Agenda Introductie AVG / GDPR Demonstratie AVG in spring release 2018 Exact Financials Innovatietips

Introductie AVG Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU. Nu hebben de lidstaten nog hun eigen nationale wetten, gebaseerd op de Europese privacyrichtlijn uit 1995. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). De AVG zorgt onder meer voor: versterking en uitbreiding van privacy rechten; meer verantwoordelijkheden voor organisaties; dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacy toezichthouders. Meer inhoudelijke informatie over de AVG via onze website: www.exact.com/nl/gdpr/

6 BASISPRINCIPES 1 TRANSPARANTIE 2 INTEGRITEIT EN VERTROUWELIJKHEID 1 BETROKKENE IS OP DE HOOGTE, GEEFT TOESTEMMING EN KENT ZIJN RECHTEN 1 TRANSPARANTIE 2 GEGEVENS WORDEN BESCHERMD TEGEN ONBEVOEGDEN EN TEGEN VERLIES 2 INTEGRITEIT EN VERTROUWELIJKHEID 3 U VERWERKT ALLEEN GEGEVENS VOOR HET BEOOGDE DOEL 3 DATAMINIMALISERING 4 GEGEVENS VOOR EEN WETTIG DOEL EN WORDEN NIET VOOR ANDERE DOELEINDEN GEBRUIKT 4 AFBAKENING VAN HET DOEL 5 NIET LANGER BEWAREN DAN NODIG IS 5 AFBAKENING VAN DE OPSLAG 6 NAUWKEURIGHEID 6 DE GEGEVENS MOETEN CORRECT ZIJN EN BLIJVEN i bent u: u bent de verwerkingsverantwoordelijke. U verwerkt gegevens van natuurlijke personen. Bijv debiteuren/crediteuren, medewerkers, sollicitanten, contactpersonen. Van deze personen houdt u persoonlijke data bij bijv: Naam, adres, geslacht, ip adres etc U houdt dat bij in verschillende systemin: Excel, Exact, Basware, En in die systemin wordt het vastgelegd in verschillende entiteiten bijv stamgegevens, documenten, workflows. Persoonsgegevens liggen dus vast op vele verschillende plaatsen in uw organisatie.

? 2500 MEDEWERKERS 13000 ORDERS PER DAG VOLOP MEE BEZIG DATA PROTECTION OFFICER REGISTERTOOLING DIENSTVERLENING DERDEN AVG PROOF MAKEN (BIJV EXACT) BEWAARTERMIJNEN DATAMINIMALISATIE TRANSPARANT ? EXACT, WAT DOEN JULLIE ERAAN? Ervaring leert dat het in de Exact processen vaak gaat om persoonlijke data die noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst, Nakomen van wettelijke verplichtingen of ondersteuning in het process.

Stamgegevens Oplossing Beschikbaar Labelen velden + vervaldatum: debiteuren, crediteuren, werknemers, eigenschappen (Bulk) Controlelijst Verwijderen, anonimiseren & samenvoegen stamgegevens (Bulk) ü ü ü

Documenten Oplossing Beschikbaar Vervaldatum in document categorieën Documenten handmatig wijzigen vervaldatum Externe documentcategorieën in bulk verwijderen (taakplanner) Documenten per entiteit verwijderen ü ü ü ü

Verwijderen boekjaren Transacties Oplossing Beschikbaar Verwijderen boekjaren ü

18% ? ? TIP UPDATES NIET ALLEEN VOOR UP TO DATE SECURITY ZORG ALTIJD VOOR EEN APARTE TESTOMGEVING ZODAT NIEUWE VERSIES GEMAKKELIJK GEPLAATST KUNNEN WORDEN. NIET ALLEEN VOOR UP TO DATE SECURITY OOK NOODZAKELIJK VOOR AVG FUNCTIONALITEIT! ? GEBRUIKT U DE MEEST RECENTE VERSIE VAN DE SOFTWARE? 18% ? WAT IS DE IMPACT VAN EEN UPDATE BINNEN UW ORGANISATIE EN PROCESSEN? GEBRUIKT DE MEEST RECENTE VERSIE. WIJ ONTZORGEN U GRAAG BIJ DE TECHNISCHE EN FUNCTIONELE UPDATE NAAR DE NIEUWE VERSIE! De toegevoegde functionaliteit die Jos eerder getoond vereist een update van uw software. Wij weten uit ervaring de impact die een software update heeft op uw omgeving en processen. Wij kunnen u dan ook ondersteunen met onze service dienstverlening om een overgang naar een nieuwe versie zou soepel mogelijk te laten verlopen met minimale risico’s. TIP: Zorg voor een aparte Exact testomgeving. Dan kan een nieuwe versie altijd gemakkelijk geïnstalleerd en bekeken worden!

