Het organiseren van een Shanty festival door Kees Driesprong

Inhoud van deze workshop: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9 10 De belangrijkste punten op een rij…. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Haalbaarheid Begroting Locatie (’s) Programmering koren Vrijwilligers Vergunningen/Gemeente/Toezicht Noodscenario Verantwoordelijkheid Programma/Draaiboek 9 10 Evaluatie festival

1. Haalbaarheid (met en/ of zonder sponsoren) • Hoeveel tijd heb je voor de organisatie? (maanden, weken, dagen) • Hoeveel slachtoffers heb je om je heen verzameld? (Mede-organisatoren) • Hoeveel bestedingruimte is er? (met en/ of zonder sponsoren)

Aantal groepen 2. Begroting • Eigen kas Sponsoring Contraprestatie Reclame Fondsen ???? Aantal groepen (buitenland)

Podia/geluid (een of meerdere). 3.Locatie (’s) • Het weer (overdekt?) Podia/geluid (een of meerdere). Programmering koren (zie volgende dia) Barruimten Kleedruimten Locatieafstanden Parkeervoorzieningen (shuttle) Bent u bereikbaar voor uw leveranciers of koorleden die slecht ter been zijn?

4 .Programmering koren Aantal optredens en hoelang Wisselingen • Hoe organiseer je de programmering? Aantal optredens en hoelang Tussentijden changementen Koorselectie (klein/groot/acapella/traditioneel/repertoire/gemengd?….) Boeiende programmering Begeleiding groepen Uitloop optredens Wisselingen

Regelmatig overleg en ruimte voor overleg 5.Vrijwilligers • Hoeveel vrijwilligers • Duidelijke taakverdeling (lunch, bar, begeleid(st)er,toezicht en op- en afbouw….etc..etc. • Gebruik maken van talenten en/of contacten Afspraken maken Regelmatig overleg en ruimte voor overleg

(Particuliere) beveiliging 6.Vergunningen/Gemeente/Toezicht • Vergunning voor uw evenement Vergunning om te schenken ( buiten?) Extra toezicht (stadswacht) Een watertappunt van de gemeente gebruiken. Parkeervoorziening (Particuliere) beveiliging •

Alternatieve locaties 7.Noodscenario • Bij buiten podia Overkappingen Alternatieve locaties

Financieel/kasstromen 8.Verantwoordelijkheid • Fondsen en sponsor (adoptie/exposure/naamvermelding) Leveranciers Brandweer/ E.H.B.O. Van eigen organisatie en vrijwilligers (begeleiding koren) Verzekeringen Financieel/kasstromen • •

Communicatie extern 9. Programma/Draaiboek • Wie doet wat, waar en wanneer? Welke werkgroepen? Persoonsgegevens Onderlinge communicatie Communicatie extern

10. Evaluatie Festival • • • • • met teleurstellingen” Volg voor aanvang van uw festival de workshop ” omgaan met teleurstellingen” • Exorbitante eisen van diverse “artiesten” • Vrijwilligers bijeenkomst • Verslaglegging verbeterpunten • Financiële verslaglegging

Bedankt voor de aandacht • • Vele leerzame workshops en Zijn er nog vragen? • Vele leerzame workshops en een fijne voorbereiding voor jullie festival gewenst!!!

• Shanty Nederland komt graag naar jullie festival