308 Voorraadadministratie

Les 2

Omzetsnelheid: De omzetsnelheid van een product is van belang voor de winst die het product oplevert per jaar. Hoe hoger de omzetsnelheid, hoe meer stuks er verkocht worden. Dus: hoe meer een winkelier in een jaar aan een product verdient. Omgekeerd geldt dat producten met een lagere omzetsnelheid, juist een hogere marge moeten opleveren.

De omzetsnelheid van een artikel is het aantal malen dat de gemiddelde voorraad van een artikel per jaar wordt verkocht. De omzetsnelheid kan op verschillende manieren worden berekend, namelijk:

1.3 Bestel- & voorraadkosten

Bestelkosten zijn kosten die verbonden zijn aan het bestellen van een artikel. Dit kunnen zijn administratieve- en loonkosten.

Voorraadkosten zijn kosten die verbonden zijn aan het houden van voorraden. Er zijn drie soorten voorraadkosten.

Ruimtekosten zijn kosten die samenhangen met het magazijn Ruimtekosten zijn kosten die samenhangen met het magazijn. Voorbeelden zijn:

Huurkosten van intern- of extern magazijn

Onderhoudskosten

Afschrijvingskosten van bijv Afschrijvingskosten van bijv. stellingen, transportmiddelen (intern- extern) huisvesting, koelingen e.a.

Energiekosten, verwarming, licht e.a.

Personeelskosten voor het magazijnpersoneel

Verzekeringen voor goederen en magazijn (opstal)

Ruimtekosten is belangrijke kostenpost voor de organisatie Ruimtekosten is belangrijke kostenpost voor de organisatie. Hoe groter het magazijn hoe hoger dus de kosten zullen uitvallen voor de ruimte. Hierdoor kan een organisatie er bijv. voor kiezen om niet alleen op een geografische goed gekozen punt zich te vestigen maar ook door bijv te letten op de m2 prijs v/d grond.

Rentekosten: goederen die ingekocht zijn moeten ook betaald worden Rentekosten: goederen die ingekocht zijn moeten ook betaald worden. Dit is dus een investering van de organisatie. In sommige gevallen kan de organisatie hiervoor een lening afsluiten, hiervoor moet rente betaald worden. Anderzijds indien de organisatie koopt met eigen middelen zal de organisatie over dat bedrag geen rente meer ontvangen, dus ook kosten. Het bedrijf had verwacht over dat bedrag rente te ontvangen.

De voorraad legt dus een grote financiële druk op de organisatie De voorraad legt dus een grote financiële druk op de organisatie. Bij foutief voorraadbeheer kan dit dus een organisatie in gevaar brengen.

Risicokosten: het aanhouden van voorraden levert risico’s met zich mee Risicokosten: het aanhouden van voorraden levert risico’s met zich mee. Goederen kunnen bijv uit de mode raken, een bedrijf heeft daardoor geen afzet meer van deze goederen. Ze zullen dan afgeschreven moeten worden.

Risicokosten zijn kosten die de onderneming loopt omdat goederen minder waard kunnen worden door b.v. verlies, diefstal bederf of gewoon door ouderdom v/d goederen (afprijzen).

Wanneer goederen lang in het magazijn liggen kan de kwaliteit achteruitgaan. Artikelen worden dan minder waard.

Als de verkoopprijs van een artikel daalt zal de winst minder worden.

Goederen kunnen b.v. uit de mode raken

Relatie tussen bestel- & voorraadkosten

Je kan als bedrijf altijd een grote voorraad aanhouden, echter zijn de voorraad kosten dan hoog. Voordeel is dan dat je geen nee verkoopt aan jouw klant. Andersom kan dit ook werken een te kleine voorraad resulteert in nee verkoopt. Klanten kunnen besluiten hun goederen elders te bestellen. Verder is nee-verkopen slecht voor de naam van het bedrijf. Indien nieuwe klanten weet krijgen van de vele nee-verkoop zullen de onderhandelingen over leveringen moeizaam kunnen verkopen.

Het is dus belangrijk een juiste hoeveelheid op voorraad te hebben.

Niet te hoge kosten voor voorraad houden en zo weinig mogelijk risico op nee verkoop.

Groothandels kunnen hiervoor maatregelen treffen om out of stock te raken:

De leverdatum van een leverancier naar voren schuiven

Nabestellingen plaatsen

Het bestelde product zelf ophalen (dus niet afhankelijk van derden)

Afnemer een alternatief bieden voor de prijs van het alternatieve product. (korting door b.v. een paar dagen later te leveren).

Aanhouden vaan voorraad kost dus veel geld (ruimt, rente en risicokosten). Het is dus belangrijk de voorraad zo klein mogelijk te houden. Hoe kleiner (lees juiste) voorraad hoe kleiner b.v. het magazijn moet zijn (m2 prijs).Je zou dus eigenlijk willen zeggen dat je veel kleine hoeveelheden moet bestellen. Dit klopt ten dele, veel bestellingen is veel bestelkosten.

