject

“Wat beveelt u aan collegae-leidinggevenden die naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen aan?” (1) ‘Goede voorbereiding, die voor een groot deel moet bestaan uit directe communicatie met alle betrokkenen’ ‘Aan mentaliteit & cultuur werken’ ‘Ga via de weg van de geleidelijkheid’ ‘Geef de verantwoordelijkheid aan medewerkers om de nieuwe situatie in te kleuren met afspraken’ ‘Goede informatiedoorstroming, juiste en realistische verwachtingen scheppen’

“Wat beveelt u aan collegae-leidinggevenden die naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen aan?” (2) Inrichting met een huiselijke touch zodat het aangenaam vertoeven is De betrokkenheid van het personeel organiseren Maak alle ‘nadelen’ bespreekbaar en zoek samen met de medewerkers naar een haalbare oplossing Collega’s raadplegen die reeds in dergelijke omgeving werken Geef het goede voorbeeld (clean desk, niet permanent in een cockpit zitten)

Wat zou u collegae-leidinggevenden die in naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen afraden? Alleen focussen op infrastructuur Anders Werken is een werkwijze, geen werkomgeving alleen! Doe geen a priori toegevingen op het totaal concept. Het werkt pas als alle aspecten zo maximaal mogelijk aan bod kunnen komen Niet ingrijpen in het uitgetekend concept zodat de nodige evenwichten worden behouden Werk niet tegen als leidinggevende: eis geen vergaderzaal of cockpit op voor jezelf