GOEDE PRAKTIJK 2 / BONNE PRATIQUE 2 Eenmalige perceelsregistratie met e-loket Maarten Stieperaere en Ruben Fontaine

Missie  De administratieve lasten voor landbouwer en overheid doen afnemen Visie  We realiseren een administratieve lastenvermindering d.m.v. procesverbetering en maken optimaal gebruik van mogelijkheden van e- government en beschikbare authentieke bronnen Authentieke bron… Referentiegegevens waarvan de kwaliteit door een beheerdienst te allen tijde wordt gegarandeerd, bijvoorbeeld Rijksregister- gegevens

Doelstelling  Gemeenschappelijke identificatie van land- en tuinbouwers  Gemeenschappelijke registratie van landbouwgronden  Uitbouw frontoffice - Online registratie  Klant (= landbouwer) staat centraal

Stappenplan (1/7)  Opzetten projectorganisatie  1 projectleider per agentschap  Werkgroepen ( bereiden oplossingen voor)  Projectgroep ( met leidinggevenden, bereidt stuurgroep voor)  Stuurgroep ( met kabinetten, neemt eindbeslissingen)  Klankbordgroep ( met landbouworganisaties, zorgt voor advies en draagvlak)

Stappenplan (2/7)  Uitschrijven timing  Start project 1 april 2006  Slechts één perceelsregistratie vanaf 1 januari 2007  E-loket online perceelsregistratie vanaf 15 maart 2007  Communicatie unieke identificatienummers eind 2007

Stappenplan (3/7)  Splitsen project in clusters van processen  Proces identificatie  Proces registratie  Toekennen clusters aan werkgroepen  Overeenkomen unieke definities identificatie, schrijven van decreet en publicatie decreet  Afstemmen op bestaande authentieke bronnen en matchen databanken  Overeenkomen gemeenschappelijke registratieformulieren

Stappenplan (4/7)  Hertekenen identificatieprocessen, formulieren  Scenarioanalyses (= detecteert overnames, stopzettingen,…) met impactanalyses (= impact van scenario op dossiers, rechten, plichten)  Reengineren informatiesystemen  Communicatie ID-sleutels aan landbouwers

Stappenplan (5/7)  Overeenkomen unieke definities authentieke percelen  Scenarioanalyse met impactanalyse (wijzigingen percelen en kenmerken ervan)  Reengineering informatiesystemen  Voorbereiden en starten opvolgingsproject (PDCA)

Stappenplan (6/7)  Tussentijdse communicatie via landbouwpers

Stappenplan (7/7)  Online registratie gestuurd door pilootgroep  Uitvoering door middel van SCRUM-proces

Methodologie (1/10)  Ketenbenadering

Methodologie (2/10)  Business process management  Analyseren bestaande processen  Uittekenen nieuwe processen  Overeenkomen performantie-indicatoren

Methodologie (3/10)  Discussienota’s  Vertrekken van gemeenschappelijkheden om iteratief knelpunten weg te werken  Versiebeheer  Voorbeeld

Methodologie (4/10)  Discussiedocumenten

Methodologie (5/10)  Service oriented architecture (SOA), authentieke bronnen

Methodologie (6/10)  PDCA – regelkring (Deming)  Plan – Do – Check – Act  Op projectniveau en bij bouw webservices

Methodologie (7/10)  SCRUM  Methode voor communicatie tussen business en IT  Methode voor gedegen prioritiseren  In complexe situatie aan klanteneisen kunnen voldoen

Methodologie (8/10) 30 days 24 hours Product Backlog As prioritized by Product Owner Sprint Backlog Backlog tasks expanded by team Potentially Shippable Product Increment Daily Scrum Meeting

Methodologie (9/10)  e-ID  Belgische standaard!  Uniek binnen Europa  Basis voor mogelijke single-sign-on over diverse e-loketten

Methodologie (10/10)  Klankbordgroepen  Doelgroep actief betrekken  Zeer nuttige feedback – inspraak op efficiënte manier  Verhoging draagvlak  Communicatie op maat  EPR: landbouworganisaties  E-loket: testgroep van 35 landbouwers

Resultaten (1/2)  Nieuwe authentieke gegevens ter beschikking  Gestroomlijnde backoffice is basis voor e-gov toepassingen (Online registratie al mogelijk)  Kwaliteitsvollere aanvragen via het e-loket (minder kans op sancties en beheerkost overheid daalt)

Resultaten (2/2)  Administratieve lastenverlaging voor landbouwers  Identificatie tot 70 % minder lasten  Registratie tot 40 % minder lasten  In totaal: tot EUR minder lasten per jaar  Snellere reactietijd overheid  Antwoord overheid na 10 dagen i.p.v. 21 dagen  Daling beheerkost overheid maakt ruimte vrij voor betere advisering en ondersteuning  Project is terugverdiend op 1,5 tot 2 jaar

Negatieve ervaringen  Vervallen in oude gewoonten en denkwijzen  Praktijk meestal nog ingewikkelder  e-ID authenticatie: hoge drempel  Integreren backoffice (SOA) met scenario’s is moeilijk  Vrijblijvende houding t.o.v. deadlines  Voorzien van voldoende middelen is cruciaal: EPR woog zwaar op kernprocessen  E-gov zit nog niet in de genen

Positieve ervaringen  Ontstaan dynamiek over entiteitsgrenzen heen  BPM en automatisatie verbetert dienstverlening  Gevoel van goed bestuur  Opent mogelijkheden voor toekomstige geïntegreerde frontoffice  Positieve feedback landbouwers doet deugd  SCRUM-methode werkt (aanvraag tijdig online)

Tips  Hou rekening met behoeftenanalyse  Processen vormen keten: scenario’s mét impact op andere processen documenteren  Slagkrachtige projectorganisatie nodig  Vertrek van gemeenschappelijkheden  Stem af op bestaande authentieke bronnen  Voordelen van BPM, SOA, e-gov (bronnen, e-ID,...)  Geef je doelgroep inspraak

Contactpersonen Vlaamse Landmaatschappij Maarten Stieperaere 02/ Agentschap voor Landbouw en Visserij Ruben Fontaine 02/

Sites E-loket landbouw: Formulierensite: CORVe: