Informatiebijeenkomst nieuwe zorgaanbieders 2019 Zorgkantoren Coöperatie VGZ 24-10-2018

Inhoud Welkom en Voorstellen: Reinhilde van den Brand & Dan van Puijenbroek Zinnige Zorg: Jenneke Ouwersloot Klantadvies en iWlz: Andrea Rösken Administratie: Patricia Linders Financiële afhandeling: Leon van den Berg Team Controles: Sandra Zweekhorst Vragen en Afsluiting Dan van Puijenbroek Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Introductie VGZ Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Introductie zorgkantoor VGZ voert de zorgkantoorfunctie uit in 7 regio’s Noord-Holland-Noord Midden-Holland Waardenland Midden-Brabant Noord-Oost Brabant Nijmegen Noord- en Midden-Limburg Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Wat doen de zorgkantoren? Inkopen van Zorg In Natura intra- en extramuraal Langdurige ouderenzorg Gehandicaptenzorg Chronisch psychiatrische zorg Toewijzen aan gekozen zorginstelling Regelen van PGB Adviseur voor cliënten en zorginstellingen Administreren en verantwoorden …. dit alles in samenhang tussen gezondheid, welzijn, wonen, werk met gemeente en zorgverzekeraar Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Langdurige Zorg Zorginkoop & Klantadvies, GZ/GGZ Beleid & Organisatie Operations Zorginkoop & Klantadvies, V&V Zorginkoop & Klantadvies, GZ/GGZ Communicatie Declareren & Controles Zorginkoop V&V Zorginkoop GZ/GGZ Planning & Control PGB Klantadvies V&V Klantadvies GZ/GGZ Beleid PGB specials Fraude beheersing Support & Data analyse cFem rapportage PGB huisbezoeken

Inkoopteam Twee sectoren in combinatie met Klantadvies V&V GZ/GGZ Elke zorgaanbieder heeft zijn eigen inkoper en/ of assistent inkoper Bereikbaar via: inkoopwlz@vgz.nl of contactgegevens (assistent)inkoper Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Inkoopteam: wat doen we? Voldoende kwalitatieve en betaalbare zorg inkopen Advies voor zorginstellingen en Cliëntenraden Budgetbewaking Wlz Schakel naar rest organisatie indien nodig Gesprekspartner voor RvB, Directie en Cliëntenraden Gesprekspartner voor beleid, NZa, IGJ, VWS, ZN, enz. Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Agenda Inkoopteam Medio september/oktober: inkoopgesprek Medio april/mei/juni: voorjaarsoverleg samen met cliëntenraad Strategisch overleg Zorginhoudelijk overleg Locatiebezoeken Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Waar staan we nu? Op 1 augustus 2018 aan alle voorwaarden voldaan (incl. gesprek)? U heeft een aanbieding ontvangen voor P (xQ) Invullen in Nza portaal U ontvangt een overeenkomst in VECOZO Voor 1 augustus 2019 alsnog aan alle voorwaarden voldaan (incl. gesprek)? U ontvangt een aanbieding voor P (XQ) U maakt bij Nza melding dat u nieuwe aanbieder bent U vult budget in bij herschikking, medio oktober 2019 U ontvangt een overeenkomst in VEZOCO Na 1 november alsnog aan alle voorwaarden voldaan? U hoort binnen 3 maanden of u op moment van inschrijving voldeed en een uitnodiging voor een gesprek ontvangt Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Zinnige Zorg in de Langdurige Zorg Jenneke Ouwersloot Innovatiemanager Langdurige Zorg

Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

In de Langdurige Zorg zien we naast toenemende zorgkosten ook andere ontwikkelingen op ons af komen Vergrijzing Arbeidsmarktproblematiek Bron: Zorgvisie Bron: VTV 2018 Bron: Ministerie van VWS Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Zorgkantoor VGZ ziet Zinnige Zorg als middel naar een houdbaar stelsel waarin kwalitatief goede zorg bereikbaar blijft Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Zinnige Zorg wordt tastbaar d. m. v Zinnige Zorg wordt tastbaar d.m.v. het ophalen en opschalen van Good Practices, goede voorbeelden die voldoen aan 5 punten Good practice (GP) Ophalen Opschalen Betere kwaliteit bij dalende kosten Meetbaar bewezen in de (eigen) praktijk Een vernieuwende interventie, oftewel de GP is nog geen common practice die overal al wordt toegepast Opschaalbaar De vernieuwing kent een ambassadeur vanuit het zorgveld GP

Dat kunnen voorbeelden zijn waarbij de zorg anders georganiseerd wordt, maar het kunnen ook bijv. technologische innovaties zijn Verkorte opname door intensieve begeleiding LVB Centralisatie nachtzorg in de GGZ door domotica Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Heeft uw instelling een mooi voorbeeld van Zinnige Zorg Heeft uw instelling een mooi voorbeeld van Zinnige Zorg? We horen het graag! Zo werken we samen aan een houdbaar stelsel waar kwalitatief goede zorg bereikbaar blijft Meer voorbeelden van Zinnige Zorg: www.vgz-zorgkantoren.nl/zorgaanbieders/zinnige-zorg Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Klantadvies Andrea Rösken Klantadviseur WLZ

Inhoud Klant met zorgvraag iWlz en VSP Taken afdeling Klantadvies Relatie met zorginkoop Website en contact Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Klant met zorgvraag CAK Wlz Ciz ZKT Zorgaanbieder Zvw Cliënt Wmo Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Informatiesysteem WLZ: iWlz Doel: Uitwisseling van berichten binnen de keten Per februari 2019 over naar AZR-NL – info volgt Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

VECOZO SCHAKEL PUNT (VSP) Mutaties (maz, mez, mut) aanleveren via uw eigen systeem Vecozo notities aanleveren via uw eigen systeem of handmatig via VSP Handmatige aanpassing in iWlz is niet mogelijk Technische vragen bij Helpdesk iWlz ZKT.iWlz@vgz.nl, tel. 040-2975290 Vecozo is bereikbaar op 013-4625641 (zie website) Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Wat doet de afdeling Klantadvies o.a. Advies en informatie verstrekken Indicaties zonder voorkeur toewijzen Advisering, beoordeling en toewijzen van zorg (overbruggingszorg, MPT, VPT) Beoordelen en afhandelen meerzorg, EKT aanvragen Monitoring en bemiddeling bij wachtlijsten Cliënt ondersteuning Monitoring tijdigheid van en bemiddeling bij crisisopname Inhoudelijke beoordeling PGB vragen Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Relatie met zorginkoop Informatie aanleveren voor bijdrage aan inkoopbeleid Afstemmen van nieuwe initiatieven van zorg (vaak regiogebonden) Gezamenlijk de praktische uitvoering afstemmen bij wijzigende beleidsregels Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Website en Contact http://www.vgz-zorgkantoren.nl/default.aspx Vragen, info/advies? Bel of mail: 088-1311660 of klantadvieslz@vgz.nl Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Klantadvies Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Administratie Patricia Linders Proces coördinator Backoffice

