Erasmus+ Primary Checks KA1 hoger onderwijs 14 februari 2019

Programma Systems’ check Inhoudelijk (naleving ECHE principes) Financieel Dossiercontrole (Desk check) Ervaring Hester Bergsma – Universiteit Leiden Lunch: 12.30 – 13.30

Wat is een systems’ check? Inzicht in kwaliteit van procedures en processen met betrekking tot de uitvoer Uitgevoerd conform de geldende voorschriften en de ECHE principes Controle of de mobiliteit heeft plaatsgevonden en of de verstrekte subsidie overeenkomstig de eindrapportage is gebruikt Bewaartermijn: 5 jaar na datum van afrekening (>=60.000) 3 jaar na datum van afrekening (<60.000)

Wie neemt deel vanuit de instelling? Hoofd International Office Erasmus+ coordinator Faculteits-/opleidingsverantwoordelijke(n) die zich bezig houdt met selectie, studiepunten etc. Financiële controller verantwoordelijk voor het financiële (afhandelings-) proces van Erasmus+ mobiliteit

Praktische informatie Aankondiging in juni 2019 Een self assessment formulier ECHE Bezoek in september/oktober 2019 Duur is ca. hele dag en vindt plaats bij de instelling Week voor bezoek de lijst met de geselecteerde dossiers Checklist ECHE (informatie over ECHE op de website)

Richtlijnen: Inhoudelijk Naleving van de ECHE principes – erkenning, verdeling, selectie, voorlichting en informatievoorziening, ondersteuning en begeleiding Pressure points: course catalogue, erkenning, grading Procedurebeschrijving uitvoer Erasmus+ programma Inter-institutional Agreements (IIA) Uitputting budget Visibility (ECHE, EPS prominent op website met logo EC)

Bevindingen: Inhoudelijk Algemeen: Verplichtingen conform de ECHE worden nageleefd. Organisatie en uitvoer is op hoofdlijnen goed geregeld. Studenten en staf erg tevreden over uitwisseling. Naleving ECHE: - Website: informatie over Erasmus+ sumier, niet of moeilijk te vinden, logo van de EC mist - Officiële mandatering voor ondertekenen IIA ontbreekt - Course catalogue niet up-to-date - Budget niet uitgeput - Academic mentoring

Richtlijnen: financieel Accountantsverklaring voor het jaar 2018 De financiële procedures voor Erasmus+ De financiële processen voor Erasmus+ Traceerbaarheid Erasmus+ gelden in de boekhouding Aansluiting einddeclaratie met de project- en financiële administratie

Bevindingen: Financieel Algemeen: Rondom het toekennen en betaling van beurzen zijn er voldoende beheersmaatregelen, functiescheidingen en autorisatieslagen om fouten en eventuele risico’s te verminderen. Aansluiting: Boekhouding sluit niet aan op eindtotaal MT (negatief). Processen: Uitval sleutelpersonen, waardoor kennis ontbreekt.

Richtlijnen: Studentendossiercontrole Learning Agreement – Before the Mobility Grant Agreement Learning Agreement – During the Mobility (indien van toepassing) Transcript of Records/ Traineeship Certificate – After the Mobility Bewijs van betaling van beurs Betaalbatch inc bankafschrift (SMS/SMP) Tijdigheid en juistheid betaling aan studenten

Richtlijnen: Stafdossiercontrole Mobility Agreement for Teaching/ for Training Grant Agreement for Teaching and Training Certificate of Attendance

Bevindingen: Dossiers - Grant Agreement/ LA te laat ondertekend - Datum ondertekening mist - Eerste betaling aan student te laat - Beursbedrag mist in de Grant Agreement - Doorhalingen in Grant Agreement niet toegestaan - Rekeningnummer van student mist - Certificate of Attendance mist - Stafdossiers niet aanwezig

Bevindingen: KA107 - Grant Agreement incoming mobility ondertekend door partner instelling - Mobility period veel later dan afgesproken in de Grant Agreement - Bewijs van betaling niet aanwezig

Sancties: voorbeelden Toekenningsregels/beursvoorwaarden: ophoging beursbedrag na terugkomst van student -> terugvordering Financiële aansluiting niet op orde -> terugvordering Dossierafwijkingen -> afhankelijk van aard, mogelijk terugvordering Sanctiemogelijkheden: waarschuwing/ verbeterplan/ verscherpt toezicht (monitoring)/ aanvullende audit (bijv. desk check), etc.

Ervaring systems’ check Call 2016 Hester Bergsma – Universiteit Leiden

CONTACT www.Erasmusplus.nl KA103 Yammer: ErasmusplusKA103-coordinatoren E-mail:KA103@Erasmusplus.nl KA107 E-mail: mvangrunsven@erasmusplus.nl cvanes@erasmusplus.nl