Archipro – digitaal archief overdragen

Databank Hedendaags Archief Overdracht van papieren archief Voorgeschiedenis Databank Hedendaags Archief Overdracht van papieren archief Access / SQL – toepassing 6-7 jaar oud Allerlei gebreken 8/12/18 Archief

Voorgeschiedenis Project Digitaal Informatie- en Archiefbeheer Gestructureerde klassementen in Alfresco Nood aan tussenoplossing voor digitale dossiers die niet hoeven overgezet te worden 8/12/18 Archief

Eisen Overdracht papieren en digitaal archief in dezelfde toepassing Eenvoudig, snel en gebruiksvriendelijk Zoeken in één systeem Lage kostprijs Geen preservatie nodig Bedoeld als tussenoplossing Wel back-up Wel viruscontrole Bij opname in het echte e-depot doen we het zoals het hoort 8/12/18 Archief

Werkwijze overdracht Zelfde als voor papieren archief (zelfde omgeving) Beschrijven Inventarisnummer Beschrijving Datering Bestemming / bewaartermijn Dossiernummer Opmerkingen 8/12/18 Archief

Werkwijze overdracht Opladen naar quarantaine Onderscheid quarantaine en archief Controle door archiefmedewerker Verplaatsen naar archief 8/12/18 Archief

Welke storage? Gewone fileserver met mappenstructuur Map per archiefvormer Map per overdracht (jaartal) Map per inventarisnummer Per inventarisnummer een bijkomend xml-bestand met alle metadata (los van het systeem) 8/12/18 Archief

Welke beveiliging? Inzage enkel door downloaden via de applicatie Origineel blijft steeds staan Vermijdt niet geauthoriseerde wijzigingen Draagt bij tot authenticiteit Enkel beperkte groep heeft schrijfrechten op de fileserver Nadeel: mogelijkheid dat zelfde bestand na downloaden opnieuw wordt overgedragen 8/12/18 Archief

Welke technologie? ASP.Net in C# Proprietary software voor opladen en downloaden van de bestanden Lage kostprijs 10 mandagen om de ganse applicatie op te bouwen € 1.000 voor de licentie op de oplaadsoftware 8/12/18 Archief

Demo 8/12/18 Archief

Evaluatie Pragmatische, eenvoudige oplossing Geen ideale oplossing Toch niet echt gebruiksvriendelijk Software laat enkel toe bestanden op te laden, geen mappen Gebruiker moet eerst zip-bestand maken Controle is tijdrovend Maar Enthousiast onthaald door de diensten Het doet waarvoor het ontwikkeld is 8/12/18 Archief

Info OCMW Gent Archief Neermeerskaai 1b 9000 GENT Tel. 09 266 94 02 Fax 09 266 93 57 Tom.Haeck@ocmwgent.be www.ocmwgent.be 8/12/18 Archief