Principes van digitale communicatie Email Principes van digitale communicatie

Algemene principes Digitale vs. papieren tekst - wordt 20-30% trager gelezen - wordt minder zorgvuldig gelezen, lezer scant + wordt even goed begrepen + is even vermoeiend

Algemene principes Less is more digitaal communiceren = kort en helder

Algemene principes volledige mail = 1 beeldscherm = 23 regels 1 tekstblok is (maximum) 1/3 van beeldscherm tussen elke paragraaf 2 of 3 witregels alinea = maximum 5 regels tussen elke alinea 1 witregel 1 zin is max. 2 regels = 20 tot 25 woorden 1 regel = 75 karakters (spaties inbegrepen)

Het medium email Volledig ingeburgerd (eind jaren 90) Nog maar weinig afspraken of regels Hybride genre: ergens tussen brief en memo? ergens tussen brief en telefoongesprek? Eigenlijk een genre op zich

Voor- en nadelen Makkelijk Snel Betrouwbaar Goedkoop Bedenktijd Te gemakkelijk Te emotioneel Vrij asociaal Geen privacygarantie Geen ondertekening

Mails worden niet geopend... Het onderwerp ontbreekt of is te vaag ontvanger selecteert steeds vaker op onderwerp De afzender is onbekend jef_091988@hotmail.com flopsy335@yahoo.com

Schrijfprincipes Schrijf duidelijk snel leesbaar kort en helder w-vragen techniek Spreek je lezer aan: u of jij-vorm Schrijf correct

De velden ‘aan’, ‘cc’, ‘bcc’ Aan vul hier het emailadres van je lezer in of dubbelklik ‘aan’ om het adresboek te openen CC staat voor carbon copy deze lezers ontvangen een kopie BCC staat voor blind carbon copy deze lezers krijgen een ‘geheime’ kopie

Onderwerpregel Duidelijk Dus niet: “Verslag”, maar: “Verslag teamvergadering 25 oktober”. Vermeld ‘dringend’ indien nodig Geen uitroeptekens (spamfilters) Vlag moet lading dekken

Reply Handige knop afzender wordt direct beantwoord Te vermijden: accordeonmails

Bijlagen Niet naar te veel ontvangers tegelijk overbelasting servers verwijs liever naar bvb. website, intranet Gebruik standaardextensies .doc of .docx .ppt of .pptx .xls of .xlsx .pdf Vermijd grote bijlagen lange wachttijd = irritatie

Structuur Aanleiding kort (bvb. antwoord op vorige mail) Kern kom onmiddellijk ter zake Toelichting indien nodig extra uitleg bij kern Afsluiting kort, geen klassieke eindformules

Spelling en taalgebruik Correct spellen, geen afkortingen Geen emoticons of smileys Niet zo formeel als zakelijke brief aanspreking: goedemorgen mevrouw X slotformule: met vriendelijke groeten, tot kijk Verschillende registers persoonlijk > vrienden > kennissen zakelijk > collega’s > klanten

Opmaak Hou het sober! Vermijd storende achtergrondkleuren Vet en onderlijnd kan wel Cursief leest niet zo prettig Niet elk mailprogramma ondersteunt html-techniek (jouw opmaak vs. opmaak lezer !!!)