Het proces op hoofdlijnen Contractgegevens Declareren AW319 / AW320 Monitor Niet Declarabele Prestaties (MNDP) Machtigingen Meerzorg Subsidieregeling Behandeling Achterafcontroles Betalen / bevoorschotten Verstrekkingen Boven Budgettair Contactgegevens Website Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Contractgegevens Voorwaarden en aandachtspunten voordat u Wlz zorg kunt leveren U dient in het bezit te zijn van een geldige WTZi toelating Uw inschrijving in het KvK register moet actueel zijn U dient een AGB-code aan te vragen bij Vektis WTZi toelating en KvK inschrijving is leidend De AGB-code moet zijn toegekend voor het Zorgkantoor waarmee een contract wordt afgesloten AGB-code met en zonder behandeling U dient een overeenkomst met VECOZO af te sluiten en te beschikken over de juiste certificaten Voor contracteren Voor deelname aan het berichtenverkeer (VSP Voor deelname aan het declaratieverkeer (EDP) Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Declareren AW319 / AW320 (1) 1. Declareren geleverde zorg 2. Routeren declaratie 3. Verwerken declaratie 4. Aanmaken retourbericht 5. Routeren retourbericht 6.Verwerken retourbericht 7. Initiëren correcties 8. Achteraf controles Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Declareren AW319 / AW320 (2) Declareren van zorg geleverd aan Wlz klanten middels landelijke declaratiestandaarden AW319 declaratie geleverde Wlz zorg AW320 retourinformatie Technische aandachtspunten AW319/AW320 VECOZO Certificaat EDP Eigen software of AW-Entry van Promeetec Vektis invulinstructie Vektis controleset 2019 Vektis koppeltabel 2019 + controle matrices 2019 Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Declareren AW319 / AW320 (3) VECOZO voert technische controles uit op AW319 bericht Indien technisch niet akkoord dan ontvangt u de retourinformatie rechtstreeks van VECOZO. Het bericht wordt niet doorgestuurd naar het Zorgkantoor Indien technisch akkoord dan stuurt VECOZO het AW319 bericht door naar het Zorgkantoor Het Zorgkantoor controleert inhoudelijk op basis van de landelijke controleset Is de klant bekend in iWlz? Is er een geldige Zorgtoewijzing (ZTW) en Melding Aanvang Zorg (MAZ) aanwezig? Is er een afspraak voor de geleverde prestatie? Is het tarief juist? Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Declareren AW319 / AW320 (4) Aandachtspunten declareren Tijdige aanlevering van uw volledige productie in de maand volgend op de maand waarin de zorg is geleverd – uiterlijk 17e werkdag U ontvangt het retourbericht AW320 met daarin de afgekeurde declaratieregels en het totaalbedrag van de goedgekeurde declaratieregels De goedgekeurde declaratieregels worden de daarop volgende maand betaalbaar gesteld en uitbetaald door het CAK Aanleveren meerdere AW319 berichten per maand mogelijk om volledige productie goedgekeurd én betaald te krijgen Opnieuw indienen AW319 is alleen mogelijk nadat u een AW320 bericht van uw vorige aanlevering hebt ontvangen De werkwijze m.b.t. declareren op klantniveau is vastgelegd in het declaratieprotocol 2019 Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Subsidieregeling behandeling Vanaf 1-1-2015 voert het Zorgkantoor de Subsidieregeling Behandeling uit. Alle prestaties die binnen de Subsidieregeling Behandeling gedefinieerd zijn op cliëntniveau zijn declarabel middels het AW319 S prestaties zijn hiervoor opgenomen in de koppeltabel 2019 Gescheiden betaalstromen Wlz en Subsidieregeling Behandeling De betaalopdracht voor de Subsidieregeling Behandeling is gebaseerd op de reguliere betaalstroom BZ/10, SB/10 Subsidieregeling Behandeling Betaling door CAK (afwijkend betaalschema) Levert u Wlz zorg én zorg die valt onder de Subsidieregeling Behandeling dan hebt u de mogelijkheid om de geleverde zorg per regeling of in één AW319 bericht aan te leveren Geen recht op boven budgettaire verstrekkingen zoals hulpmiddelen en tandheelkunde Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Monitor Niet Declarabele Prestaties De Monitor Niet Declarabele Prestaties (MNDP) wordt door uw assistent zorginkoper aangeleverd middels een standaard template en bevat enkel onderstaande prestatie indien deze ook met u zijn afgesproken Lege crisisbedden Incidentele uitzonderingen Aandachtspunten en tips MNDP Tijdige aanlevering van de MNDP via mail naar ZKT.Monitor@vgz.nl U ontvangt altijd een terugkoppeling van uw aanlevering via mail retour U dient iedere maand het originele format te hanteren, dus niet de terugkoppeling vanuit het Zorgkantoor Goedgekeurde productie uit de MNDP wordt meegenomen in de berekening van het maandelijks voorschot Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Machtigingen Meerzorg Er kan boven op de toegewezen ZZP voor een klant Meerzorg geleverd worden Hiervoor is een machtiging noodzakelijk Deze wordt toegekend door de afdeling Klantadvies van het Zorgkantoor Declareren geleverde Meerzorg conform machtiging Prestatiecode ZMZTL Juiste