Pilot Interbestuurlijk Toezicht Ervaringen IBT-pilot Archiefdienst gemeente Achtkarspelen Q4 2011 / Q1 2012

Onderdelen presentatie Even voorstellen… Visie Gemeente Achtkarspelen Werkwijze IBT-pilot Archief Achtkarspelen Bevindingen Verbeterplan / -acties

Even voorstellen… Oeds Holthuis Teamleider Basisregistraties sinds 1 januari 2010 Teamleider Informatiebeheer sinds 1 januari 2011 Informatiebeheer bevat de onderdelen: Archief Automatisering Basisregistraties Alles wat met informatie (-beheer) te maken heeft geconcentreerd onder één aansturing

Visie Gemeente Achtkarspelen VISBV   Onze kernwaarden: Vertrouwen Initiatief Samenwerken Betrokkenheid Verantwoordelijkheid

Visie Gemeente Achtkarspelen Citaat concern controller Nick Doorn: Horizontaal toezicht wil zeggen dat we aan de voorkant afspraken maken en dan aan de achterkant niet meer worden geconfronteerd met rapportages en (te veel) controles. Dat vereist van ons dat we laten zien dat we 'in control zijn'; dat we zaken in de hand hebben en dat we bij vragen cq afwijkingen pro-actief met de provincie communiceren. Horizontaal toezicht moet ervoor zorgen dat we (wij én de provincie) er al met al minder werk van hebben en zorgt er ook voor dat we nog eens goed naar onze eigen processen kijken.

Werkwijze pilot Betrokken van de provincie: J. Dijkstra, prov. archiefinspectie R.W. Steensma, prov. archiefinspectie Betrokken van de gemeente: Hennie van der Laan, DIV-coördinator Oeds Holthuis, Teamleider IB

Werkwijze pilot Overleg 19-09-2011 provincie – gemeente: Toelichting instrumentarium (KPI) Hoe regel je de verantwoording naar Gemeenteraad en Provincie? Op welk niveau moet de Gemeenteraad geïnformeerd worden? Hoe de Raad in positie brengen voor HT? En wat blijft er dan over voor VT? Aan de voorkant het proces ambtelijk afstemmen

Werkwijze pilot Vervolgoverleg 13-10-2011 voor archief: Werkwijze en instrumentarium Zelfevaluatie en rapportage PKI-lijst Nulmeting Evaluatie Verbeterplan Rapportage in de toekomst basis voor rapportage aan College (PKI) en Raad (Risicovolle thema’s) Constatering spanningsveld: Intern toezicht en uitvoering door dezelfde personen, mogelijk op te lossen in toekomstige samenwerking met buurgemeente(n)

Werkwijze pilot PKI-lijst bestaat uit 10 hoofdvragen die zijn ingevuld mbv gemeentelijke archiefmedewerkers:   1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Werkwijze pilot Vervolg na inlevering ingevulde PKI-lijst: Gezamenlijk bespreken ingevulde PKI-lijst Schriftelijke reactie provincie op PKI-lijst Verbeterpunten (taakverwaarlozing) Kwaliteitsverbetering (aandachtspunten) Reactie gemeente Vaststelling nulmeting

Bevindingen pilot

Bevindingen pilot

Bevindingen pilot Aandachts- en verbeterpunten Kwaliteitssysteem ontbreekt Geen gekwalificeerde gemeenteacrhivaris Aandacht voor digitale archivering Intern toezicht en uitvoering bij dezelfde personen Achterstanden dynamische archivering Achterstand overbrenging naar archiefbewaarplaats (uitgevoerd tot 1984) Calamiteitenplan actualiseren

Verbeterpunten In uitvoering: Wegwerken achterstanden archivering dynamische fase Beschrijving archiefblok 1984-2004 Vervanging archiefstellingen archiefbewaarplaats

Verbeterpunten Aanvullend op projectenlijst opgenomen: Gemeentearchivaris Digitale archiefbescheiden Kwaliteitshandvest / servicenormen toegankelijkheid en ontsluiting van archiefbescheiden Invoering kwaliteitssysteem Actualisatie veiligheids-/calamiteitenplan