Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 20-9-2018

Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 Agenda Toelichting en draagwijdte van de beslissing van de Vlaamse Regering Globaal tijdskader Uiteenzetting over de werking van de op te richten stuurgroepen en werkgroepen : bevoegdheden en tijdskader Budgettaire implicaties Vragen & Antwoorden Presentatie Patrick Bieghs, Agentschap Facilitair Management, Project-leider Ingrid Pardaens, Agentschap Facilitair Management, Project-coördinator 20-9-2018

Toelichting en draagwijdte van de beslissing van de Vlaamse Regering Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 Toelichting en draagwijdte van de beslissing van de Vlaamse Regering BESLISSINGEN : het volledige gebouw VAC Leuven in te huren voor een periode van 27 jaar, twee maal verlengbaar met periodes van 9 jaar Wordt ingehuurd : ° Kantoren 22 659,80 m² ° Archief1.300 m² ° Parking158 ° Fietsenstallingen158 3. Oplijsting organisaties die worden samen gebracht in het VAC Leuven: 4. m.b.t. onderstaande specieke punten: in te gaan op de mogelijkheid om het E-peil van het gebouw en daarmee ook de duurzaamheid te verhogen tot 4 sterren door een bijkomend pakket aan technieken te integreren in het gebouw de inrichtingswerken te laten financieren door de verhuurder akkoord te gaan met het voorzien van een keuken en een cateringfaciliteit in het VAC akkoord te gaan met de formules voor wijzigingen. Wanneer de vooropgestelde wijzigingen aanleiding zouden geven tot een huurprijsvermeerdering zal er voorafgaandelijk een nieuwe beslissing van de Vlaamse Regering vereist zijn. akkoord te gaan met de verhuring aan het RIZIV. 5. de bevoegde minister voor Bestuurszaken te mandateren om de inhuringsbeslissing mee te delen aan PMV in functie van haar beslissing tot gunning; de bevoegde minister voor Bestuurszaken te mandateren om de huurovereenkomst in ontwerp verder te onderhandelen en te sluiten met Diestsepoort NV; 20-9-2018

Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 voor het verschil tussen de huidige refertebudgetten en de engagementen in de huurovereenkomst voor het VAC Leuven, bijkomende budgettaire middelen ter beschikking te stellen van AFM over te gaan tot de valorisatie van de te verlaten gebouwen in eigendom van entiteiten die meegaan naar het VAC Leuven; dat alle ministers de nodige inspanningen leveren om het bovenstaande programma van eisen te realiseren voor de departementen, EVA’s en IVA’s onder hun bevoegdheid; alle noodzakelijk functionele maatregelen te nemen zodat alle betrokken entiteiten zich inschrijven in de verhuur. Concreet worden volgende acties genomen: - De verhuis wordt expliciet ingeschreven in de doelstellingen 2009-2010 van de topambtenaren van alle betrokken entiteiten; - Er wordt een stuurgroep van gebruikers opgericht onder voorzitterschap van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, waarin alle betrokken entiteiten vertegenwoordigd zijn. Deze stuurgroep begeleidt het proces van de intekening, de inrichting, de verhuis en alle aspecten van de integratie van de diverse entiteiten in een VAC, waar nodig, door ondersteund door werkgroepen; - Het principe van anders werken wordt voor alle entiteiten bekrachtigd; -Het dood archief van alle entiteiten die gehuisvest zullen worden in het VAC Leuven te zullen onderbrengen in de voormalige regiepost te Herent. De inrichting van deze archiefmogelijkheid wordt opgenomen in het globale dossier rond de archiefproblematiek. 20-9-2018

30.06 Indienen bouwaanvraag Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 2. Globaal Tijdskader 2008 30.06 Indienen bouwaanvraag 27.06 Beslissing Vlaamse Regering 10.07 Ondertekening Huurovereenkomst 15.09 Verkrijgen bouwvergunning 15.09 Aanvang bouwwerk (totaal 25mnd) 2009 15.02 gesloten ruwbouw en speciale technieken definitief (15.04 bestekken voor Inrichtingswerken Huurder (IWH) klaar voor opvragen van prijzen) 15.08 binnenafwerking definitief 2010 15.10 Voorlopige aanvaarding bouwwerk 20-9-2018

Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 3. Uiteenzetting over de werking van de op te richten stuurgroep en werkgroepen : bevoegdheden en tijdskader STUURGROEP: Voorzitter?=> AFM Wie? => Alle leidend ambtenaren van de Departementen, IVA’s en EVA’s (of delegatie) Bevoegd? => Knopen doorhakken en bekrachtigen van resultaten werkgroepen => Beslissingen ivm financieel kader vd realisatie vh project Wanneer? => Tot 15/02/2009 elke 3 weken 20-9-2018

Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 WERKGROEPEN: Logistiek ICT Anders Werken Archivering (Vilvoorde/Herent/VAC) Verhuis Wie? => afgevaardigde per entiteit met voldoende inhoudelijke kennis vd besproken materie en met onderhandelbevoegdheid (door leden van de Stuurgroep aan te duiden) Bevoegd? => Aanwijzen knelpunten en uitwerken oplossingen Wanneer? => WG Logistiek en WG ICT : in het begin wekelijks ! => WG Anders Werken en WG Archivering om de 2 à 3weken => WG Verhuis wordt pas eind 2009 opgestart Resultaat werkgroepen en stuurgroep resulteert in globale intekening en vlekkenplan. Bilaterale gesprekken verfijnen de vlekkenplannen en de globale intekening tot een meer specifieke intekening per entiteit. 20-9-2018

CRITERIA VOOR EEN EFFICIËNTE INDELING Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 CRITERIA VOOR EEN EFFICIËNTE INDELING Wie ontvangt specifieke groepen externen? (frontoffice/backoffice) - VDAB : zeer grote groep externen - VAPH : andersvaliden - RIZIV : controle zieken en andersvaliden - Bijzondere Jeugdzorg : conflictsituaties / avonduren Wie heeft nood aan speciale beveiliging ? - Bijzondere jeugdzorg : conflictsituaties Wie heeft rechtstreekse toegangen nodig? - Catering en logistieke ondersteuning gebouw - Bijzondere jeugdzorg - (VDAB) Wie heeft labo’s? - VMM - Milieu-inspectie - VLM (terreinmateriaal) AANDACHTSPUNTEN te bespreken in werkgroepen. 20-9-2018

Cruciale data (cf.excel) Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 Cruciale data (cf.excel) Goedgekeurd vlekkenplan bij bouwteam goedkeuring stuurgroep werkgroep voorbereiding voorstellen AFM Goedgekeurd inrichtingsplan bij bouwteam goedkeuring stuurgroep werkgroep voorbereiding voorstellen AFM 20-9-2018

Goedkeuring behoeftes door de IF Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 Goedkeuring behoeftes door de IF Beslissing VR als uitgangsbasis Alle bijkomend goedgekeurde behoeftes worden in globale context beslissing VR geëvalueerd Toekomstige evoluties worden op dezelfde wijze behandeld 20-9-2018

Principes: 4. Budgettaire implicaties Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 BUDGET HUISVESTING >VERANTWOORDELIJKHEID AFM >VERANTWOORDELIJKHEID ENTITEIT GOEDKEURING VR VAC LEUVEN  GOEDKEURING VOLDOENDE BUDGET VG HUURT  AFM BETAALT FACTUUR VERDELING OPPERVLAKTE TOTALITEIT  GEMEENSCHAPPELIJKE OPP. PRORATA GEHUURDE OPP. ENTITEIT INCENTIVE  CENTRAAL BUDGET MEUBILAIR (wordt niet doorgefactureerd) INSCHAKELING DAB CATERING EN DAB SCHOONMAAK BEHEER AFM: HUUR EN LASTEN (onderhoud, herstellingen, energie, bel. incl schoonmaak) DOORFACTURATIE HUUR EN LASTEN (onderhoud, herstellingen, energie, bel, incl. schoonmaak) DOORFACTURATIE EXPLOITATIE (Vb. catering vergadering) 20-9-2018

Financiële voorwaarden Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 Financiële voorwaarden Nominale huidige huur in jaar 2010 ≈ huur in VAC 2010 Lasten & exploitatie Inschatting => verdere detaillering nodig ! Inrichting Via eigenaar, doorverrekend in de huurprijs. Meubilair: Budget via AFM. 20-9-2018

Planning lopende huurovereenkomsten Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 Huidige huur en lasten alle info nog niet ontvangen! Planning lopende huurovereenkomsten Afstemming volgend op schrijven beslissing VR Flexibele huurverlenging, definitieve opzeg, ev. huurschade Beheerd door AFM: contact eigenaars door AFM in samenspraak met agentschap of departement Niet beheerd AFM: agentschap onderneemt zelf actie, maar informeert AFM over stand van zaken of bij problemen 20-9-2018

Infosessie VAC Leuven 21-08-2008 5. Vragen & antwoorden 20-9-2018