periode Juiste tarief Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Achteraf controles In het Wlz declaratieprotocol 2019 is opgenomen dat het Zorgkantoor de mogelijkheid heeft om achteraf controles uit te voeren op de juistheid en volledigheid van de door u gedeclareerde productie Deze controles zijn niet alleen bedoeld om u als zorgaanbieder te controleren, maar met name om u te ondersteunen zodat: Er volgens de landelijke beleidsregels juist gedeclareerd wordt U indien nodig uw systemen aan kunt passen U uiteindelijk uw volledige geleverde productie betaald krijgt. Voorbeeld van achterafcontrole Juistheid op zorgtoewijzing: Is er voor iedere goedgekeurde declaratie nog een passende zorgtoewijzing en MAZ aanwezig Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Betalen/bevoorschotten Proces en tijdslijn De maandelijkse betaling/voorschot wordt per de 1e van de maand volgend op de declaratiemaand berekend aan de hand van AW319 MNDP Tariefcorrecties Tot max van het afgesproken budget (AK:12) BZ/10 naar Zorgaanbieder en CAK Betaling door CAK rond 15e In het bevoorschottingsprotocol 2019 kunt u nalezen hoe het Zorgkantoor in 2019 het voorschot bepaalt. Deze is binnenkort terug te vinden op de VGZ Zorgkantoren website. Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Verstrekkingen Boven Budgettair (1) Er kan sprake zijn van vergoeding van Verstrekkingen Boven Budgettair indien er verblijf én behandeling wordt geleverd en gedeclareerd in een daarvoor erkende instelling onder bepaalde voorwaarden Verstrekkingen Boven Budgettair Individueel aangepaste rolstoelen Hulpmiddelen Mondzorg Samenloop ZVW-WLZ Indien er verblijf én behandeling wordt geleverd en gedeclareerd t.l.v. Wlz dan worden declaraties huisarts, apotheek, mondzorg en eerstelijns diagnostiek afgewezen door de ZVW. Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Verstrekkingen Boven Budgettair (2) Aandachtspunten hulpmiddelen en rolstoelen Voor hulpmiddelen moet er een relatie bestaan tussen het hulpmiddel en de opname-indicatie Voor de inzet van een rolstoel moet er eerst navraag worden gedaan bij het centraal depot of daar een geschikte rolstoel aanwezig is Aanvraag voor hulpmiddelen en rolstoelen lopen via ZorgInfo. Hiervoor is een VECOZO certificaat nodig Verstrekkingen hulpmiddelen en rolstoelen mogen alleen geleverd worden door een leverancier die een overeenkomst heeft met het Zorgkantoor. Dit kunt u nakijken op de VGZ Zorgkantoren website Hier vindt u ook het rolstoel protocol en het hulpmiddelen protocol. Hiervoor kunt u de inlogcode opvragen bij de Helpdesk Verstrekkingen Boven Budgettair Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Verstrekkingen boven budgettair (3) Aandachtspunten Mondzorg MZ301 bericht - declaratiebericht Mondzorg MZ302 bericht - retourinformatie VECOZO Certificaat EDP Vektis invulinstructie Vektis controleset 2019 + Vektis hulptabellen 2019 Landelijke algemene voorwaarden Machtiging via machtigingenportaal VECOZO VECOZO voert technische controles uit op het MZ301/MZ302 bericht Het Zorgkantoor controleert inhoudelijk Betaling door CAK Voor declareren van Mondzorg dient altijd vooraf contact te worden opgenomen met de helpdesk Declareren. Uw gegevens moeten geregistreerd worden om declaraties te kunnen verwerken en betaalbaar te stellen. Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Contactgegevens Zorgkantoor Helpdesk Declareren - telnr. 040-2975729 Voor al uw vragen omtrent declareren ZIN - AW319/AW320 ZKT.Declareren@vgz.nl Voor al uw vragen omtrent mondzorg - MZ301/MZ302 ZKT.Declareren@vgz.nl Voor het aanleveren van uw MNDP ZKT.Monitor@vgz.nl Voor al uw vragen omtrent uw AGB codes ZKT.AGB@vgz.nl Helpdesk Verstrekkingen Boven Budgettair – telnr. 040-2975599 Voor al uw vragen omtrent hulpmiddelen en rolstoelen ZKT.hulpmiddelen@vgz.nl Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Contactgegevens algemeen De landelijke documentatie over AW319 en MZ301 kunt u terugvinden op de website van Vektis http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=AW319&is_versie=1.4m Voor declaraties met prestaties in 2019 geldt de koppeltabel 2019, de controle matrices 2019, de landelijke controleset 2019 en de hulptabellen 2019. Deze kunt u terugvinden op de website van Vektis https://tog.vektis.nl/WebInfo.aspx?ID=AWBZ AGB-code aanvragen bij Vektis https://www.agbcode.nl/ Overeenkomst VECOZO https://www.vecozo.nl/kennisbank/certificaat_aanvraag Promeetec: gratis AW-entry programma http://www.promeetec.nl/ CAK: www.hetcak.nl Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Website Wij adviseren u om onze website regelmatig te raadplegen: https://www.vgz-zorgkantoren.nl/zorgaanbieders Hier vindt u onder andere Relevante documentatie met betrekking tot declareren Nieuwsbrieven Veel gestelde vragen Actuele informatie Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Administratie Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

