Twee vliegen in één klap? Procesgericht werken èn kwaliteitsvol archiveren bij de stad Turnhout

Stadsarchief Turnhout kort Turnhout: kleinste centrumstad Onderdeel van TRAM41, stedelijke musea Collectie: statisch archief, verzamelingen, wet. bibliotheek, Kring Taxandria, Museumraad Ondersteunen documentbeheer: sinds 2009

Documentbeheer 2009 Geen procedures, ad hoc Geen DMS “Toevallige” overdrachten Statisch archief tot ca. 1950 “Vergeten” archieven: zolder stadhuis, stadsmagazijnen, stadskantoor, kelder muziekacademie Ook OCMW

Documentbeheer 2010 Rondgang stadsdiensten Presentatie diensthoofdenoverleg Selecteren “vergeten” archieven Registreren van vernietigingen Vernietigen via gespecialiseerde firma Opstellen selectielijst (MS Excel): 650 soorten dossiers 80 dossiers stedelijk onderwijs 14 dossiers stedelijke vzw’s Brandweer (48 dossiers), Stadsregio, Sociaal Huis (lopend) VVBAD classificatie

Selectielijst Vooraf: kalender bezoeken per dienst Vooraf: ontwerp van selectielijst doorsturen Basismateriaal: selectielijsten Rijksarchief, VVBAD, productengids Interviews diensthoofd, dossierbehandelaars Bezoek archiefruimtes Aandacht voor dossiers die bij alle diensten voorkomen digitale dossiers, databanken taken die “persoonsgebonden” zijn motivering bewaartermijn Goedkeuring door diensthoofd

2011: selectielijst communiceren en toepassen Voorstelling Managementteam (MT) Via intranet, doorzoekbaar, filterbaar op dienst Procedure overdracht Procedure vernietiging Kalender “trash days” (vanaf november 2011) Lopend: Goedkeuring door MT Vorming contactpersonen documentbeheer Linken met project “procesgericht werken”

Project “procesgericht werken” Adviseur Kwaliteitszorg en OO Methode en software: Sensus Projectteam: 5 medewerkers Beschrijven processen dmv interviews Vastleggen boomstructuur (3 niveaus), op basis van GEMMA (Gemeentelijk Model Architectuur) Link met productencatalogus Leuke presentatie op intranet Koppelen aan proceseigenaars, formulieren, applicaties

Via procesbeschrijving naar informatiebeheersplan? Sterktes: Principes GEMMA: beter afgestemd op digitaal werken Documentenstroom in kaart Niet dienstgebonden Procesverantwoordelijke (functie) Zwaktes: Boomstructuur Arbeidsintensief, wijzigingen bijhouden Veel informatie gevraagd

Boomstructuur als ordeningsplan 1. Stad Turnhout 1.3. Ondersteunende processen 1.3.3. Beheer en onderhoud van de werkomgeving 1.3.3.9. Organiseren van een uitgaande bruikleen van erfgoed Invoerdocumenten, uitvoerdocumenten 3. Publieke taken 3.15. Beheren van erfgoed van lokaal belang 3.15.04. Beheren van museumobjecten 3.15.04.** Organiseren van uitgaande bruiklenen - Archief documenten

Boomstructuur als ordeningsplan 1. Stad Turnhout 1.2. Beleidsuitvoerende processen 1.2.7. Subsidies, toelagen, premies 1.2.7.2. Toekennen van een onderwijscheque 3. Publieke Taken 3.13. Beschermen en bevorderen van het maatschappelijk welzijn 3.13.05. Medeorganisatie van een aanbod van goederen en diensten aan sociale tarieven en het behandelen van aanvragen van deze tarieven 3.13.05.02 Behandelen van aanvragen van gemeentelijke premies

Informatie per proces Klanten en doelgroepen Partners Doorlooptijd Frequentie per maand Risico’s Verbeterpunten Aard meting klanttevredenheid Klanttevredenheid (goed – matig – slecht) Regelgeving Middelen Opbergruimte in m2 Kostprijs Prioritair proces (ja/nee) Ordening, bewaartermijn, bestemming?

Koppeling selectielijst - procesbeschrijving Verschillende classificaties in selectielijst: VVBAD classificatie Processen beschreven in Sensus (link via URL Sensus) Link van procesbeschrijving > selectielijst Bestaande selectielijst verfijnen op basis van procesbeschrijvingen: Volledigheid Toelichting bij reeksen Gebruikte applicaties

Bijkomende mogelijkheden Proceseigenaars als contactpersonen documentbeheer Eenvormige bewaartermijnen op basis van soort dossier Invoer- en uitvoerdocumenten van processen > linken met reeks/soort dossier in selectielijst

Conclusie Basis van selectielijst: reeksen/soorten dossiers Verschillende zoek- en klasseermogelijkheden Actief optreden: “trash days”, vorming Selectielijst integreren in dagdagelijkse werkinstrumenten Herkenbaar, eenvoudig en overzichtelijk