Infovergadering 11-01-2013 Structuur

Wettelijke Verplichtingen vzw Voorzitter Werner Keersmaekers Ondervoorzitter Danny De Coster Secretaris Tom Straetman Penningmeester Wim De Coster Optioneel bestuurder (max 11) Rene Weckx Volgens de statuten: minstens 4 en maximum 15 bestuurders Functies Voorzitter Ondervoorzitter Secretaris Penningmeester Deze raad van bestuur stelt een dagelijks bestuur aan.

Wettelijke Verplichtingen KBVB Drie houders blauwe kaart Werner Keersmaekers Danny De Coster Tom Straetman Eén verplichte functie: Gerechtigd Correspondent Tom Straetman

Huidig dagelijks bestuur Werner Keersmaekers Voorzitter Financiën Sponsoring Danny De Coster Ondervoorzitter Kantine Evenementen Tom Straetman GC/Secretaris – Algemene administratie Evenemente Kledij Wim De Coster Samenwerking Jeugd Paastornooi Dirk Palstermans Sportief

Dagelijks bestuur Functies / Taken Voorzitter Secretaris (Administratie) Financiën Kantine Sport Jeugd Sponsoring Niet-sportieve activiteiten Sportmateriaal Infrastructuur

Ideale structuur dagelijks bestuur Voorzitter Ondervoorzitter Sportief Jeugd Sport Sportmateriaal & Kledij Ondervoorzitter Extra Sportief Administratie Kantine Extrasportieve activiteiten Sponsoring & PR Financiën Infrastructuur Mogelijkheid tot oprichten tijdelijke werkgroepen zoals voor Paastornooi, renovaties etc…

Verantwoordelijke Jeugd Werkgroep Jeugd Verantwoordelijke Jeugd Jeugdcoördinator Jeugdsecretaris Aanstellen jeugdtrainers Ondersteunen en opvolgen trainers Organiseren trainingen Opvolgen jeugdspelers isw met trainers Aanstellen en opvolgen afgevaardigden Aansluiting jeugdspelers Wedstrijdadministratie Speelkalenders Kleedkamerverdeling Wedstrijdbladen Interactie dagelijks bestuur Recrutering Interactie, opvolging en organisatie samenwerking

Werkgroep Sport Scouting Intern, eigen jeugd Extern Transfers Aanwerven technische staf Evaluatie trainerstaf en spelersgroep

Werkgroep Sportkledij & Matriaal Aanschaf kledij Zorgen dat kledij aanwezig is wanneer nodig Inventaris bijhouden Contact wasserij Aanschaf en beheer trainingsmateriaal Aanschaf en beheer wedstrijd en trainingsballen Beheer sleutels allerhande

Werkgroep Administratie Algemene Administratie KBVB Wedstrijdformulieren Ongevalformulieren Transfers Aansluitingen Afschrijvingen Trainerslijsten ... Ledenadminstratie Ledenlijsten Lidgelden Contactenbeheer Verslag vergadering Archief documenten Verzekeringen buiten KBVB Opmaken facturen Algemene Administratie Correspondentie

Werkgroep Kantine Contacteren vrijwilligers Opstellen werkschema’s Beheer beschikbaarheid kantine Bestellen bij leveranciers Prijszetting Stockopname Onderhoud kantine

Werkgroep Extrasportieve activiteiten Wat? Eetfestijnen Feesten Deelname aan braderijen, kerstmarkten... ... Vaststellen kalender ES activiteiten Algemene organisatie ES activiteiten Recruteren vrijwilligers Opstellen werkschema’s Communicatie (flyers, posters, facebook, mailings...) ism WG PR. Evaluatie activiteiten

Werkgroep Sponsoring & PR Bepalen prijzen sponsoring Bepalen aard aangeboden sponsoring Zoeken sponsors Contact sponsors Contact met Pers Contact met gemeente Contact met andere verenigingen (Chiro, VHVH, scholen...) Website & sociale medie (facebook, ...) Externe communicatie (kalenders, activiteiten)

Werkgroep Financiën Beheer van de inkomende en uitgaande financiën Opvolgen en betalen facturen leveranciers Verzamelen en storten inkomende gelden (tap, inkom, activiteiten) Opvolgen uitgaande facturen In samenspraak met andere werkgroepen opstellen begroting Controle begroting Boekhouding BTW & Belastingsaangifte Aangifte verdiensten spelers en trainers ism Sociaal Secretariaat Rapportering aan dagelijks bestuur Verdere administratie ivm financiën (neerleggen begroting bij gemeente,...)

Werkgroep Infrastructuur Onderhoud speelvelden Onderhoud kleedkamers Onderhoud domein Speelklaar maken van speelvelden Gras maaien Gras zaaien Veld belijnen Veld egaal maken Veld bemesten ... Herstelling infrastructuur Aankoop onderhoudsmaterialen

Algemene taken dagelijks bestuur Samenroepen vergadering Communicatie van genomen beslissingen Evaluatie en bijsturing van de algemene werking vd club en de werkgroepen. Beslissingen van zaken voorgesteld door werkgroepen of van zaken die boven de bevoegdheid van de werkgroepen gaat Afspraken maken van de autonome bevoegdheden van de werkgroepen.

Samenstelling Dagelijks Bestuur Voorzitter Penningmeester (werkgroep financiën) Gerechtigd correspondent (werkgroep administratie) Verantwoordelijken overige werkgroepen

Toekomst Verbroedering Hofstade Wat is er nodig om de club voort te zetten Mensen die verantwoordelijkheid willen nemen in het bestuur Mensen die zich op regelmatige basis willen inzetten voor de club Toekomstperspectief Is er nog een draagvlak: recrutering spelers, verderzetting A-ploeg met eigen spelers? Infrastructuur: door de financieel minder gunstige positie in de voorbije jaren is de infrastructuur verouderd. Hier zijn inspanningen nodig, zal hiervoor de nodige financiële ruimte zijn?

Toekomst Verbroedering Hofstade Wat is er nodig voor een fusie? Een degelijke fusiepartner. Medewerkers die mee in de fusie willen stappen Medewerkers die bepaalde taken uitvoeren op onze terreinen: Tappen Onderhoud infrastructuur Onderhoud velden

Toekomst Verbroedering Hofstade Wat is er nodig om de club te beëindigen? Overleg met de gemeente over infrastructuur/velden Vereffening vzw Schrappen club bij de KBVB