5. Financiën Leon van den Berg 24 oktober 2018

Financieel/administratieve jaarcyclus De Contracteerruimte algemeen Het budgetformulier 2019 naar NZa Ontvangst beschikking NZa Declaratie Clickmomenten Herschikkingsformulier 2019 naar Nza Nacalculatieformulier 2019 Jaardocument 2018 (o.a. Jaarrekening met Acc.verklaring) Kwaliteitsmiddelen V&V Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Contracteerruimte algemeen Totale beschikbare ruimte 2019 voor ZIN: € 22,19 miljard (inclusief 2,336 miljard PGB) VGZ zorgkantoren hebben hierin een aandeel van € 3,945 miljard (exclusief 497 miljoen PGB) Totaal verwachten de VGZ zorgkantoren 280 budgetformulieren voor 2019 in te dienen Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Budgetformulier In het Budgetformulier (op de NZa Portal) wordt de financiële afspraak vastgelegd Uiterste inleveringsdatum bij NZa: 15-11-2018 (behoudens tussentijdse contractering). NZa verwerkt dit budgetformulier in de beschikking (de beschikking is het officiële document van goedkeuring van de inkoopafspraak) Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Beschikking van NZa Overzicht van de aanvaardbare kosten (AVK), (= MPT, VPT, evt ZZP) Bij wijzigingen wordt nieuwe beschikking verzonden door NZa Algemeen nummer voor vragen NZa (9:00 – 17:00) 088-7708770 Email: info@nza.nl Voor beleidsregels en overige relevante info: www.nza.nl Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Declaratie Declaratie vindt plaats via de AW319 Indienen binnen 1 maand na afloop van de betreffende maand (voorbeeld 1 maart 2019 moeten de declaratiecijfers van januari 2019 binnen zijn) O.b.v. deze ingediende declaratie wordt het te betalen bedrag vastgesteld. Ivm eigen bijdrage: registratie aanleveren bij CAK (4 weken na afloop betreffende maand) Voor nieuwe aanbieders geldt dat de eerste uitbetalingen van declaraties pas half maart uitbetaald worden Uitbetaling gebeurt o.b.v goedgekeurde declaraties en de jaarafspraak Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Clickmomenten Jaarafspraak wordt maandelijks aangepast o.b.v. goedgekeurde declaraties Onderproductie wordt weggehaald Overproductie wordt obv beschikbaarheid contracteerruimte toegekend Tot aan de herschikking Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Herschikking Aangepaste afspraken met Zorginkoper/Assistent Zorginkoper Indienen herschikkingsformulier 2018 vóór 1 november 2019 Wordt verwerkt in nieuwe beschikking Financieel plafond wordt aangepast waartegen declaraties worden afgezet Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Nacalculatie In de nacalculatie wordt de goedgekeurde gerealiseerde productie opgenomen. Accountantsverklaring vereist (ook voor kleine aanbieders) 1 maart 2019 voorlopige nacalculatie productiecijfers 1 à 1,5 maand voor inleverdatum bij NZa definitieve nacalculatie aanleveren bij het Zorgkantoor Vóór 1 juni 2019 volledige nacalculatie en accountantsverklaring wordt tweezijdig getekend door Zorgkantoor ingediend bij de NZa (via het NZa Portal) Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Jaardocument zorginstellingen Vaste datum waarop Jaardocument uiterlijk gedeponeerd moet zijn (1 juni) Gebruik maken van het standaarddocument Op www.jaarverslagenzorg.nl alle informatie Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Kwaliteitsmiddelen V&V Gebaseerd op productie ZZP/VPT 4 t/m 10 (intramuraal) 1 april in Nza-portaal Reservering gemaakt voor nieuwe aanbieders In overleg met inkoper https://www.vgz-zorgkantoren.nl/zorgaanbieders/contracteren/zorg-inkopen/contractering-en-inkoop-2019#kwaliteit Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Financiën Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

5. Materiële controle Sandra Zweekhorst 24 oktober 2018

Materiële controle Doel Achteraf vaststellen dat alle gedeclareerde en betaalde Wlz-zorg is geleverd (aantoonbaar) terecht is geleverd Wie Team Beheer & Controles Functiescheiding met inkoop Waarom Verantwoording aan samenleving Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Materiele controleproces Aanleiding Aanpak Uitvoering Hoor en wederhoor Vaststellen afwijking en maatregelen Opvolging Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Meer informatie? Algemeen controleplan Wlz op www.vgz-zorgkantoren.nl Vragen: zkt.controles@vgz.nl Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Materiële controle Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Wat mag u nog meer van ons verwachten? Nieuwsbrieven met betrekking tot digitaal declareren Informatie via de site www.vgz-zorgkantoren.nl Op de hoogte brengen van ontwikkelingen Wlz en zorgkantoor Contact via mail, telefoon of face tot face Met als gezamenlijk doel: Tevreden klanten met een doelmatige inzet van schaarse middelen. Informatiebijeenkomst – 24-10-2018

Globale jaaragenda Informatiebijeenkomst – 24-10-2018