Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. August 2006 © 2006 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied, circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin. Best practices: transitie van personeel Ervaringen met en adviezen op grond van een aantal uitbestedingen met overgang van personeel Maarten Jan Officier Utrecht, 12 December 2006

2 Best practices: transitie van personeel Inhoud presentatie »De spreker »Doel presentatie »3 cases »Veranderingen voor de medewerkers »Alternatieven uit de cases »Voorkeur presentator/discussie

3 Best practices: transitie van personeel De spreker »Maarten Jan Officier »Wiskundige en bedrijfskundige »20 jaar ervaring als manager: lijn/business/transitie zowel nationaal als internationaal »Momenteel betrokken bij outsourcing deals in Frankrijk en België

4 Best practices: transitie van personeel Doel van de presentatie »Aan de hand van een drietal cases bespreken van keuzes die gemaakt worden en de consequenties ervan »Levende vragen liefst zoveel mogelijk interactief adresseren

5 Best practices: transitie van personeel Case 1: Startpositie »Transitie van een desktopunit van een klant »Omvang ca. 60 personen »Arbeidsvoorwaarden afwijkend; o.a. 36 uur werkweek »Goed ingeregelde processen (ITIL) en tooling, maar geen Atos Origin »Totaaloplossing inclusief alle functies (helpdesk t/m architectuur)

6 Best practices: transitie van personeel Case 1: Aanpak »Arbeidsvoorwaarden AO met overgangsmaatregelen; behoud van aantal elementen (36 uur werkweek) »Behoud van zelfstandigheid en dienstverlening gedurende ca. 1 jaar »Eigen locatie buiten de klantenlocatie (latende partij) na 3 maanden: »inrichten infrastructuur zoals connectivity, security; opname in mailsystemen en interne Atos Origin systemen »introductie in deze systemen en de manier van werken »introductie in de Atos Origin organisatie »geen integratie in de staande organisatie, dus behoud van aanwezig management »wekelijkse personeelsvergaderingen met transitiemanager »Geleidelijke overgang van de dienstverlening naar de staande organisatie per activiteit, zoals helpdesk, incidentmanagement enz. »Hierbij ook naar nieuwe locaties

7 Best practices: transitie van personeel Case 2: Startpositie »Transitie van een full service organisatie van een zusterorganisatie naar Atos Origin met verplaatsen van de dienstverlening naar andere landen »De dienstverlening was superkritisch: interrupties kosten waanzinnig veel geld en geven grote exposure van de klant »Omvang ruim 100 personen »Grote afwijking arbeidsvoorwaarden van IT-arbeidsvoorwaarden »Goed ingeregelde processen (ITIL/Prince2), zowel in delivery als marketing/HR enz. »Totaaloplossing inclusief alle functies (helpdesk t/m architectuur)

8 Best practices: transitie van personeel Case 2: Aanpak »Behoud van zelfstandigheid en dienstverlening tijdens overdracht gedurende ca. 2 jaar »Indien overgang naar AO, arbeidsvoorwaarden AO met overgangsmaatregelen »Eigen locatie blijft in stand: »inrichten parallel infrastructuur zoals connectivity, security; opname in mailsystemen en interne Atos Origin systemen (o.a. intranet) »introductie in deze systemen en de manier van werken »introductie in de Atos Origin organisatie »geen integratie in de staande organisatie, dus behoud van aanwezig management tot transitie klaar is. Wel bundeling van activiteiten »wekelijks personeelsvergaderingen met transitiemanager »Geleidelijke overgang van de dienstverlening naar de andere landen organisaties »Begeleiding van de medewerkers naar nieuwe functies bij vervallen oude functies »Hierbij ook naar nieuwe locaties

9 Best practices: transitie van personeel Case 3: Startpositie »Transitie van een full managed operations service unit van een klant naar Atos Origin »Drie fases »Overname as is met dienstverlening en locaties as is (Current Mode of Operations) gedurende paar maanden »Transitie/transfer naar Atos Origin organisatie zonder het karakter van de dienstverlening te veranderen (Present Mode of Operation) »Transformatie naar nieuwe technologie en nieuwe dienstverlening. Totaal duurt een jaar »Omvang ca. 50 personen »Arbeidsvoorwaarden niet al te afwijkend van IT »Goed ingeregelde processen (ITIL)

