Tips en praktijk opstellen businesscase Heimen de Vries 16 april 2013

Waarom een businesscase? Wie heeft ervaring met het opstellen businesscase? Rechtvaardiging Onderbouwing Wijzigende omstandigheden verwerken Meten Terugverdientijd (ROI) 16 april 2013

Voorbeeld extranet: digitale vereniging 3.0 Wanneer zegt u ‘ja’ tegen een investering? Is er een rechtvaardiging? Kwalitatieve en financiële onderbouwing vastgelegd? Heeft u ook grip op de investering bij wijzigende omstandigheden? Kunt uw tussentijds meten of u op koers ligt? Weet u of u er beter van wordt en op welke termijn (ROI)? 16 april 2013

Case onderbouwing kosten Uit welke elementen bestaat de onderbouwing? Uitgangspunten: 10000 leden Mutatiegraad: 10% (nieuwe leden, opzeggingen, NAW, mail, mobiel): gem. 5 min 1500 deelnemers aan bijeenkomsten: gem. 20 minuten Uitingen: 5 per jaar per post: inpakken: gem. 30 sec en portokosten Huidige kosten en kwaliteit Mutaties: 1000 * 5 min = 150 uur * €50 € 5.000 Registratie, uitnodigen etc. deelnemers: 1500 * 20 min * €50 25.000 Postverzending: 50000 * 30 sec * €50 + porto (50% e-mail) 30.000 (60k) Besparingen zoekwerk documenten, aanschaf briefpapier etc. PM Kwalitatief: minder gedoe, werkplezier, loyaliteit etc. Totale kosten € 60.000 16 april 2013

Onderbouwing investering Uit welke elementen bestaat de investering? Uitgangspunten extranet: Leden voeren mutaties zelf uit (o.a. via verhuisbericht) Melden zich online aan voor bijeenkomsten Uitingen per e-mail of berichten op extranet Documenten geautoriseerd (facturen, agenda, bestuursstukken, dossiers etc.) Investering Licentiekosten extranet (afhankelijk van functionaliteit) € 25.000 Inrichting en opleiding (eenmalig out of pocket) 10.000 Opleiding backoffice en beheer 5.000 Beheer (zelf of uitbesteden) PM Totaal € 40.000 16 april 2013

ROI en terugverdientijd Wat wordt uw organisatie er beter van? Uitgangspunten extranet: Leden muteren (o.a. via verhuisbericht) Melden zich online aan voor bijeenkomsten Uitingen per e-mail of berichten op extranet Documenten geautoriseerd (facturen, agenda, bestuursstukken, dossiers etc.) Totale huidige kosten zonder extranet €60.000 Totale investering met extranet €40.000 waarvan €15.000 eenmalig) Jaarlijkse investering: 25k Na het 1e jaar van invoering bespaart u 40k tegen een betere kwaliteit van uw ledendata. 16 april 2013

Tips voor het opstellen 1 Het echte probleem in samenhang oplossen Hoe ziet het op te lossen probleem er uit? Voorkom symptoombestrijding Hoe scherper beschreven, hoe groter het succes 16 april 2013

Tips voor het opstellen 2 Meten is weten en intrinsieke motivatie Wat is de aard en de omvang van het probleem? Maak het SMART Gebruik relevante en betrouwbare data Intrinsieke motivatie Voor wie wordt het probleem opgelost? Oplossen door i.p.v. voor stakeholders 16 april 2013

Tips voor het opstellen 3 Risico’s en organisatie Risico’s Wees reëel over de kansen en risico’s Let op gevolgen veranderende omstandigheden (go/no go) Organisatie Voorkom ‘polderen’ Wie om welke reden in stuurgroep? Liggen zij er wakker van? 16 april 2013

Aan de slag!? Vragen? Wilt u vrijblijvend meer weten over het voordeel van een businesscase voor uw organisatie? Neem gerust contact op. Deze presentatie staat op www.projectdokters.nl 16 april 2013