TRAINING & UITLEG TIP GEBRUIK AFDELINGEN OP LAY-OUTS IPV NATUURLIJKE PERSONEN. WIJ HEBBEN DE ERVARING VAN VEEL VERGELIJKBARE TRAJECTEN EN DELEN DIT GRAAG MET U! ? HOE RICHT U DE NIEUWE FUNCTIONALTEIT OPTIMAAL IN? ? HOE ZORGT U DAT IEDEREEN OP DE HOOGTE IS VAN HET GEBRUIK VAN DEZE NIEUWE FUNCTIONALITEIT? Maak gebruik van de uitgebreide expertise en ervaring van onze consultants in het begeleiden van u bij de overgang naar de nieuwste versie. Wij kunnen u uitgebreid vertellen over de nieuwste functionaliteit en samen met u de inrichting ervan in uw omgeving bepalen en opzetten. TIP: Gebruik op lay-outs niet natuurlijke personen als contactpersoon maar verstuur de lay-out naar de afdeling.

? ! TIP RAPPORTEREN U WILT MEER INFORMATIE ONTSLUITEN MBT AVG? ZET RAPPORTAGES IN VOOR BV DATAPORTABILITEIT AVG ? U WILT MEER INFORMATIE ONTSLUITEN MBT AVG? WIJ HEBBEN ALLE KENNIS VAN DE EXACT DATABASES. WIJ KENNEN DE DO’S & DONT’S VAN HET MAKEN VAN RAPPORTEN. ! WIJ HELPEN U GRAAG MET RAPPORTAGES BINNEN EN BUITEN EXACT! Exact bevat uitgebreide standaard rapporten waarmee de benodigde AVG informatie kan worden ontsloten. Daarnaast biedt de open databasestructuur van Exact uitgebreide mogelijkheden om naar wens externe rapportages erop te ontwikkelen. TIP: Rapportages zouden bijvoorbeeld ook ingezet kunnen worden voor de dataportabiliteit die onder de AVG gevraagd wordt.

KOPPELINGEN TIP BEPAAL DE LEIDENDE APPLICATIES EN PER KOPPELING DE BENODIGDE ACTIE(S) EROP ! ? WIJ HEBBEN UITGEBREIDE EXPERTISE MET KOPPELINGEN EN ONDERSTEUNEN U GRAAG HIERBIJ! IS EXACT ONDERDEEL VAN EEN (COMPLEX) APPLICATIELANDSCHAP? ? WAT ALS DE BEWAARTERMIJN IN VERSCHILLENDE SYSTEMEN AFWIJKEN? 10 JAAR. 7 JAAR. HOE GAAT U DAAR MEE OM? Vaak is Exact onderdeel van een applicatielandschap waarin diverse gegevens uitgewisseld worden. In het kader van AVG dienen de diverse koppelingen tussen applicaties nauwkeurig in beeld te worden gebracht en dienen de eventuele acties erop per koppeling bepaald te worden. De Exact consultants helpen u graag hiermee op basis van onze diepe Exact kennis en uitgebreide ervaringen met koppelingen. TIP:

SPECIAL CASES TIP AARZEL NIET EN BENADER ONS BIJ VRAGEN HIEROMTRENT!! MET DE AVG FUNCTIONALITEIT IN ONZE SOFTWARE BENT U GOED IN STAAT OM GRIP TE HOUDEN OP PERSOONLIJKE DATA IN DE ‘DAARVOOR BEDOELDE VELDEN’. PERSOONLIJKE DATA IN TEKSTVELDEN OMSCHRIJVING VAN EEN ORDER, FACTUUR, BOEKING, ... KORTOM: ONGESTRUCTUREERDE VELDEN DIE GEEN RELATIE HEBBEN MET STAMGEGEVENS HOE ZIT HET MET UW TEST & ACCEPTATIEOMGEVING? BACKUPS? Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat er speciale cases naar boven komen als uw de AVG analyse verricht op uw organisatie, processen en applicaties. Daar waar gerelateerd aan Exact helpen wij u graag met meedenken hoe om te gaan met deze speciale gevallen. Aarzel dan ook niet om contact op te nemen met ons hieromtrent! TIP:

WIJ ZIJN KLAAR VOOR DE AVG

Takeaway Sla munt uit Exact Financials aangaande AVG door te gaan werken met versie 7.24!

Demonstratie Spring release 2018