Procestypologie. Inkoop- en crediteurenproces Expenditure cycle

Vergelijking expenditure cycle met stappen inkoop- en crediteurenproces

Inkoopproces Impuls: voorraadbestand, verkooporder, productieorder etc. Leveranciersselectie Bestelling Goederenontvangst Ontvangst en controle factuur: startpunt crediteurenproces.

Toepassingsvraag 1 Welke informatie heeft de directie nodig om de betrouwbaarheid van de inkoopkosten te kunnen beoordelen?

1. Impuls: Bestelaanvraag (request goods)

Toepassingsvragen 2 Wie bepaalt de competentietabel met betrekking tot inkopen? Stel dat een inkoper bevoegd is om tot 10.000 euro te bestellen en hij wil voor 100.000 euro bestellen. Hoe kun je dan voorkomen dat hij 10 keer een bestelling van 10.000 plaatst?

2. Leveranciersselectie (order goods)

Toepassingsvragen 3 Stel dat je tijdens de interim-controle van een handelsbedrijf in bouwmaterialen constateert dat de inkoper wel schriftelijk offertes aanvraagt maar deze ook zelf ontvangt, opent en bewaart. In hoeverre vind je het dan noodzakelijk om deze offertes voortaan door het directiesecretariaat in gesloten enveloppen te laten bewaren?

3. Bestelling: mutatie inkoopbestand (order goods)

Toepassingsvragen 4 Welke inputcontroles kun je bedenken ten aanzien van de invoer in het inkoopbestand?

4. Goederenontvangst: mutatie voorraadbestand (receive goods)

Toepassingsvragen 5 Bij een handelsbedrijf in bouwmaterialen voer je de interim-controle uit. De directeur ontsteekt in woede als jij hem na de interim-controle vertelt dat de magazijnmeester soms een weekje wacht met het verwerken van de ontvangsten in het voorraadbestand omdat het zo druk is. Waarom zou de beste man zo kwaad worden en vind je het terecht?

Crediteurenproces Ontvangst en controle facturen (approve vendor invoice) Bijwerken crediteurenadministratie Vervaardigen betaaladvieslijst Betaling (pay for goods)

Toepassingsvraag 6 Welke informatie zal de directeur nog meer gebruiken om de betrouwbaarheid van de inkoopschulden te kunnen beoordelen?

1. Ontvangst en controle facturen (approve vendor invoices)

Toepassingsvraag 7 Je werkt op de controllersafdeling van een groot bouwbedrijf en hoort van een collega die bij een ander groot bedrijf in de regio werkt, dat bij hun regelmatig spookfacturen worden ontdekt. Je schrikt en denkt: “Bij ons is me dat nog niet opgevallen”? Wat is een spookfactuur en zijn de bij stap 1 genoemde maatregelen voldoende om spookfacturen te ontdekken?

2. Bijwerken crediteurenadministratie

Toepassingsvraag 8 De inkoper van een handelsbedrijf in bouwmateriaal beklaagt zich bij de directeur: “Ik wordt hier als een potentiële fraudeur weggezet. Ik heb niet eens de bevoegdheid om het crediteurenbestand te raadplegen wanneer een leverancier belt met de vraag of wij hem al betaald hebben”. Vind je zijn klacht terecht?

3. Vervaardigen betaaladvieslijst

Toepassingsvraag 9 Stel dat je op de crediteurenadministratie werkt. Op een dag komt de directeur buiten adem aangerend en geeft je op een papier een bedrag en een rekeningnummer. Kun jij dat even betalen? Mijn handtekening staat er op? Wat doe je?

4. Betaling (pay for goods)

Toepassingsvraag 10 Je werkt op de controllersafdeling van een groot bouwbedrijf en vangt in de gang een deel van het gesprek op tussen de directeur en de controller. Controller: Voor de betrouwbaarheid is het absoluut noodzakelijk dat jij (directeur) alle posten checkt voordat we gaan betalen. Directeur: Maar daar heb ik jou toch voor aangenomen! Wie heeft er gelijk en waarom?