10 Best practices: transitie van personeel Case 3: Aanpak »Behoud van zelfstandigheid gedurende CMO (ca. 3 maanden) onder eigen management en overall manager van Atos Origin »Voorbereiding van de Atos Origin systemen (monitoren, helpdesk enz) »Voorbereiden van de overdracht van mensen en dienstverlening naar staande organisatie (PMO); dienstverlening naar de staande organisatie »Eigen locatie blijft in stand gedurende de korte CMO: »inrichten parallel infrastructuur zoals connectivity, security; opname in mail systemen en interne Atos Origin systemen (intranet) »introductie in deze systemen en de manier van werken »introductie in de Atos Origin organisatie »Hierbij ook naar nieuwe locaties »Inrichten nieuwe dienstverlening (FMO)

11 Best practices: transitie van personeel Veranderingen voor de medewerkers

12 Best practices: transitie van personeel De medewerker:Mijn persoonlijke beleving telt... Outsourcing is ook afscheid nemen van zekerheden en ik heb dit niet gekozen... Mensen vinden veranderen niet zso erg; wel veranderd worden...

13 Best practices: transitie van personeel Outsourcing: bedreigingen en kansen »grote organisatie verandering in korte tijd »‘verkocht’ worden »gedwongen afscheid van werkgever en collega’s »afsluiting van een periode »verandering van cultuur en arbeidsvoorwaarden »ben ik welkom? »bedreigingen…… »‘Elk nadeel heb zijn eigen voordeel’, dus: »start van een nieuwe periode »‘gekocht’ worden »nieuwe werkgever en collega’s »begin van een nieuwe periode en nieuwe mogelijkheden »ik ben welkom! »van overhead naar core »van kostenpost naar inkomstenbron »kansen….. »Voordelen zelf benutten: kansen grijpen

14 Best practices: transitie van personeel Alternatieven uit de cases Opname in moederorganisatieSnelGeleidelijk/langere tijd Transitie dienstverleningBig bangGeleidelijk, dienst na dienst of eerst CM-PMO-FMO Focus medewerkerLangere tijd op oude functieSnel naar andere klanten Aanpassing medewerkerCentrale begeleiding via o.a. HRSocialisatie/acculturatie En nog meer......

15 Best practices: transitie van personeel Opname in moederorganisatie »Voordeel van een snelle opname is: »onzekerheidsreductie bij de medewerker »snelle professionalisering »gewenning bij de klant aan nieuwe relatie »Nadeel: »kennisverlies bij klantspecifieke dienstverlening/te korte kennisoverdracht »versnippering van de dienstverlening »onthechting

16 Best practices: transitie van personeel Transitie dienstverlening »Voordeel Big bang: »(vaak) snel voordeel van de outsourcing voor zowel de klant als de leverancier (case 3, vrijmaken van ruimte voor de klant; risico reductie van verouderde infrastructuur) »opruiming legacy »Nadeel big bang: »vaak kapitaal vernietiging »door extreme complexiteit risicovol, zie case 2

17 Best practices: transitie van personeel Focus medewerker »Voordeel langere tijd op oude functie (zelfs vanuit nieuwe organisatie): »continuïteit dienstverlening (o.a. Kennis van de klant enz) »medewerker voegt direct waarde toe aan de nieuwe organisatie (zelfwaarde) »Nadeel: »verzakelijking klant leverancier relatie duurt langer »toekomst van de medewerker ligt verder weg en diens inzet op andere trajecten »vertraagde professionalisering

18 Best practices: transitie van personeel Aanpassing medewerker »Voordeel Centrale begeleiding o.a. door HR: »snelle volledige informatie overdracht, daarmee onzekerheidsreductie »Nadeel: cultuurproblemen: »vanzelfsprekendheden werken niet. Het bedrijf is “vreemd”. Onwennigheid duurt lang. Afspraken zijn lastig

19 Best practices: transitie van personeel Voorkeur presentator »Initieel de medewerkers in aparte unit houden die wel is opgenomen in het nieuwe bedrijf »De dienstverlening verplaatsen als ze volledig is ingericht en als daar een zakelijk trigger voor bestaat (voorbeeld: naar nieuw datacenter voor nieuwe systemen en apps). De processen en tooling van de ontvangende partij zo snel mogelijk implementeren »De medewerker op oude functie houden zolang deze niet vervalt (door andere organisatie of technologie) »Aanpassing medewerker: mengvorm. Initieel in de eerste paar weken centrale informatie en strakke begeleiding vanuit HR. Daarna overdracht naar de lijn en kennismaken met de toekomstige organisatie (afdelingen) enz. Eventueel dotted line verantwoordelijkheid »Vervanging van (deel van) het management

20 Best practices: transitie van personeel discussie ?

Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. August 2006 © 2006 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied, circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin. For more information please contact: Maarten Jan Officier m +31(0) Atos Origin, Papendorpseweg 93, 3528 BJ Utrecht