Je moet er als bedrijf dus voor zorgen dat je een harmonie vindt in de voorraad- & bestelkosten.

Een voorbeeld van de verhouding grootte van de bestelling ten opzicht van de kosten.

Kosten

Hoog

Laag

Klein Groot

Omvang van de bestelling

Dus een grote bestelling relatief lage bestelkosten, terwijl een kleine bestelling relatief hoge bestelkosten met zich meebrengt.

Bestelling Bestelkosten Voorraadkosten

Groot Laag Hoog

Klein Hoog laag

Bij het vaststellen van de voorraadgrootte per artikel zijn de volgende punten van belang:

De voorraad moet groot genoeg zijn om nee-verkoop te voorkomen

De voorraadkosten moeten zo laag mogelijk gehouden worden

Kosten

Hoog

Laag

Klein Groot

Omvang van de voorraad

De afweging tussen de voorraad- en bestelkosten speelt dus mee

Bij het bepalen van de bestelgrootte.

1.4 Servicegraad

Een groothandel wil zijn klanten zo min mogelijk nee verkopen Een groothandel wil zijn klanten zo min mogelijk nee verkopen. De mate waarin hij de afnemers kan bedienen, noem je de servicegraad. Dit is de mate waarin de juiste artikelen, in de juiste hoeveelheden, op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig zijn. Met een servicegraad van 100% stel je de klanten nooit teleur. Dit is in de meeste gevallen niet realistisch. Met een servicegraad van 95% mag je best tevreden zijn.

Een hoge servicegraad brengt met zich mee dat er grote voorraden moeten worden aangehouden, dus grote voorraadkasten.

Voorraadkosten laag, servicegraad hoog brengt dan dus ook een conflict.

Hij zal de voorraad tot een minimum moeten beperken maar zoken naar de optimale servicegraad.

Is de servicegraad 95% dan houdt dit in dat van alle orders die geplaatst zijn er 95% aanwezig is en dus direct kan worden geleverd.

Service graad van 100% betekent dus dat alle orders in zijn geheel uitgeleverd kunnen worden (geen backorders)

In de praktijk is het vrijwel onmogelijk om dit te realiseren In de praktijk is het vrijwel onmogelijk om dit te realiseren. 100% vergt n.l. een grote voorraad. En er is voorheen benoemd dat het houden van grote voorraden veel kosten met zich meebrengt.

Grootte v/d voorraad

Servicegraad 100%

De kromming stelt de percentage voor v/d servicegraad.

Je ziet dat hij bij een lage voorraad laag is en een hoge voorraad hoog.

De groothandel zal a. d. h. v De groothandel zal a.d.h.v. de servicegraad bepalen hoe groot de voorrad moet zijn.

Opdracht 9 (blz. 16)

Het bedrijf heeft een winstmarge van 20% is op de verkochte goederen.

Als de servicegraad worde uitgebreid van 90% wordt uitgebreid naar 92%, neemt de omzet toe met €50.000. dit levert extra winst op van 20% van €50.000 = €10.000. De voorraadkosten nemen toe met €7.000. Het positieve verschil is dan €10.000 - €7.000 = €3.000

92% naar 95%

Omzet neemt toe met €50.000. Voorraadkosten neemt toe met €6.000

20% van €50. 000 = €10. 000. positieve verschil is dan €10. 000 - €6

95% naar 98%

Omzet neemt toe met €25.000. Voorraadkosten neemt toe met €9.000

20% van €25.000 = €5.000. Verschil is dan €5.000 - €9.000 = -€4.000

Dit is een negatief resultaat.

Blijkt dus dat je niet je servicegraad kan blijven verhogen Blijkt dus dat je niet je servicegraad kan blijven verhogen. Het zou voor de organisatie niet rendabel zijn om de servicegraad naar 98% te verhogen.

Automatisering

Er zijn talrijke soorten geautomatiseerde voorraadadministraties beschikbaar voor groothandelsbedrijven. Deze bieden verschillende mogelijkheden, te veel om hier allemaal op te noemen. Wel belangrijk is het om te weten dat de mate van automatisering kan verschillen.

Met behulp van de computer kan je direct gegevens krijgen over de hoogte van de voorraden, bestelling en leveringen die er lopend zijn.

Daarnaast kan je met behulp v/d computer voorspellingen doen voor de toekomst op basis van voorgaande periode/jaren.

Bij een volledig geautomatiseerd systeem zal de computer zelf bestellen wanneer de minimale voorraad is bereikt. Het kan zelf zo zijn dat deze bestelling zonder tussenkomst van derden (administratie) wordt geplaatst.

Hij houdt dan rekening met minimale-, maximalevooraad, verwachte verkopen/leveringen en levertijden.