Hoe organiseer je eFactureren in je gemeente ? Openingsdia Harry van der Aar Baarn, 27 mei 2014

Waarom e-factureren? Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers beter in staat zijn elkaar te vervangen Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder partner wordt om zaken mee te doen Check visie op eFactureren: http://www.factuurportal.eu/gemeenten/

Aanpak bij digitaliseren “Bezint eer gij begint” Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie; informeren van de ondernemingsraad communicatie richting de organisatie bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe? bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen

Doorlooptijd om over te gaan op e-factureren Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’ Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision Jan-2012 Start met 2020 vision Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster Mei-2013 Start test Factuurportal Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd Jun-2014 Start Factuurtotaal

Gemeente Purmerend 80.000 inwoners Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein 13 afdelingen 30.000 facturen/jaar 60 budgethouders 300 ad hoc materiedeskundigen Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen) Decade als financieel systeem

Wat levert het op ? Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid) Budgettoetsing begroting en projecten Betaling binnen 30 dagen Betaalproces automatiseren Raadplegen factuur op ieder moment Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos) Factuurmatching met verplichting Juni 2014: inkomende facturen elektronisch

Lessons learned “Betrek vooral al je stakeholders erbij, dan pas kan je mensen voor je winnen. Benoem alle voordelen. Als je groen licht hebt en gaat implementeren, dan ook mensen van de werkvloer erbij betrekken.”

Demonstratie Factuurtotaal Bij gemeente Purmerend op: 24 september 1 oktober 8 oktober