‘Tien tips voor een geslaagde communicatie en minder hinder’ Roeland Kortleven

Uitdaging Grondige vernieuwing van het volledige centrumgebied (2002 – 2006) Centrale parking Woonstraten Stationsplein Uitgaanscentrum Belangrijkste winkelas

Uitdaging Hoe dit werk aanpakken zonder jarenlange‘onleefbare’ situatie te creëren? Oplossing: uitgebreide communicatie, overleg & ‘minder-hinder’-maatregelen

Tip 1: Alles begint en eindigt met het bestek Leg gedetailleerd de zaken vast waarmee een aannemer rekening moet houden. Middel om bij uitvoering ‘Minder hinder’-maatregelen af te dwingen Bereikbaarheid woningen en handelszaken Vragen van buurtbewoners? Aanwezigheid op informatievergaderingen Open communicatie en intens overleg blijft belangrijk

Tip 2: Voorzie budget voor communicatie en minder hinder ‘Minder hinder’ drijft prijs op Persen van riolering onder kruispunt i.p.v. open sleuf Tijdelijk werfweggetje Ook communicatie is niet gratis Flyers, brochures, affiches, informatieborden, toekomstsimulaties,…

Tip 3: onderling intern overleg is sleutel tot succes Multidisciplinaire aanpak is nodig Alle interne partners hebben noodzakelijke inbreng en rekening houden met elkaar Ingenieurs Mobiliteitsspecialisten Communicatiespecialisten Loslaten van ‘enge’ technische blik Complex verhaal (wegomleidingen, communicatie, toegankelijke werfzone, uitgekiende uitvoering van de werken,…)

Tip 4: kijk naar de werken door de ogen van betrokkenen Communiceer vanuit de bekommernissen van verschillende doelgroepen Voorbereiding informatievergadering Handelaars (leveringen,…), buurtbewoners (ophalen huisvuil,…), toevallige bezoekers (bereikbaarheid met de auto,…) Deze communicatiebehoeften zijn leidraad voor opmaak communicatieplan

Tip 5: communiceer project vanuit een toekomstbeeld Werken gebeuren niet zomaar Bijvoorbeeld: creëren winkelcentrum waar het aangenaam wonen, winkelen, wandelen en fietsen Gebruik toekomstbeeld in communicatie Tip: 3D-toekomstsimulaties

Tip 6: zet alle beschikbare kanalen in Niet enkel persbericht of informatievergadering Meer mogelijkheden, maar… Bepaal welke kernboodschap gericht is op welke doelgroep Voorbeelden van ‘Mol Werkt’: bierkaartjes, evenement, postkaarten, flyers, brochures, website, elektronische nieuwsbrieven, bewonersbrieven, gemeentemagazines, informatieborden langs de weg, tentoonstelling, stratenplannen, persbriefings, videoreportages, …

Tip 7: hou alles in een positieve sfeer Werken zijn niet leuk, maar verzuring vergroot de problemen Negatieve krantenartikels houden klanten weg Daarom… alles in positieve sfeer plaatsen Mogelijkheden: spaaractie, evenement, vergroot kleine zaken, rol de rode loper uit, ‘sorry’-postkaartjes, verspreid cartoons over de werken,…

Tip 8: wees origineel Voorbeelden ‘Mol Werkt’ Startevemement ‘Bob De Bouwer’ voor kinderen (verdienen van werfhelm) Aankondigingsborden ‘Mol werkt, maar blijft bereikbaar’ Cartoons op bierkaartjes Sorry-postkaartjes verdelen via de handelaars Werken afsluiten met groot volksfeest: traktatie van het gemeentebestuur

Tip 9: betrek moeilijke klanten Analyseer vooraf wie ‘moeilijke’ klanten zijn Voorzitter Unizo, secretaris van middenstandsvereniging,… Maak van hen ‘bevoorrechte’ getuigen (uitnodigen op voorbereidende vergaderingen) Begrip opbouwen voor moeilijke beslissingen Samen zoeken naar oplossingen Grote invloed op achterban Mol Werkt: aanspreekpunten bij handelaars en buurtbewoners Worden verdedigers in plaats van criticasters

Tip 10: blijf communiceren, ook het negatieve Vermijd effect ‘opgeblazen souflé’: niet stoppen na aankondiging werken Elke belangrijke mijlpaal is onderwerp van communicatieactie Ga negatieve zaken (vertragingen,…) niet uit de weg voor behoud geloofwaardigheid. Leg deze uit. Volgehouden inspanning

Enkele voorbeelden…

Startevenement ‘Mol Werkt’

Cartoons

Cartoons

Advertentie

‘Sorry’-postkaartje

Informatieborden

Brochures en flyers

Cadeau van handelaars aan aannemer Uitgebreid communiceren: pers, site,…

Traktatie worstenbroodjes van uitbater lokale supermarkt aan de arbeiders Uitgebreid communiceren: pers, site,…

Afsluiter ‘Mol viert’