18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1 18 mei 2010, Alden Biesen 27 mei 2010, Brugge Comenius “monitoring dagen” focus: verslaggeving

P 2 Verslaggeving Comenius Schoolpartnerschappen: programma •Verslaggeving – algemeen •Tussentijds verslag •Eindverslag – inhoudelijk •Eindverslag – financieel •Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken •Controle & “afrekening” door het NA •“EST” Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 3 Verslaggeving: belangrijke algemene aandachtspunten •2 NIEUWIGHEDEN: online eindverslagen + “EST” •documenten voor INTERIMverslagen  vlaanderen.be > Programma’s > Comenius > downloads •Voor EINDverslagen  én ONLINE én op papier !  documenten op bovenstaande link = “klad-versie” •1 exemplaar volstaat •Datum, handtekening & stempel niet vergeten •Taal: NL en/of ENG (maar zie verder) Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 4 Tussentijds verslag: wat, wanneer & wie? •Wat? –Cf. formulier op de website –Is tussentijdse zelfevaluatie –Wordt gebruikt voor monitoring doeleinden door het NA (signaalfunctie) •Wanneer?  30/6/2010 •Wie? –ENKEL als het contract loopt t.e.m (= projecten goedgekeurd in 2009) –Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig) –In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke) –Mag voor EPOS in het NL of ENG MAAR vergeet extra vragenlijst (enkel voor VL scholen) niet! •IS DIT ALLES?  JA! Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 5 Eindverslag: wat, wanneer & wie? •Wat? –Cf. gedeeltelijk ingevuld ONLINE formulier waarvan de link u zal doorg d worden! Formulieren op de EPOS-website (cf. supra) als “kladversie”! –Is finale zelfevaluatie –Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo –Eindproduct meesturen: graag (als het kan) ! •Wanneer?  30/9/2010 •Wie? –ENKEL als het contract loopt t.e.m (= projecten goedgekeurd in 2008) –Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig) –In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke) –Mag voor EPOS in het NL of ENG (of “mix”) •IS DIT ALLES?  NIET ALTIJD (maar toch bijna!) Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 6 Financiële verslaggeving: principes •ENKEL bij het eindverslag! •Deel van ONLINE verslagformulier (format: ???) •“kladversie”: rubriek 12 van formulier op EPOS- site: –Kruis het aantal contractueel gefinancierde mobiliteiten aan –Vul één tabel per mobiliteitsactiviteit in (1 per projectmeeting bvb) –Voeg – ENKEL indien (achteraf) expliciet gevraagd door het NA – de “bewijsstukken” toe (zie verder) Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 7 Financiële verslaggeving: principes (vervolg) •Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel…) •Contract: max. beursbedrag: –80% na ondertekening –Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en afhankelijk van “afrekening” door NA (zie verder) •Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de contractperiode •Overige principes: cf. bijlage II bij contract Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 8 Financiële verslaggeving: principes (vervolg)  Bijlage II : de financiën •A. Volledig beursbedrag MITS –uitvoering van de activiteiten & behalen van de doelstellingen –uitvoering van het contractuele minimum aan ontvankelijke en relevante mobiliteitsactiviteiten •B. Vermindering/terugvordering van de beursbedragen: –(mobiliteits)activiteiten en resultaten niet zoals gepland en niet relevant => volledige terugvordering –i.f.v. niet-gerealiseerde vs. geplande mobiliteiten (cf. voorbeeld) •C. Definitie van transnationale mobiliteitsactiviteit •D. Definitie van ONTVANKELIJKE mobiliteitsactiviteiten (cf. volgende slide i.v.m. laatste alinea – ENKEL contracten 2008!) •E. Definitie van RELEVANTE mobiliteitsactiviteiten (=> interpretatie en beoordeling: door NA!) •F. Vermindering van het vereiste minimum aantal mobiliteiten => contractwijziging mogelijk •G. Uitzonderlijke gevallen => contractwijziging mogelijk •Bijvoorbeeld: verhoogd aandeel van leerlingenmobiliteit (bij Multilaterale partnerschappen) mogelijk (via contractwijziging) o.w.v. voorzien in de aanvraag (= quasi-automatisch) OF uitzonderlijke omstandigheden (= te bespreken) 18/5, Alden Biesen – 27/5, BruggeComenius “monitoring dagen”

P 9 Toelichting bij bijlage II-B en D Uitgangspunt : aantal lkn-mobiliteiten als referentie (min. 50% + 1) ! 2008 : letterlijk in contract, dus élke wijziging op dit punt vereist contractaanpassing (zélfs indien OK volgens aanvraag) 2009: enkel contractwijziging vragen indien NIET OK volgens aanvraag : elke andere substantiële wijziging OOK melden ! 18/5, Alden Biesen – 27/5, BruggeComenius “monitoring dagen”

P 10 Toelichting bij bijlage II-B en D Uitgangspunt : aantal lkn-mobiliteiten als referentie (min. 50% + 1) ! 2008 : letterlijk in contract, dus élke wijziging op dit punt vereist contractaanpassing (zélfs indien OK volgens aanvraag) 2009: enkel contractwijziging vragen indien NIET OK volgens aanvraag : elke andere substantiële wijziging OOK melden ! 18/5, Alden Biesen – 27/5, BruggeComenius “monitoring dagen”

P 11 Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken •Waarom?  aantal gerealiseerde mobiliteiten bewijzen •Wat?  aanwezigheidsattest, verstrekt door de ontvangende school/organisatie én (zo mogelijk/relevant) kopie van reistickets en/of instapkaarten •Hoelang bijhouden?  t.e.m. 5 jaar na laatste betaling door/aan NA Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 12 Controle & “afrekening” door het NA •Controle door het NA: –controle interimverslag (100%) –“monitoring bezoeken” (= ondersteunend) ter plaatse, tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse interimverslagen) of op vraag van de scholen –“on the spot checks” (= controle) ter plaatse (min. 2), tijdens het project, op initiatief van het NA –Controle van het financieel verslag “op bewijsstukken” (10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete vraag van het NA!) –Geen “in situ audit visits” meer na afloop v/e project Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 13 Controle & “afrekening” door het NA (vervolg) •Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract) •Bepaling & uitbetaling van het saldo: –Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1) –Totale beurs na “afrekening” door het NA (=2) –Saldo = (2) – (1) (negatief saldo = terugvordering) Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 14 “European Shared Treasure – EST” •Cf. contract, art. 6: “disseminatie” •Europese databank met eindresultaten van Partnerschappen in Comenius, Leonardo da Vinci én Grundtvig •Vanaf Partnerschappen 2008: –Vanaf juni: •per Partnerschap wordt project in EST gecreëerd met 1 gemeenschappelijk deel en school-specifiek deel per partner •gemeenschappelijk deel wordt al deels ingevuld o.b.v. gegevens uit de aanvragen •Elk NA geeft “paswoord” aan eigen Comenius-scholen –Juni-september: scholen voeren “hun” projectresultaten in; coördinerende scholen voeren bovendien ook gemeenschappelijke gegevens in –November-december: NA’s selecteren “Star-projects” •Info: algemene EST-brochure + “guide to EST data input” Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 15 Als afsluiter… •EPOS-nieuwsbrief: inschrijven aub! •Contactseminaries: –14-17/10, Duitsland –27-31/10, Slovenië –17-21/11, Brugge (kleuter & lager) –1-5/12, Alden Biesen (buitengewoon onderwijs) •Al inschrijvingen uit NO, DE, PL, EE en CRO ! –Andere? Verwacht!   activiteiten  contactseminaries •“Ideeënbus”: reacties verwerkt – suggesties welkom! Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 16Comenius “monitoring dagen” VRAGEN ??? 18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge